含義
行文規則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。作用
公文行文規則機關之間的工作關係是由各自的組織系統或專業系統歸屬、地位、職責、權利範圍等因素決定的。它對行文關係有決定性的影響，規定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關係有如下幾種類型：
第一類，處於同一組織系統的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關係。
第二類，處於同一專業系統的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間存在指導與被指導關係。
第三類，處於同一組織系統或專業系統的同級機關之間的平行關係。如全國各省、自治區、直轄市人民政府之間。
第四類，非同一組織系統、專業系統的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關係。如軍事機關與各級地方人民政府之間。
分類
根據公文授受機關的工作關係不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在於以上第一類和第二類工作關係類型中，上行文是指下級機關向上級機關傳送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關向下級傳送的公文，如批覆、指示等。平行文存在於以上第三類和第四類關係類型中，同級機關和不相隸屬機關相互傳送公文都是平行文，如函等。基本規則
正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規則：一、按機關隸屬關係和職責範圍行文的規則這條規則要明確兩點：一是按機關隸屬關係行文。上級機關對下級機關可以作指示、布置工作、提出要求；下級機關可以向直接的上級機關報告工作、提出請示，上級機關對請示事項應予研究答覆。除了這一層關係外，在我們國家現行管理體制中，還形成了一種各業務部門上下垂直的條條關係，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領導，大部分和上級業務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關係，但在業務上的確存在指導與被指導的關係，也就形成了直接的上下行文關係。二是按機關的職責範圍行文。這一點的要求是，行文的內容應是本機關職責範圍內的事項，而不能超出，超出了即為越權。如果幹涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當然，不相隸屬機關之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、徵詢意見等，而不存在請示、報告或布置任務的性質。二、授權行文的規則這條規則是上一條規則的引申。如果一個部門的業務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按隸屬關係和職責範圍又不具備布置工作提出要求的行文許可權時，這就可以通過授權行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經本級政府同意並授權後，向下級政府行文。在操作中，應將文稿擬好，由本部門領導簽署，請本級政府分管領導審批。經政府領導審批後的文稿，在行文時，才能在文首或文中註明“經**政府同意”的字樣。這裡特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權行文的性質（內部事務除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執行，可不在文首或文中標註“經***同意”的字樣。三、聯合行文的規則這條規則仍屬第一條規則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯合行文；政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位之間，就某些互相有關的業務，經過會商一致後可以聯合行文。聯合行文，既可聯合向上行文，也可聯合向下行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。四、一般情況下不越級行文的規則不越級行文體現了一級抓一級、一級對一級負責的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發生重大的事故、防汛救災等突發事件或上級領導在現場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關。否則，受文機關對越級公文，可退回原呈報機關，或可作為閱件處理，不予辦理或答覆。五、不越權行文的規則第一條規則中已明確要求按機關職責範圍行文，如果有涉及其它部門職責範圍的事項又未與其它部門協商，或雖經協商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構成侵權行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發現這種情況，有權責令糾正或撤銷這類公文。現實中，這類情況時有發生，因此造成“檔案打架”、“政出多門”。解決這類問題，應提倡部門之間多協商、多對話、多溝通，通過聯合行文或授權行文的方式解決。六、“請示”不直接報送領導者個人的規則“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經文秘機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是這類公文到了領導同志手裡，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現實中一些單位拿著直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向對方施加壓力，引起矛盾。所以，領導同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構統一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程式，造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最好也應主送該領導所在的機關，並在公文中作出說明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領導同志批閱。七、“請示”規則這條規則包括三項內容：一是一文一事。