秘書能力結構

秘書能力結構是秘書人員所需具備的合理的能力組合。是由秘書工作的性質和特點所決定的。秘書人員要接受和傳達領導的指示，有時要代表領導說話、辦事、出席會議、接待來訪、洽談工作、做會議記錄、接聽電話，因而需要較強的聽知能力，能迅速理解，及時歸納，抓住要點，捕捉意圖，觸類旁通，準確記憶;要有較強的口語表達能力，口齒清楚，語言簡潔，含義明確，條理清晰，感染力強。

秘書人員要為領導起草各種檔案，為領導提供情況匯報、信息摘要、觀點綜述等，因而要有較強的文字表達能力，詞意準確，觀點鮮明，層次分明，字跡工整。秘書人員要協助領導進行管理活動，處理事務性工作，因而要進行調查研究，分析情況，預測發展趨勢。為領導擬制方案，必須要有較強的思維能力，善於運用歸納、演繹和系統分析等科學方法，剖析和把握事務的發展規律。秘書人員要組織會議，受理信訪，安排會見，接待來賓，處理各種複雜事務，所以需要具備較強的組織能力和應變能力，能在各種場合態度從容，眼光敏銳，目標明確，方法得當，協調各方意見，果斷處理職責範圍內的各種問題，能為領導分憂解難。