概述
對外正式行文，是機構對外辦事時所發檔案的稱謂。它必須遵循行文規則。行文規則，就是行文中應遵循的規矩、要求和原則。它實際上是機關單位的組織關係原則在公文運行過程中的體現。
行文根據規則
行文應當確有必要，注重效用。
各級行政機關的行文關係，應當根據各自的隸屬關係和職權范圍確定。隸屬關係前面已有說明。而職權範圍，是指機關單位的職責和權力範圍。“條條”(條條，是指從國務院到地方各級的業務主管部門，如國務院的各個部，省政府的各個廳、局，地市政府的各個處、局，縣政府的各個局、科)一般不對“塊塊”(塊塊，是指各級人民政府)發指揮性公文，但可在業務管轄範圍內向下行文。如，省政府各工作部門，如商業廳、高教廳等，不對各市、縣政府發指揮性公文，但可以根據省政府的授權和有關規定，答覆各地請示省政府的有關業務問題。屬於主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。
行政機關不能給軍事機關發指揮性公文，同樣，軍事機關也不能給行政機關發指揮性公文，因為它們隸屬關係不同。又比如，某一級政府可以給它下屬的機關、單位發指揮性的公文，而下屬機關單位則不能給它的上級機關發指揮性公文，因為它們雖有隸屬關係，但職權範圍不同。
黨政要分開行文，該黨行文的黨行文，該政行文的政行文，該黨政聯合行文的就黨政聯合行文。黨政機關一般不互相行文。這裡所依據的便是“各自隸屬和職權範圍”的原則。
政府各部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
詳細內容
一、下行文抄送規則
向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。所謂重要行文，是指有關撤換下級機關的主要領導人、增設重要機構、審批大型建設項目、進行重要的涉外活動的公文。規定這一條，對於下級機關來說，便於上級監督，避免在重要決策上出現差錯；對於上級機關來說，便於了解和掌握下級機關的工作情況，統管全局，防止下面各自為政。
上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。如××幹部學院，既受省××廳領導，又受省××局領導，省××廳給××幹部學院行文，必要時應同時抄送省××局。這樣做，利於增進了解、協調工作，既可避免重複行文，更可避免因不通氣而產生誤會、不協調甚至矛盾。
二、上行文抄送規則
上行文不得抄送其下級機關。受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明抄送機關和主送機關。
