概念
無紙化是信息化進程的一個理想目標,其涉及無紙化廚房 、無紙化交易 、無紙化辦公 、無紙化閱讀、無紙化考試 ,甚至無紙化社會 等等。這個目標的實現本身就是一個循序漸進、持續發展、逐步認識的過程,它是一個涉及到技術實現、法律完善、社會套用、制度創新等各方面的系統工程。其最關鍵的是技術實現,要解決電子信息能夠長期保持原始性、完整性、不可抵賴性等問題,目前得到法律認可的方案是採用版式文檔 形式的數據電文 ;最基礎的是法律完善,要解決法律、制度的認可、明晰、改進問題,目前聯合國國際貿易法委員會的《示範法》、我國的《電子簽名法》等對此都制定有較巨觀的條款,但很少在具體的程式法中加以落實;最需要的是通過社會套用和制度創新的試點和驗證,要解決用戶習慣、利益格局、行銷運維、突破傳統等問題,特別是既要認識到這不是一個急功近利一次性行為,也要克服等待、觀望的消極態度。理想和科學的推進過程是:首先要從技術實現入手解決能夠無紙化的問題,再通過社會套用和制度創新驗證無紙化的可行性,繼而梳理和完善法律制度實現無紙化的合法性,並持續這個進行驗證和完善的過程達到無紙化的可持續。
套用
在無紙化和數位化的進程中,企業既能提高效率,又能實現環保,他們正在採取措施改善工作方式。
非營利性組織律師無國界向全球衝突不斷的國家派送律師。但是在其存儲關於客戶的敏感檔案共享服務平台遭侵入後,律師無國界需要更加嚴密的檔案管理安全體系以保護其數據、客戶和律師。
律師無國界(簡稱LWOB)總部在美國紐哈芬市,是一非營利性組織,為充斥不穩定證券和人權虐待問題的危險地區提供法律顧問服務。但是他們不能隨身攜帶紙質檔案,也不能使用基於雲的企業內容管理(ECM)系統。
“我們需要確保的絕對安全,”LWOB創始人Christina Storm說道。“如果檔案落到壞人手裡,後果會非常嚴重。”這一機構需要一個能實現檔案安全同步和分享的套用,牢不可破但又方便律師使用。要找一個這樣的套用是很困難的。
安全是驅動無紙化辦公室的重要因素之一。企業在嘗試消除浪費,降低費用,開發更高效的工作方式。淹沒在紙堆中的企業和掙扎在數位化ECM系統的企業都遭受著效率長期低下的困擾,包括項目組織不善和透明缺失,檔案安全性脆弱,備份和檔案銷毀不力以及低效的員工分工合作。
“放棄紙張辦公就可以簡化流程,”Laurence Hart,Word of Pie的顧問說道,“企業並非僅處於無私放棄紙張,他們是為了改善工作方式。”
但是在擺脫紙張的過程中有一個脫節:AIIM的“無紙化辦公2014”調查,傳遞了實戰中最新信息,這一調查囊括了450名回答者,其中68%的人認為不再能接受“紙質化辦公”,也有21%的人說自己的用紙量還在增加。44%的企業只完成了無紙化進程目標的10%,還有23%的企業仍未實現任何進展。