文獻收集
正文
圖書館及其他文獻情治單位根據各自的目標和讀者需要，選擇文獻並通過購買等多種方式獲取文獻，以積累和補充館藏的工作。在中國習稱採訪工作或藏書補充。文獻收集工作直接影響文獻情治單位的服務質量和業務水平，一般應遵循一定的原則，採取科學的方法，以便建立具有特定功能的館藏體系。文獻收集工作的準備 包括調查研究、制訂收集計畫和選配人員等幾方面。
調查研究 主要調查下列幾方面情況：①本館館藏狀況，包括收藏文獻的特點,館藏的結構,藏書完整、薄弱或殘缺情況，現有文獻的利用率、拒借率情況及其原因,文獻流通周期的統計等。②服務對象的需求狀況。調查研究的目的是使收集到的文獻符合讀者需要。③ 文獻來源，包括了解出版單位的出版計畫、出版動態，有關學術單位機關團體、高等院校等的學術計畫、會議、紀念活動等。
制訂收集計畫 文獻收集計畫又稱館藏發展計畫，包括長期計畫和短期計畫。長期計畫一般為3～5年或更長時間，確定收集資料的總方向，規定收集文獻的範圍和深度,採取的途徑和步驟等等。短期計畫可以是一年、一個季度甚至一個月的計畫。對收集內容和方法的規定都較具體。制訂計畫要經過周密的調查研究,反覆討論,計畫一經制定，即不宜輕易改變，以免造成浪費和資料殘缺。
選配人員 選配合格的文獻收集人員是做好收集工作的決定性因素。他們一般應具備有以下條件和素質:①具備圖書館學和情報學的基本知識和技能；②對有關專業學科有所了解，掌握該學科的研究水平、動向和有爭論的問題;③具有使用工具書和其他檢索工具的技能;④有一定的文字表達能力，能寫出綜合報導和述評。此外，文獻收集人員還應有一定的外語水平。
文獻收集工作的原則 ①針對性原則。又稱實用性原則。文獻情治單位必須針對本單位的性質、任務、服務對象，根據讀者的需要或地區、單位發展的需要及可能條件，慎重確定收集文獻的範圍和深度。②系統性原則。系統地收集文獻是建設有特色的館藏的重要條件。一個圖書館的館藏是長期積累而形成的,可按學科體系、歷史年代、文獻出版形式、文別、出版時間、自然區域或行政區劃、產品類型(型號)、水平層次等進行系統的收集。③計畫與分工協調原則。文獻收集需要遵循一定的收集計畫，並考慮各文獻情治單位的分工合作、資源布局等因素。文獻收集時需要處理好近期與長遠的關係、重點與一般的關係、質量與數量的關係、品種與複本的關係以及不同文獻情治單位的分工合作關係等。④時間性原則。當代科學技術的發展極為迅速，文獻情治單位要能儘快地收集文獻並提供服務，而且要經常對館藏文獻進行複選，剔除陳舊過時及其他無價值文獻，用新文獻取而代之。⑤節約原則。合理地使用經費，做到採選適宜，複本恰當。
文獻收集方法 文獻收集一般包括文獻的選擇 (採選) 和文獻獲取兩個方面。文獻選擇是從眾多的文獻中選擇適合圖書館文獻收集計畫和讀者需求的文獻，它是一項學術性工作，應由高級館員負責進行。獲取文獻則是對已選定的文獻通過購買或其他方式補充進館和進行驗收,一般可按一定程式和規則進行。在實際工作中,選擇和獲取文獻常常是同時進行的。獲取文獻的途徑多種多樣，較常見的主要有以下幾種。
