簡介
套用文是人類在長期的社會實踐活動中形成的一種文體，是人們傳遞信息、處理事務、交流感情的工具，有的套用文還用來作為憑證和依據。隨著社會的發展，人們在工作和生活中的交往越來越頻繁，事情也越來越複雜，因此套用文的功能也就越來越多了。所謂套用文是人們在生活、學習、工作中為處理實際事物而寫作，有著實用性特點，並形成慣用格式的文章。
定義
關於“套用文”的概念，目前並無統一嚴格的定義，也不可能會有這樣的定義，不同的學者和書籍往往有不同的歸納和概括。學習者可從以下幾個方面把握其本質特徵：
寫作目的明確
套用文是為實現特定目的服務的，因此其寫作動因與目的十分明確。
語言表達規範
套用文主要使用規範的現代漢語，適當採用一些古語辭彙，文章的語言莊重、簡潔、嚴密，這一點和文學作品形成了鮮明的差異。
格式體例穩定
大多數套用文已經形成了穩定的通用格式和體例，這體現了其規範性和嚴肅性，撰寫者在擬文時必須遵守格式體例的要求。
時間要素明確
套用文其所針對的事務一般是在一定時期記憶體在的，因此執行時間、有效期和成文日期等時間要素非常明確。
綜上所述，可以這樣定義套用文：套用文是各類企事業單位、機關團體和個人在工作、學習和日常生活等社會活動中，用以處理各種公私事務、傳遞交流信息、解決實際問題所使用的具有直接實用價值、格式規範、語言簡約的多種文體的統稱。（參見韋志國主編《實踐技能訓練套用寫作》一書）
套用文，指日常生活或工作中經常套用的個人簡歷、調查報告、實習報告、思想匯報、工作總結、求職演講、契約樣本、申請書等。
套用文是國家機關、社會團體、企事業單位和個人在處理公私事務、交流信息、表述意願時所使用的具有實用價值和某種慣用體式的文體。通過長期實踐，人們對套用文的形式和功能進行約定，共同遵守、共同使用，使其成為相對於記敘文、議論文、說明文的又一類特殊文章類型。可以說，自從有了文字的記載，就有了套用文的寫作。套用文以實際套用為目的，是傳遞信息、處理事務、解決問題、交流經驗的一種必不可少的工具，上至中央機關，下至基層單位，套用文的使用範圍幾乎涉及社會生活的各個方面。隨著社會的發展和科學技術的進步，套用文也將發揮越來越重要的作用。
四要素
主題
每篇套用文都要圍繞著一個主題展開。主題越是具體專一，套用文就越容易寫出。
寫作對象
為誰而寫私人信件為家人、朋友、愛人而寫；商務信件為生意夥伴而寫；廣告為一般大眾而寫；海報為某一群人而寫。了解了為誰而寫，就可以使套用文的內容適度而得體，使你的信息能全面地傳達給對方。
寫作目的
是要把你的信息提供給對方，還是要求對方給你提供信息？是洽談生意還是聯絡感情？一篇套用文儘管確定了主題，有時卻達不到目的，這是為什麼？目的不明確，就會造成內容不確切，造成費解。
格式和結構
文章的格式和結構不同類型的套用文其格式和結構是不相同的。信件有信件的格式和結構，廣告有廣告的格式和結構。不了解各類套用文的格式和結構，就寫不好套用文。
種類及用途
按照用途分
一類是行政機關、團體和企事業單位用來處理公務的；
一類是個人或集體用來處理私事的。
按照性質分
一般性套用文，這類套用文有人認為應包括以下幾種：書信、啟事、會議記錄、讀書筆記、說明書、通知等。
公文性套用文，這是以黨和國家機關、社會團體、企事業單位的名義發出的檔案類套用文。如：布告、通告、批覆、指示、決定、命令、請示、公函等。這類套用文往往莊重嚴肅，適用於特定的場合。
事務性套用文，事務性套用文一般包括請柬、調查報告、規章制度及各種鑑定等，這是在處理日常事務時所使用的一種套用文。為了統一安排本書的體例，同時根據各種日常套用文本身的特點，這裡將日常套用文分為以下幾類。
