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隨著社會發展，秘書職業分工的細化，出現了不同行業的專門秘書。不同的秘書有其共性，但也有其特性。本文將從商務秘書的涵義入手，分析商務秘書的能力素質要求及培養模式。
一、商務秘書涵義
1.國內外秘書學界關於“秘書”的定義
(1)秘書，在我國主要是指黨和政府機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位。
(2)秘書或秘書工作者是各級領導機關及領導人員的參謀和助手，主要職責是協助決策，承辦業務，摘好行政工作。
(3)秘書是專門從事辦公室程式性工作、協助領導處理政務及日常事務並為領導決策及其實施服務的人員。
(4)秘書應是主管人員的一位特殊的助手，她(他)掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的貴任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷力，並在給予的權力範圍內做出決定。
(5)秘書是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級教促即能主動負貴，積極進取、幹練果斷，能在授權範圍內做出正確決定的經理助手。
2.儘管定義不盡相同，但一般都包括以下涵義：
(1)秘書是組織中為領導者協助管理的助手，即秘書的輔助功能。
(2)秘書是組織中具有有限許可權的管理者，即秘書的執行功能。
(3)秘書必須具有一定文書處理、辦公技巧，即秘書的專業性。
商務秘書是指在工商企業中從事秘書工作的專業秘書。由於工商企業是以利潤最大化為目標的，性質上與國家機關單位、行政、黨團不同。商務秘書面臨的環境有其自身特點，因此對商務秘書的素質要求也有自身的特點，例如商務秘書更強調平等合作，商務秘書面臨更多的商業數據處理等。
二、商務秘書的素質要求
與其他行業秘書比較，商務秘書處於商業環境之中，商業環境具有多樣性、營利性、易變性和時代性等特點，這對其能力素質提出了更高的要求。 要想成為一名合格的商務秘書必需具備良好的心理素質和創新能力、較高的學習應變能力、良好的知識結構、快速處理信息能力、較強的合作能力和人際交往能力。
1.良好的心理素質和創新能力。商業創新是企業生存和發展的關鍵。人是否具有創新意識、創新能力，是決定企業能否實現經營理念創新、科技創新、管理創新的前提。商務秘書必須時刻保持求新創新的精神狀態，在固有模式中努力出新招、創新意，如將繁瑣的辦文程式簡化，以多媒體手段管理文檔等，就會使秘書工作的效率不斷提高、方法不斷出新。經濟創新的豐富內涵和企業工作的快節奏，以及秘書工作服務性協調性強的特點，要求企業秘書必須具備良好的心理素質。
2.較強的學習應變能力。商業環境是易變的，新情況時有出現、新知識層出不窮，商務秘書應具有超強的學習能力以適應新的情況。這種學習能力具有以下特點：一是強調自主學習；二是強調持久的、終身的學習；三是強調“工作學習化，學習工作化”；四是強調“雙環學習”；五是強調學會學習；六是強調學後有新行為；七是強調組織學習。商務秘書要對各種巨大變革的突發事件具有應變能力，以適應商業環境的多變性
3.良好的知識結構。商務秘書面臨處理行政、經濟、法律、商務談判、市場行銷、商業調查等中信息和情況的要求，從而對其知識結構提出了更高要求。從商務秘書的各種結構來看，必須要具有文、工、商、農和行政、技術、管理、公關等方面的專業人才；從秘書知識要求來看，必須要具有法律學、市場學、價格學、預測學、消費心理學、公關學、經濟法學、行政管理學、運籌學控制論、現代企業管理及計算機和網路技術套用等知識。我國加人世貿組織後，對我國各行各業人員的英語水平要求大大提高。商務秘書都要掌握英語，這是全球多邊貿易的基本要求。