購買 文獻情治單位獲取文獻最常用的一種方法，通常稱為採購,多用於收集一定範圍內發行的出版物。購買主要有訂購、現購、郵購、委託代購等幾種方式。①訂購。根據出版發行單位發出的征訂目錄、訂單等進行圈選預訂，預付款後由征訂單位供應文獻。期刊、報紙等連續出版物多採用訂購方法。訂購可以保證文獻的連續性、完整性和及時性，但應避免漏訂或重訂。近年來，西方國家的書商提供多種新的訂購服務,如送審訂購、大宗訂購、長期訂購等，以幫助圖書館選書，已為越來越多的圖書館所歡迎。送審定購又稱綱目定購，是圖書館將其文獻收集的計畫範圍(學科、 語文、類型、地區、層次、價格等) 交給書商，書商按要求送書，再由圖書館審核認可。一般90％左右的圖書符合要求。這種方式多適用於規模較大、資金有保證並要求系統完備地收集某方面文獻的機構。大宗訂購是書商按約定送來某領域,或某種價格以下，或普及性的每種書，一般不退換，由圖書館選擇的餘地較少，其好處是到書快，價格便宜。長期訂購類似於大宗訂購，是對某一對口的出版社或出版商的全部出版物進行長期訂購，書一出版即送到圖書館。②現購。文獻收集人員直接到出版物銷售現場選購。由於能直接翻閱，可準確地鑑定其質量和價值；但也易造成重購和漏購。多用於獲取訂購不到的文獻，如發行量小或內部發行的文獻、古舊圖書、地方出版物以及漏訂或訂購不足的文獻。③郵購。通過郵局向外地發行單位購買或由代辦單位代購異地出版的文獻。④委託代購。圖書館採購人員開列書目和限量,委託有關人員(包括其他圖書館的採購人員、 出國人員等)在異地選購所需資料。主要是本地書店沒有進貨和脫銷的書刊、絕版書、內部資料等，多為外地、外單位出版物。
複製 包括抄錄、複印、照相複製、縮微複製、錄音複製、錄像複製等。一些急需書刊、善本書、外文原版書、缺漏的文獻、內部資料以及聲像資料等，可通過複製來補充館藏。可由本館自行複製，也可請有關單位代為複製。
交換 文獻交換有多種形式。有兩單位直接交換和通過協調機構間接交換；有國內交換和國際交換。用交換方式收集文獻有兩個優點：一是可以獲得一些有價值的非賣品(如內部書刊等)，二是減少了中間環節，可更快地得到文獻。此外，國際交換還可節省外匯支出。文獻情治單位通常選擇那些在業務範圍、學術水平、出版狀況等方面符合本單位需要的機構為交換對象，以獲得各自所需的文獻(見出版物交換)。
索取或徵集 文獻情治單位常常主動向政府機關、學術團體、研究機構、學校、企業、專業會議以至個人索取或徵集非賣文獻以補充館藏。這些非賣文獻包括上述單位編印的內部資料、學位論文、科研成果報告、產品樣本等通過正常採購途徑不易獲得的資料，在國外多被稱為灰色文獻(見文獻)。
委託收集 請個人或機構代為收集文獻資料。例如，可委託參加學術會議的專家學者代為收集會議文獻；委託出國訪問、考察或應邀出國講學的團體或個人代為收集國外文獻。通過這種方式常常可以收集到一些購買或交換不到的文獻。
接受贈送 接受個人、機關團體、其他圖書館贈送的文獻，也是圖書館獲取文獻的途徑之一。一些藏書家、學者、作家及社會知名人士常在晚年(或離世後由親屬)將珍藏的文獻或本人的著述、手稿等捐贈給圖書館。一些出版者將其出版物贈給圖書館以擴大宣傳和流通。一些小型圖書館或新建圖書館可從其他圖書館獲得贈送或調撥的文獻，其中有些是多餘品種或複本。
接受呈繳本 一些圖書館被指定保存出版物樣本(呈繳本),從而獲得出版者呈繳的出版物。呈繳本成為這些圖書館館藏的固定來源(見出版物呈繳制度)。
採訪 派遣文獻收集人員外出採集和尋訪,包括:①走訪那些有閱歷的專家學者或歷史事件的當事人。可記錄其談話內容，複製其手稿等，常可獲得有價值的第一手資料；②參加學術機構、學會、研究會以及高等院校舉行的學術討論會、年會、產品鑑定會、展覽會等，收集會議論文、學術報告、口頭髮言記錄、產品樣本等，並可得到情報線索,以便跟蹤收集文獻；③採集文獻實物,如碑刻、楹聯、房梁題記、器物銘文、家譜、地契、帳冊、傳單、布告等。