機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責範圍內的事，如果一文數事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不願牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關。請示內容是要求答覆的事項，主送機關有責任研究並作出答覆。相關的機關或部門採用抄送形式，以便主辦機關徵求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關一般不予受理。如果辦理，會造成機關之間相互等待或意見不統一，增加協調難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內容是未決事項，在上級機關還沒有批准前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利於工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答覆或批准之後，通知下級機關。八、“報告”中不得夾帶請示事項的規則“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用範圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，或向上級機關提出意見、建議，供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答覆，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想匯報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內容作為附屬檔案，附在請示後面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。九、公文由文秘機構統一處理的規則為了使公文按正常的渠道運轉，按規範的程式辦理，機關都設有專司公文處理的文秘機構或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是：“收”由文秘機構統一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發”由文秘機構統一核稿，分送領導簽批，然後再回到文秘機構登記編號，繕印，校對，用印，分發，分發前，要經過覆核或第一讀者認真閱讀無誤後，才可照單分發。這樣，無論是公文收進或發出，都經過專司公文處理工作的一個口子把關，就能保證公文在機關有秩序地運轉，規範辦理，提高機關辦事效率，保證公文質量。
行文規則中還要說明的是黨的領導機關根據工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關行文；而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。
經批准的報刊上全文發布的行政法規和規章，應視為正式公文依照執行，可不再發文。發文機關可印製少量文本，供存檔備查。
非法定公文
公文行文規則在公文寫作學界，非法定公文是相對於法定公文而言的，這已經是廣大文秘人員和研究者大家的共識。根據《中國共產黨機關公文處理條例》（1996年5月3日中共中央辦公廳發布，以下簡稱《條例》）和《國家行政機關公文處理辦法》（國務院2000年8月24日發，以下簡稱《辦法》）兩大公文法規規定，我們認為：公文是社會政治集團，即黨和國家機關在領導黨的事業和治理國家施政方面，表達意志，傳遞策令的重要文字工具和手段。我們通常所說的法定公文文種，即《條例》和《辦法》中明確規定的公文。《條例》中規定的文種有14個，分別是決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批覆、條例、規定、函和會議紀要。《辦法》中規定的文種13種，分別為命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函和會議紀要。兩大公文法規共列舉了27個文種，其中決定、通知、通報、報告、請示、批覆、意見、函和會議紀要9個文種是兩大公文法規中共有的，所以，黨政公文的法定文種（亦叫“正式文種”或“主要文種”）合計為18個。
非法定公文，即《條例》和《辦法》中沒有明確規定的文種，它們中大至工作總結、計畫、規劃、調查報告、會議記錄、會議講話稿類文書，小到專用書信、便函等。非法定公文在整個公文體系中處於次要、從屬地位，既沒有法定的格式，也不具備獨立的行文資格。儘管如此，作為輔助性公文，非法定公文在國家機關、企事業單位、社會團體等機關中使用範圍廣，使用頻率較高，起著不可替代的作用。
機關公文格式
正文部分由標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、成文日期、印章、附註等構成。（1）標題：完全性、省略性標題均可。位於行文部分開首居中。標題中除法規、規章加書名號外，一般不用標點符號。
（2）主送機關：
A.上行文只能標註一個主送機關，如果還有其他機關需要掌握有關情況，可以用抄送形式，但“請示”文種不得同時抄送下級機關。上行文的主送機關要寫全稱或規範化簡稱。
B.下行文分專發性和普發性。專發性的主送機關只能有一個，如“批覆”。普發性在排列主送機關名稱時不能一一注出，要確定一個合理的順序，一般採用統稱的寫法，如“各區、縣人事局”。
C.公開發布的普發性公文和會議形成的公文，如“公告”、“通告”、“決定”、“會議紀要”等一般不標註主送機關。
D.主送機關的稱謂要準確科學，黨政機關不能混用，機關與個人不能混用。主送機關位於標題之下，頂格從左向右標註。回行時仍頂格。
（3）正文：主要內容。
（4）附屬檔案說明：應註明附屬檔案順序和名稱。附屬檔案主要包括：隨文頒發的規章制度、檔案中的報表、統計數字、人員名單等。
（5）發文機關：在正文下方（如有附屬檔案，則在附屬檔案下方），單一機關制發的公文落款處可不署發文機關名稱，只表示成文日期。聯合行文，應並列標註各發文機關名稱，主辦機關排列在前。
（6）成文日期：用漢字書寫，年、月、日三者俱全。確定成文日期，常規行文以單位負責人簽發之日為準；會議通過的檔案，以會議通過之日為準；聯合行文，以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。 （7）印章：儘管公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋公章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，聯合下發的機關公文，發文機關都應加蓋印章。
加蓋印章要清晰、端正、不丟不漏。位置在成文日期上側，會議通過的機關公文，成文日期標註在標題下圓括弧之內。印章要求上不壓正文，下要齊年蓋月。
（8）附註：位於成文時間下方左側，頂格在圓括弧內標註。