4.較高的信息處理能力。商務秘書要加工處理各種商務信息，要對商務數據進行迅速處理為領導提供幫助。這要求商務秘書能熟練套用各種工具、方法提高處理信息能力。例如，隨著電子商務的飛速發展及外國跨國公司的大量涌人，企業間的合作與競爭將更多地通過電子商務手段解決，無紙辦公、無紙貿易將成為現實。同時，每一個辦公室中的秘書面臨的都是與領導等同的網路信息資源。
5.合作精神和人際交往能力。商業活動本質是平等的自願基礎上的交易，需要參與方的合作才能實現。商務秘書應具有合作精神，結成創新團隊進行工作。社會分工越來越細，經濟、社會交往的範圍越來越大。信息獲取、經濟運作、科學研究以至生活質量的提高都離不開與他人的交往。學會合作也是商務秘書的一項重要能力素質。商務秘書的職業特點，使商務秘書處於各種矛盾、各種關係的中心，特別要求秘書注意建立良好的人際關係，是自己融入組織環境之中。
三、商務秘書的素質培養
為了培養商務秘書必需的基本素質能力，應著重從以下幾方面入手：
1.實施信息培訓制度。必須制定並實施嚴格的信息素質培訓制度，強調針對性、實用性和先進性，加大對商務秘書進行職業素質培訓的力度，增強各種套用、處理信息的能力。
2.進行自我教育，更新知識。沒有知識的更新，很難實現工作的創新，一方面組織單位要為秘書的自學和脫產深造創造條件，努力擴大秘書的知識面，使他們不僅熟悉本專業的基本知識，將現代管理理念運用到實踐中，運用現代管理方法和現代化管理技術開展管理和輔助管理。
3.培育創新思維。秘書工作同其他工作一樣，也有創新問題，無創新就無發展，無創新思維就無創新工作。秘書人員要在做好服務性、輔助性、協調性工作的基礎上，充分發揮自己的主觀能動性，積極開動腦筋，對工作任務、工作目標、工作方法有自己獨立的思想和語言。
4.加強業務培訓，提高工作水平。業務培訓有崗前培訓、參加管理研討班、經驗交流等多種形式，目的都是通過理論學習、經驗交流，提高秘書的工作能力。
“ 秘書學 ” 是商務管理與航空服務專業的一門公共基礎必修課，它是研究秘書工作特性及基本原理的綜合性套用學科，具有理論性和實用性統一的特點，主要包括秘書的產生、發展、性質、職責、工作特點、規律以及人員素質條件等等。因此，它在培養學生從事秘書工作所應具備的較高的思想政治素質、較強的秘書業務技能以及科學的思維方法、積極開拓的創新意識，還有良好的個性品質方面，具有不可代替的地位和作用。
教學原則和方法
本課程包括總論、秘書修養、秘書部門的主要職能工作、信息工作與調查研究、信訪工作與接待工作、協調工作與查辦工作、秘書工作與公共關係、涉外秘書工作、辦公自動化九個部分，每個部分根據教學內容要求再分若干章節，循序漸進，便於學生學習掌握。教學中要講清楚秘書學的基本概念，學生通過學習能比較系統地掌握秘書學的基礎知識，並能將所學得的知識轉化為熟練的技巧用以指導實踐。 以實踐教學為主，教師講授有關商務和文秘知識，提供各種模擬商務活動和背景，學生以 4-6 人小組為單位進行小組討論、角色扮演、解決問題、案例分析、項目調研、模擬辦公等活動來共同組織課堂內外的教學和實踐；使用多媒體課件等教學手段，充分利用各種實訓室的辦公環境和設備，及網路套用等方式進行教學。強調團隊活動和個人目標管理。
教學內容
掌握文秘知識和技能，能順利從事文秘日常工作和行政管理事務，合理安排時間和提高工作效率，更好勝任相關專業工作。課程主要內容涵蓋知識理論部分和能力要求，並通過大量的實踐和模擬實訓完成課程要求。
學生應已具備較豐富商務知識和較好語言基礎，尤其具備企業實踐經驗。通過課程學習，學生應了解並初步掌握標準、規範的企業活動和管理程式，掌握相關技能和熟練辦公室程式和操作，學會解決問題和自我提升。本課程教學要求在設備齊全的商務文秘實訓室進行，使用設備包括：多媒體設備及教學系統、會議設備、電腦、電動打字機、印表機、投影儀、投影螢幕、實物展示台、複印機、過膠機、碎紙機、錄音機、 A4 複印紙等；
軟體要求： WORD,EXCEL,OUTLOOK,POWERPOINT ， EXPLORER(for network) 。
認證級別分為註冊初級商務秘書、註冊中級商務秘書和註冊高級商務秘書三個層次。經過有關專業模組的培訓並考試合格者，經加權錄取即獲得相關專業領域的註冊商務秘書職業資格認證證書。
