 協同四層次理論 |
業務協同之上則是個人協同（PersonalCollaboration）。可能大家看到這樣的詞會很詫異，一個單獨的個體還需要協同嗎？如果我們將“個人”進行擴展就能夠更好地理解了。個人需要在企業內開展自己承擔的工作，那就不可避免地會與平行崗位、上下級崗位發生工作聯繫，這時候個人的協同就顯得有必要了。金和提出的個人協同至少涵蓋以下幾個方面的內容：計畫的協同、溝通的成本、衝突的成本、業務的信息碎片整理。我們可以將其簡單理解為個人的工作計畫如何與既定事務、崗位相關聯，個人如何有效協同溝通開展工作，個人如何通過協同化解工作衝突，對各類業務完整或殘缺的信息如何進行有效的歸類、整理，從而提升個人的工作效率。正如網路購物改變了人們的購物方式一樣，個人協同可能產生的最深遠影響是，改變人們的辦公方式。
個人協同之上進入協同四層次理論的第三層，團組協同（TeamCollaboration）。需要注意的是，金和軟體在此處提出的團組不僅僅指一個組織內固有的部門，如市場部、財務部的協同工作，更多時候指的是一個為了某項目標、任務、項目而組建起來的一個團隊（Team），比如產品研發部門要開發一套新產品，需要抽調不同的人員組成一個項目小組；為了舉辦全國市場巡展而調動企業各種資源形成市場活動小組等。在這樣的情況下，一個臨時的項目小組開展工作需要有人負責，那么如何負責，如何發揮臨時小組人員以最高的效率開展工作、強化執行力，如何對項目計畫、目標、資源等進行精確、適時的管理，如何實現項目組內的即時交流溝通和經驗分享，如何將項目進展狀況及時自動傳輸到上層等都將通過團組協同予以解決。這一層次的協同將受到部門經理，項目組領導負責人的青睞。
經過以上三層次的協同後企業協同才進入管理協同（ManagementCollaboration）。管理協同主要面向中國企業的管理者，進行經營要素、企業指標、風險控制、工作績效等協同管理，從而開創了網路時代全新的企業管理方式，由於管理協同建立在三層協同基礎之上，所以企業無需改變既有管理模式，管理者猶如坐在駕駛艙里一般，根據各種有效的數據信息明白自己和自己管理的企業下一步要走向何方。
企業協同四層次理論將成為指導企業協同套用的新標準
協同這一概念在國內的提出已經有幾年的時間了，從OA到協同的蛻變過程中，儘管廠商高呼協同具備諸多優勢，卻大多表現在形而上的修飾。金和軟體經過深入研究總結首次全面提出的企業協同四層次理論，能夠切實讓用戶明白協同管理軟體在套用方面的作用，在業內對協同的探索未出現新成果之前，金和協同四層次理論有望成為指導企業協同套用的新標準。對此，企業可以對照梳理一下自身運營現狀。
一個企業在市場經濟環境和政府政策指引下，經由企業發起人注入資金得以產生後，首先需要進行的是業務，而其中的關鍵業務將成為企業生存的根本所在。無論是企業從事自主開發還是開展外包工作，業務運營是企業的根基，不管是企業的內部管理、人才建設、產品研發、市場公關等都必須圍繞這一核心進行，而採用信息化的協同管理軟體的關鍵目標無外乎是增強企業的業務能力，提升企業贏利。在開展信息化管理的過程中，如何確保原有的業務模式得以正常運轉並且得到提升，而非遭受干擾是企業信息化首先要考慮的問題，也是協同管理軟體廠商向企業提供信息管理軟體服務需要首先解決的問題。“協同四層次理論”切實對這一問題進行了研究並向企業提供了指導性的信息化整體解決方案。
業務確定之後，接下來面臨的問題是業務如何協同，業務如何得以有效的開展。協同四層理論提出的個人協同從個人工作規劃、辦公效率、上下級溝通、平行崗位協作等進行了全方位的考量，從而解決了一個組織內業務有效開展的關鍵因素，人的問題。我們知道，組織中的任何一個人都代表一個崗位，這個崗位是一種角色，每一角色都是企業整體運營中不可或缺的一環，按照系統論的觀點，這個角色就必然要接受輸入、產生輸出，但是角色與角色之間的輸入輸出是否一致，這就需要信息化的工作方式予以不斷的微調、校正，以儘可能地減少資源的無效消耗。我們認為，個人協同將改變人們的辦公方式，但是改變的程度有多深、產生改變的時間周期是多長，這與社會和企業重視信息化的程度是密不可分的。當一個組織中的個體的辦公方式發生改變、工作業務的流程得以順暢、效率得以提高之後，團組的協同很大程度上反映出了一個組織的工作能力（BusinessCapability）。什麼叫工作能力？這裡說的工作能力不僅是組織中既定的崗位、流程和日常性事務開展，由於這些崗位的工作很大程度上是可以被另一成員替換，所以此處所說的工作能力更側重於組織為了某個具有時效性的、非常設的、重要緊急性事務而建立起團隊有效完成特定工作的能力。如何在規定的、緊急的時間內完成特殊任務，反映出了一個組織能力的大小，也是一個企業人員成長潛力和企業發展潛力的重要方面。企業協同四層次理論中提及的團組協同側重於為企業提供這樣的指導性信息化解決方案，進而彌補企業“短板”，充分發揮企業優勢，提高市場競爭力。
協同四層次理論將成為指導企業協同套用新標準還在於這一理論對企業管理實踐的套用性指導。但凡提到管理，大多數企業決策者都有一套自己的心得體會，最忌諱的也是打亂自己的管理風格。企業使用信息化管理軟體對管理者最重要、最有效的幫助就是從戰略管理、基礎管理和機遇管理三個方面提供信息的全面支持，從而為管理者做出關係企業發展大計的決策提供真實、有效、可靠的依據，這些數據、事實、建議將依據管理者的特殊指令經由協同管理軟體套用系統直接匯總、推送到決策人的工作檯上。在這裡，協同套用並沒有改變企業既有的管理模式，只是自覺地採用了信息化的管理方式，從而助力企業決策者實現“協同套用、集中管控”，確保企業朝著既定目標健康前進。
