簡介
職務說明書是工作分析人員根據某項職務工作的物質和環境特點，對工作人員必須具備的生理和心理需求進行的詳細說明。它是職務分析的結果，是經職務分析形成的書面檔案。組成
職務說明書職務說明書由職務描述與職務規範兩部分組成，這類似蘇聯勞動心理學家編
制出的職業圖譜和心理圖譜，職業圖譜是描述職業的社會經濟的、製造技術的、衛生保健等特徵；心理圖譜分析了職業對於人的心理要求。職務說明書的精確與否將直接影響到職務分析的有效性。
職務描述
職務描述是經過職務分析收集資料後產生的。職務描述是說明某一職務的職務性質、責任權利關係、主體資格條件等內容的書面檔案。
職務規範
職務規範是任職者任用條件的具體說明，二者結合起來構成了針對某一職務的完整、全面、詳細的職務說明。
編寫職務說明書就是編制職務描述和職務規範兩個書面檔案。職務規範集中於對任職人員的分析，職務描述側重於反映工作定向分析的結果，職務描述可用於設計業績評價形式，職務評價和建立報酬系統，能確定需要完成工作的教育和訓練，為設計適當的招聘、選擇、訓練和開發計畫提供依據。
職位說明書根據用途不同有各種不同的標準，通常使用的是內部管理用途的職位說明書，但是烽火獵聘公司根據招聘市場的特點，提出了招聘用職位說明書的提法。內部管理用途的職位說明書的一般是下面的有機組成部分構成的：
一、職位名稱。例如，拿人力資源部門的經理來說，以下簡稱HRM。職位名稱應該寫為經理。
二、部門名稱。HRM的部門名稱應該寫為人力資源部。
三、任職人。要寫上任職人的名字。並要有任職人簽字的地方，以示有效性。
四、直接主管。HRM的直接主管應該寫為分管副總經理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。
五、任職時間。任職時間也就是生效時間，一般也就是與勞動契約的時間一致。
六、任職條件。包括學歷要求，工作經驗要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現代人力資源管理運作模式，熟悉國內人力資源管理政策法規及人才市場動態等等。
七、下屬人數。指的是部門內所管轄的人數。
八、溝通關係。一般分為外部與內部兩個層面。如HRM的內部溝通有分管副總經理，部門經理與員工。外部溝通有上級主管部門，所在城市人事勞動部門，各主要媒體或招聘網站，各主要培訓機構，應聘人員或同行，相關行業協會。
九、職位設定的目的。如HRM的職位目的為：根據公司戰略發展需求，設計運用人力資源管理模式和相關激勵政策，激發員工潛力，開發人才，實現人力資源開發在行業內具有市場領先者的目標。
十、行政許可權。指的是在公司所擁有的財務許可權和行政審批許可權等。
十一、工作內容和職責。這是職位說明書重之又重的地方，所耗費的筆墨也最多。包括了職責範圍與負責程度，衡量標準等。如HRM的職責包括這幾方面：組織體系與制度；培訓；人事考核與績效評估；招聘；薪酬激勵政策；職位管理，部門管理與建設等等。
十二、能力要求與個性傾向與特徵等。屬於個性化的東西，應該算是職位的修正要求吧。
十三、職業生涯發展規劃。包括職位關係與理論支持。職位關係又分為直接晉升的職位，相關轉換的職位，升遷至此的職位。理論支持是指學習和培訓所達到的相關要求。
內容
綜述
職務說明書的崗位工作分析職務說明書不存在標準格式，所以每個組織的職務說明和內容都不相同，但是作為一
般規律都應說明所執行的工作、職務的目的和範圍、員工為什麼做工作、做什麼工作及如何工作，參見表1：
多數職務描述有三個主要部分：職務頭銜、職務確定和職務責任。職務說明書應具備以下各項內容：
職務識別
這部分位於職務說明書的首部，有識別和確定某項職務的作用。主要內容有職務頭銜、職務所在的部門、職務分析者及其向誰報告、最近修改職務說明書的時間和編號等等。其中職務名稱頭銜是其主要內容。
職務頭銜是指對一組職位的稱呼，如軟體技術員、助理會計師等等。設定頭銜有幾個作用，第一頭銜名稱歸納職務活動的特點，對職務提示出一個整體概念以及職務的責任，如銷售員名稱會暗示該職務有銷售特徵和責任；第二它對員工有心理上的作用，如將垃圾清掃工作稱為“清潔工程師”能提高這一職務在人們心中的地位；第三頭銜也可反映出該職務與其他職務的關係、處於何種級別水平等，如助理工程師、初級工程師、高級工程師的頭銜可說明職務的不同等級。
功能部分
職務說明書功能部分是描述職務應完成的工作、任務和責任，說明工作活動本身的特性和進行
工作的環境特性等等。這部分首先是確定組成職務的責任和任務。任務是指員工要完成的工作，或是製造產品或提供服務的行為。責任則是一系列主要任務的集合，職務的責任依據完成任務的花費的時間和重要性依優先次序排列。因此，有關職務責任說明通常按其重要的程度編寫。
