含義
行文作為下行文，上級機關的“見解和處理辦法”，如同其他的下行文一樣，對下級機關具有規範作用和行政約束力。這一點上，“意見”同“命令”、“決定”和“通知”等下行文具有相同的特點。不過，“命令”往往是宣布實行重大的強制性行政措施，其強制力和行文規格最高，一般極少使用；“決定”是針對重要事項和重大行動作出安排，涉及問題往往帶有方針政策性；指揮性“通知”則是傳達要求下級機關辦理、執行或周知的事項。以上三個文種區別於“意見”的特點就是它們是以上級機關的權威和職權範圍，對下級機關的工作做出直接的布置和安排，是要求下級機關“做什麼”或“必須做什麼”，而“意見”則體現了上級機關的商榷、探索的態度，往往是對重要問題表明態度、提出見解和參考的處理辦法，是對下級機關“可以做什麼”和“不可以做什麼”作出說明。所以說，“意見”文種體現了原則性和靈活性、規定性和變通性的統一，為下級機關留下了更多的自由度和創造空間。
因此，下行“意見”的功能，應以指導為主。“意見”不是強制性地具體地布置安排工作，而是參考性地提出工作的目標任務、原則和措施方法。下級機關一般應根據上級機關“意見”的精神、原則參照執行。
區分
下行文平行文。平行文就是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關係的機關之間的一種行文。比如，中共中央各個部之間，國務院的各個部、委、局之間，各個省委之間，省人民政府之間，各個縣委之間，縣人民政府之間，都是平級平行機關。再如，省軍區和省人民政府之間，學校和工廠之間，沒有領導指導關係，是一些不相隸屬的機關。上述這些機關之間，在相互聯繫或協商工作問題時，一般都適宜於使用“函”來行文。
下行文。下行文就是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。比如，黨中央給各個省、自治區、直轄市黨委，國務院給各省、自治區、直轄市人民政府所發的檔案就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批覆等。簡單說：
1、上行文：下級給上級的。
2、下行文：上級給上級的。
3、平行文：給平級或不相隸屬機關的。
格式問題呢，具體格式主要不是因為根據是上行還是下行來確定的，是根據具體需要用到的文種來確定的，比如，《意見》可下行也可平行。
注意：只能機關對機關，部門對部門行文，不能機關對部門或部門對機關。
要求
下行文格式國務院《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第10條至第12條對公文格式作了具體明確的規定。參照其它規則，以下簡要介紹。
公文用紙、排版與印裝。
（一）公文用紙幅面及版面尺寸：公文用紙一般採用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際確定。
公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1 mm。
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1 mm。
版心尺寸為：156mm×225 mm（不含頁碼）。
（二）排版規格、圖文顏色與印刷裝訂要求：公文文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以並用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫排版）。
正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
未作特殊說明，公文中的顏色均為黑色。公文在一般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其餘部分均為黑色。
製版要求版面乾淨無底灰，字跡清晰無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％、M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm－5 mm，無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固，後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1 mm，四角成900，無毛茬或缺損。
格式例文
（下行文式樣）
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□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□成 都 體 育 學 院 文 件
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□成體院××〔2006〕××號
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□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□關於××××××××××的通知
××××××：
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
□□一、要切實加強×××××××××
□□（一）××××××××××××××××××××。
□□1. × ××××××××××××××××××××。
□□（1）××××××××××××××××××××。
□□①××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××。首先，（一是）×××××××××××××××××××××××其次，（二是）×××××××××
×××××××××××××第三，（三是）×××××××××××××××××。
□□附屬檔案：1. ×××××××××××××××××
2. ×××××××××××××××××××××××××××××
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□二〇〇六年×月×日□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□（印章）
主題詞:成都體院□××□××
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□抄送: ×××, ×××, ×××, ×××，×××
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□成都體育學院××× 2006年×月×日印發□
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（上行文式樣）
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□成都體育學院檔案
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□成體院××〔2006〕××號 簽發人: ×××
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□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□關於××××××××××的請示
××××××：
□□×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
□□一、要切實加強××××××
□□（一）××××××××××××××××××××。
□□1. × ××××××××××××××××××××。
□□（1）××××××××××××××××××××。
□□①×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
□□附屬檔案：1. ××××××××××××
□□□□□□□2. ××××××××××××××××××××××××××××××
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□二〇〇六年×月×日
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□（印章）
□□(聯繫人：×××，電話：×××)
主題詞:成都體院□××□××
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□抄送: ×××, ×××, ×××, ×××，×××。
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□成都體育學院辦公室 2006年×月×日印發□
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