按照行業分
《銀行套用文大全》財經套用文。指各類只為財經工作所用的財經專業類文書，是專門用於經濟活動的經濟套用文體的統稱。財經套用文在內容和形式方面體現出兩大特徵：從內容方面來看，財經套用文是為解決某個特定的經濟問題或處理某項具體的經濟工作而撰寫的文種，它的內容同經濟活動有關，是經濟活動內容的反映；從形式方面來看，財經套用文大都有著固定的體式，帶有一定的程式化特點。
財經套用文又可分為：財稅工作套用文，生產經營套用文，企業管理套用文，信息交流套用文等等。
銀行套用文。是銀行企業在日常經營工作中所使用的一類套用文文體，它是在處理和解決銀行如存款、信貸、計畫、核算、管理等具體工作而撰寫的文種，它的內容同銀行的資金運動有關，是銀行經營活動內容的反映。
銀行套用文又可分為信貸工作文書（信貸工作計畫，信貸、現金計畫執行情況分析，投資信息與調查報告，基建和技改項目評估報告，銀行財務決算報告，企業流動資金運用情況分析）。事務文書，內部管理工作文書等。
外貿套用文。是對外經貿企業專用的一門使用英語的套用文體。它是從事對外投資貿易工作的業務人員在溝通、處理和解決對外經貿的具體工作時一門用英文撰寫的專業文種。它最突出的特點：一是、使用英文，或英、漢兩種語言文字並存（一般在經貿契約中使用）；二是、基本結構、格式、用語及法律依據須符合國際慣例。
外貿套用文的內容包括：1、對外公務、商務訪問的文體。如：邀請信、感謝信、請柬、回帖與名片、宴會講話、國際經貿會議講演。2、業務通信。如業務信件、傳真等。3、投資與貿易契約、協定書等。
主要用途
1.傳遞信息
2.處理事務
3.交流感情
4.用作憑證
特點
實用性強
套用文在內容上十分重視實用性。它是用來辦事、解決實際問題的，具有很強的實用性。
真實性強
“真實”是文章的生命，一切文章都要求具有真實性。對於這一點，各類文章要求不同。它反映的情況、問題，敘述的事實是客觀存在的，發布、傳達上級指示精神是確有的，不能經過任何藝術加工。
針對性強
它根據不同的領域、不同的具體業務、不同的行文目的，選用不同的文種。
時效性強
套用文在傳遞信息、解決實際問題方面取得好的效果，必須注意時間、效率，講究時效性。一般來說，套用文往往是在特定的時間來處理特定的問題，儘快的傳遞相關信息，因此時效性很強。不及時發文，拖拖拉拉，或時過境遷再放馬後炮，使信息失敗，就會失去其實用價值。
格式化比較固定
套用文有其慣用的外觀體式和主體風格。有不少體式是社會長期約定俗成的，也有一些體式由國家統一規定，如公文。還有一些套用文格式比較簡單。不論體式如何，都是為了提高辦事效率，更好地發揮它的工具作用。
寫作指導
解說詞
特點1、指要性：體現事物的本質特徵；解說讀者需要了解的內容；根據一定的寫作宗旨目的來確定解說內容的重點和要點。
2、擴引性：說明客觀物時，在內容上作必要的增補與擴充，包括知識擴引和情理擴引兩類。
3、清晰性：措詞明晰準確，條理清晰。
科學小品
科學小品的趣味性1、標題生動活潑，富有新意；
2、藉助文學表現手法（如形象化比喻，擬人化手法）增強趣味性；
3、把科學知識編織成有情節的小故事，啟發讀者想像，接受科學知識。
公文
1、符合公文的固定格式；
2、內容要周密確切，體現黨和國家的方針政策，實事求是；
3、語言要準確、恰當、簡明，如常用公文專用語，運用特定的尾語、運用規範書面語等。
簡報
按內容分類，有工作簡報、專題簡報、會議簡報。
簡報格區由報頭、按語、標題、正文、掃尾幾部分組成。
簡報寫作要做到：
真，內容真實確切；
新，材料新穎典型；
快，反映迅速及時；