此外這部分說明勞動手段和工作環境。勞動手段即工人用來執行職務的具體活動的機器、工具、設備和輔助裝置。工作環境是說明工作是處在何種環境狀態完成的，如在室內外、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病及焦慮完成工作。它是提供員工的工作環境方面的信息。
職務說明
這部分反映為取得成功的職務績效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務的員工應該具備的經驗、教育和培訓等條件和特殊的知識、能力和技能等。
舉例
表1 招聘助理的職務說明書
職務頭銜：招聘助理
職務說明書區域：
部門：人力資源管理部
分析時間：
職務陳述：
在員工招聘、選拔、測量、定向、轉移、員工人力資源檔案的保存領域，完成專業的人力資源工作。在完成指派工作中有義務執行創造性的和獨立判斷。
基本功能
1、制訂招聘計畫，交主管人員審核
2、準備招聘檔案和招聘廣告
3、檢查郵寄的申請書和履歷表初步篩選申請人
4、準備與安排面試
5、對申請人進行背景調查等甄別工作
6、在招聘方面與地區經理日常工作關係
7、評估招聘活動
8、執行由人力資源經理安排的有關責任
職務說明
1、大專或本科，人力資源管理，企業行政或工業心理學；或在經驗、教育、和訓練方面與此相同。
2、具備選拔和人事安排的知識
3、書面和口頭的表達能力
4、獨立計畫和組織自己活動的能力
5、人力資源計算機套用的知識
1、職務識別部分（職位名稱、職位編號、所屬部門、職位定員、職位職層、職位職系、職等職級、晉升方向、崗位分析日期、直接上級、直接下級）
2、職位設立目的
3、職責與工作任務
4、權利
5、內外協調關係
6、任職資格（性別、年齡、學歷、專業、培訓經歷、工作經驗、知識技能、個人素質）
7、工作條件（工作環境、工作時間特徵、工作所使用工具/設備、所需記錄文檔）
作用
1、便於招聘和選擇員工,提供人力資源規劃、識別內部勞動力、提供公平就業機會和真實工作概覽。
2、便於發展和評價員工,明確工作培訓和技能發展，新進員工角色定位，職業生涯規劃甚至業績考核。
3、明確薪酬政策,崗位工資標準，公平報酬。
4、在工作和組織設計方面,明確了權責和工作關係以及工作流程。
寫作要點
職務說明書職務說明書的寫作應該使用簡結的、直接的方法語言和結構，充分反映出職務的
特徵。
在職務分析寫作過程中、應注意工人做什麼、如何做和為什麼要做三個方面的問題。工人做什麼，是以職務上所完成的體力活動和智力活動的有關說明來表示的；如何執行勞動活動指的是執行職務任務所採取的方法或程式，有體力活動和腦力活動兩種不同的程式；在考慮到職務的如何時，分析員應涉及下列問題：
1、完成這項職務的所有任務，使用了什麼、工具材料和設備？
2、是否還有其他沒有觀察到的工具、設備、材料？如有，他們如何工作？
3、完成這項職務的所有任務，採用了什麼方法或過程？
4、有沒有其他的方法或過程能完成的工作？具體在職務分析寫作中應考慮材料的組織，句子內容和結構以及語言的選擇。
職務說明材料的組織，依賴於採用的職務分析方法和職務性質。在多數職務說明材料的場合里，信息可按有關的主要職務部分來組織，或按職務活動的進行順序來組織。在沒有其它任何合理的組織原則時，或按各種活動判斷出的重要程度，或按消耗於各種活動上的時間多少來排列敘述性信息。在某些構成的職務分析程式中，如包括一系列任務的任務清單，甚至可以按照這些任務所包含的各項“責任”組織。
用於職務說明中的句子的內容，隨著所用方法的改變有著很大的不同。編寫職務的敘述材料時，分析員應該小心地選擇語言，選定的詞應當要達到簡潔的同時，儘量減少用詞含糊。有關單詞使用的確一般原則如下：
1、寧用簡單的而不用牽強的單詞，限制使用不精確的的單詞。
2、寧用具體的而不用抽象的單詞。
教育訓練系統構架3、寧用單純的而不用迂迴的單詞。
4、寧用短的而不用長的單詞。
5、有限制地使用形容詞。
6、只有讀者能了解時才使用有特別重要的技術術語，否則應避免或給以說明。
編寫要求
1、清晰。整個崗位說明書中，對工作的描述清晰透徹，任職人員讀過以後，可以明白其工作內容，無需再詢問他人或查看其他說明材料。避免使用原則性的評價，專業難懂辭彙須解釋清楚。
2、具體。在措詞上，應儘量選用一些具體的動詞，如“安裝”、“加工”、“傳遞”、“分析”、“設計”等。指出工作的種類，複雜程度，需任職者具備的具體技能、技巧，應承擔的具體責任範圍等。一般來說，由於基層工人的工作更為具體，其崗位說明書中的描述也更具體、詳細。
3、內容可根據崗位分析目的進行調整，可簡可繁。
4、為建立企業崗位分析系統，須由企業高層領導、典型職務代表、人力資源管理部門代表、外聘的崗位分析專家與顧問共同組成工作小組或委員會，協同工作，完成此任務。
