目的
員工成長溝通可以細分為“入司前溝通、崗前培訓溝通、試用期間溝通、轉正溝通、工作異動溝通、定期考核溝通、離職面談、離職後溝通管理”等八個方面,從而構成一個完整的員工成長溝通管理體系,以改善和提升人力資源員工關係管理水平、為公司領導經營管理決策提供重要參考信息。
內容
1、入司前溝通:
(1)溝通目的:重點對企業基本情況、企業文化、企業目標、企業經營理念、所競聘崗位工作性質、工作職責、工作內容、加盟公司後可能遇到的工作困難等情況進行客觀如實介紹,達到“以企業理念凝聚人、以事業機會吸引人、以專業化和職業化要求選拔人”之目的。
(2)溝通時機:招聘選拔面試時進行。招聘主管負責對企業擬引進的中高級管理技術人才進行企業基本情況介紹等初步溝通,對擬引進的一般職位負責完成“入司前溝通”;對擬引進的中高級管理技術人才,人力資源部經理和公司主管領導完成“入司前溝通”。
2、崗前培訓溝通:
對員工上崗前必須掌握的基本內容進行溝通培訓,以掌握企業的基本情況、提高對企業文化的理解和認同、全面了解企業管理制度、知曉企業員工的行為規範、知曉自己本職工作的崗位職責和工作考核標準、掌握本職工作的基本工作方法,以幫助員工比較順利的開展工作,儘快融入企業,度過“磨合適應期”。
3、試用期間溝通:
(1)溝通目的:幫助新員工更加快速的融入企業團隊,度過“磨合適應期”,儘量給新員工創造一個合適、愉快的工作環境,即使新員工最終被試用淘汰應該是經過了企業努力屬於員工自身的責任。
(2)溝通責任者:人力資源部、新員工所屬直接和間接上級。人力資源部主要負責對科室管理人員進行試用期間的溝通;科室管理人員以外的新員工溝通、引導原則上由其所屬上級負責。
(3)溝通頻次要求:
A、人力資源部:新員工試用第一個月:至少面談2次(第一周結束時和第一個月結束時);
新員工試用第二、三個月(入司後第二、三個月):每月至少面談1次,電話溝通1次。
B、新員工所屬直接上級:可以參照人力資源部的溝通頻次要求進行。
(4)溝通形式:面談、電話等方式外,人力資源部還應不定期組織新員工座談會進行溝通,可與新員工崗前集中培訓結合進行。
4、轉正溝通:
(1)溝通目的:根據新員工試用期的表現,作出是否轉正的建議意見。系建議同意轉正的,應指出工作中存在的不足、今後的改進建議和希望;系不同意轉正辭退或延長試用期的,應中肯的分析原因和提出今後改進建議。
(2)溝通時機:
A、新員工所屬直接上級:進行新員工轉正評價時,並形成部室意見。
B、人力資源部:在審核科室員工轉正時,並形成職能部門意見。
5、工作異動溝通:
(1)溝通目的:使員工明確工作異動的原因和目的、新崗位的工作內容、責任、挑戰及希望,以使員工比較順利的融入到新崗位中去,同時以期達到員工到新崗位後更加愉快、敬業的工作之目的。(2)溝通時機:
A、人力資源部:在決定形成後正式通知員工本人前。
B、異動員工原部門直接上級:在接到人力資源部的員工異動決定通知後立即進行。
C、異動員工新到部門直接上級:在異動員工報到上崗之日,相當於新員工的入職引導和崗前培訓溝通。
6、定期考核溝通:
企業可以結合員工績效管理進行。
7、離職面談:
(1)溝通目的:本著善待離職者原則,對於主動離職員工,通過離職面談了解員工離職的真實原因以便公司改進管理;對於被動離職員工,通過離職面談提供職業發展建議,不讓其帶著怨恨走;誠懇的希望離職員工留下聯繫方式,以便跟蹤管理。
(2)溝通時機:
第一次:得到員工離職信息時或作出辭退員工決定時;
第二次:員工離職手續辦清楚準備離開公司的最後一天,一般安排在結帳前。因此時離職員工再無任何顧忌容易講真話。
(3)離職面談責任人:原則上由人力資源部和員工所屬部門負責人共同組織:
A、第一次離職面談:對於主動提出辭職員工,員工直接上級或其他人得到信息後應立即向其部門負責人和人力資源部人力主管反映(人力資源部落實專人負責員工關係管理),擬辭職員工部門負責人應立即進行離職面談,了解離職原因,對於欲挽留員工應進行挽留面談,對於把握不準是否挽留的應先及時反饋人力資源部以便共同研究或匯報,再採取相應措施。對於科長級以上的管理幹部主動辭職的,得到信息的人應先將信息第一時間反饋人力資源部負責人以便決策。對於企業辭退的員工,科長級以下員工由員工所在部門負責人進行第一次離職面談;科長級以上幹部(含科長級)由人力資源部組織進行第一次離職面談。B、第二次離職面談:對於最終決定同意離職的員工,由人力資源部進行第二次離職面談。主管級以下員工由人力主管進行離職面談;主管級以上員工(含主管級)由人力資源部經理及以上負責人進行離職面談,原則上企業談話人應比離職者的職級略高至少應對等。對於科室員工以外的員工離職,第二次面談可以採取離職員工填寫《離職員工面談表》的相關內容方式配合完成。第二次面談應技巧性讓離職員工自願留下聯繫方式,以便跟蹤管理。
(4)離職原因分析:離職原因分析每月應定期進行1次,由人力主管負責完成,報人力資源部經理和分管領導,以便改進人力資源管理工作。
8、離職後溝通管理:
(1) 管理對象:屬於中高級管理人員、關鍵技術人員或具有發展潛力的科室員工、生產、行銷一線骨幹崗位員工,並且不是因人品、工作失職等原因主動離職,同時是屬於企業希望其“吃回頭草”的離職員工。
(2)管理目的:通過誠心、真心的關心,建立友善的終生關係,使其能成為企業外部可供開發的人力資源,更是企業文化、企業形象的正面宣傳視窗。
(3)管理方式:
A、人力資源部負責員工關係管理的人力主管應建立此類員工的離職後續管理檔案,檔案內容至少應包括離職去向、離職原因、聯繫方式、後續追蹤管理記錄等內容。B、離職時誠懇的要求留下聯繫方式。
C、一般應在員工離職後1月內、3個月內、半年內、1年內分別電話溝通關心一次。
D、每年給離職員工寄生日卡和新年卡,由副總級以上分管領導親筆簽名。
E、把離職員工列入公司內部刊物郵寄名單(至少3個月1次)。
F、定期(原則上3個月1次)為離職員工寄發有公司近況和經營業務的電子郵件。
措施
企業員工成長溝通管理需要構建心理契約,心理契約的構建要以自身的人力資源和個人需求結構為基礎,用一定的激勵方法和管理手段來滿足、對應和引導員工的心理需求,促動員工以相應的工作行為作為回報,並根據員工的反應在激勵上做出適當的調整;員工則依據個人期望和企業的願景目標,調整自己的心理需求,確定自己對企業的關係定位,結合企業發展目標和自身特點設定自己的職業生涯規劃,並因此決定自己的工作績效和達成與企業的共識:個人成長必須依附企業平台。職能部門負責人和人力資源部門是員工關係管理的首要責任人。
在企業員工成長溝通管理系統中,公司各級職能部門負責人和人力資源部門處於聯結企業和員工的中心環節。他們相互支持和配合,通過各種方式,一方面協調企業利益和員工需求之間的矛盾,提高組織的活力和產出效率;另一方面他們通過協調員工之間的關係,提高組織的凝聚力,從而保證企業目標的實現。因此,各級職能部門負責人和人力資源部門是員工關係管理的關鍵,是實施員工關係管理的首要責任人,他們的工作方式和效果,是企業員工關係管理水平和效果的直接體現(其工作職業化程度,自身的職業修養、領導風格等均會產生重大影響)。
總之,員工成長溝通管理的問題最終是人的問題,主要是管理者的問題。所以,管理者,特別是中高層管理者的觀念和行為起著至關重要的作用。在員工關係管理和企業文化建設中,管理者應是企業利益的代表者,應是群體最終的責任者,應是下屬發展的培養者,應是新觀念的開拓者,應是規則執行的督導者。在員工關係管理中,每一位管理者能否把握好自身的管理角色,實現自我定位、自我約束、自我實現、乃至自我超越,關係到員工關係管理的水平,更關係到一個優秀的企業文化建設的成敗。