簡，文字簡煉樸實。
短論
1、選好論題：注意選取現實中人們關注的問題作為評論對象。
2、小中見大：選材要抓住事物某一側面作為突破口，通過分析開掘，揭示事物普遍而深刻的含意，反映本質。
3、分析與概括：通過分析，揭示事物的內部與外部聯繫，通過綜合概括，透過現象見本質，透過個別見一般。
4、語言活潑精悍：在準確洗鍊的同時，重視語言的通俗性和生動性，可把邏輯論證與形象表現交織一體。如何理解文藝評論實事求是的要求？
文藝評論
好處說好，壞處說壞，不以個人好惡而任意褒貶；從作品實際出發，把握作品的總體傾向，不斷章取義，不脫離作品產生的具體條件；要考慮不同文體的功能與特點。
寫作中，既要切合文學藝術的共同規律，又要突出評論對象的獨特個性。
報告文學
寫作要點1.發現典型，捕捉形象：抓住有重大現實意義的題材，提煉富有時代精神的主題，構成富有概括力的形象。
2、真實再現，合理想像：報告文學是新聞真實與藝術再現的統一，反對虛構，但允許想像。化抽象為具體形象，並能生動再現時過境遷後無法實際接觸的生活材料。
3、不拘一格，手法多樣：可以兼用各種表現方式，善於吸取其他文學樣式的藝術特長。
4、即事生議，情理相彰：善於把生動形象的描述與富有抒情或哲理色彩的議論結合起來。在形象描述的基礎上議論有深化主題與生髮形象的作用。
演講稿
特點和寫作要求1.演講稿的最大特點是直接套用於口頭表述，既要口語化，又符合書面語法規範。
2.演講稿語言要使人聽得懂、記得住，既有邏輯性，又有鼓動性。
3.邏輯性要求：語言簡明樸實，具有說服力；
4.鼓動性要求：語言鮮明生動，具有感情衝激力。
5.寫作要求：心中要有聽眾；
6.要注意理、事、情的交融；
7.語言要通俗生動；
8.要講究結構技巧。
調查報告
寫作要求1、深入調查，充分占有材料；
2、認真研究，科學地分析材料；
3、確定主題，精心地選擇材料：實現觀點與材料統一，通過典型事例、確切數據、對比方法來表現主題；
4、全面布局，恰當安排材料。正文結構包括開頭、主體、結尾三個部分。
5、準確使用語言，語文要簡潔、準確，可適當引用生動活潑的民眾語言，也可運用形象性語言，但語言的形象化以不損傷內容的真實性或切實感為原則。
總結
總結的結構據內容需要一般包括三大部分：
1、基本情況回顧；
2、成績、經驗、體會、做法；
3、存在問題和今後打算、努力方向。
總結的結構具體方式常用的有三種：條文式，小標題式，全文貫通式。
說明
基本要求1、內容要科學：準確揭示客觀事物的特徵、本質和規律性；
2、表述要明晰、準確：表達順度明晰，條理清楚，語言簡明準確；
3、態度要客觀：解說事物實事求是，不能以作者主觀好惡作為解說的標準。
格式
①稱呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。
②問候語：如寫“你好”、“近來身體是否安康”等。獨立成段，不可直接接下文。否則，就會違反構段意義單一的要求，變成多義段了。
③正文。這是信的主體，可以分為若干段來書寫。
④祝頌語。以最一般的“此致”、“敬禮”為例。“此致”可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接著主體正文之後，不另起段，不加標點；二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。後應該加上一個驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。
稱呼和祝頌語後半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信“抬頭”傳統的延續。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現代書信所吸收。
⑤具名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關係，如兒×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行寫日期。
關於套用文的寫作，要十分注重人們所說的“約定俗成”的格式要求。這種寫作規範並非是一種嚴格規定的法定形式，而是無數前人在寫作實踐中所取得的某種共同的認識和約定，也可以說是一種審美趣味上的趨同和共識。可見，“約定俗成”雖然不屬法定規範，但它必然包含著寫作規範中許多合理因素，我們應該加以繼承和保留，不應隨意破壞和擅自修改，以免影回響用文的特定交際功能。能夠善於運用套用文的“約定俗成”格式，也是一個人語文修養和水平的具體體現。
比如就書信而言，不要以為它的寫作十分簡單。寫信寫了十幾年了，還有錯。實際上，真正能夠規範地全部書寫正確書信格式的人，可以說是鳳毛麟角。有的人對此不以為然，書信格式錯了，不也照樣收到，意思也能理解。但它不知道，它所體現的語文修養卻是有天壤之別。就像吃飯一樣，有的人用髒手抓飯往嘴裡塞，有的人卻用高級餐具進餐，其風格的粗魯和優雅是不可相比的。
與其他文體
套用文與記敘文、議論文、說明文，究竟是一種什麼關係呢？它們並不是並列或歸屬關係，而是屬於兩種分類標準不同的文體分類體系。
記敘文、議論文、說明文是著眼於表達手法和功能的表達型文體分類體系；
套用文是一種獨立的分類系統，它主要著眼於文章的社會實用功能。套用文與記敘文、議論文、說明文，是一種相互交叉、滲透和重疊的關係。
比如套用文中的回憶錄、日誌、地方志、大事記、家譜、族譜、簡歷、墓碑文等，就屬於記敘文的範疇。套用文中的須知、解說詞、說明書、工具書條目、教科書、書籍內容提要、登記表、統計表、一覽表、證書、廣告、文摘、教案等，就屬於說明文范圍。套用文中的演講稿、聲明、座右銘、格言、家訓等則屬於議論文的種類。
套用文具有自己獨立的文體分類體系，凡具有一定實用功能的文體，均可以歸入套用文的範疇。也有人試圖從實用角度，對所有文體進行新的分類。它同記敘文、議論文、說明文的分類，是屬於兩種兩種分類角度和立足點。因此一個特定的文體，有時即可以是套用文的一種形式，同時也是記敘文、議論文、說明文的一個種類。這是十分正常的事。
語言特徵
套用文作為一種實用性文體，語言上與其他文體相比較，主要表現出“樸實、沿習、多元、明確、簡練、生動”等特徵。
樸實——開門見山、自然質樸文學作品屬形象思維範疇，主要用場景渲染、人物描寫、心理刻畫等手法塑造出活生生的藝術形象來感染讀者，即“以情動人”。語言上特別重視積極的修辭手法，特別講究動詞、形容詞的錘練。論文寫作屬邏輯思維範疇，以對事理的解剖分析、綜合歸納、邏輯推論“以理服人”，語言上特別重視語法、邏輯和專業術語的準確。
套用文是一種處理公私事務的工具，是用來說明事實、解決實際問題的，側重於“以事告人”。所以語言要求樸實無華、開門見山。例如在述職報告中就寫“該乾什麼、幹了什麼、幹得怎么樣”，直陳直述，不展開論述，不誇張、不掩飾、更不能虛構。大多數的套用文中不宜用比喻、比擬、借代、誇張等修辭手法。葉聖陶先生在談公文寫作時說：“公文必須寫得一清二楚、十分明確，句穩詞妥，通體通順，讓人家不折不扣地了解你說的是什麼”。例如我國的《現金管理條例》第一條是：“為了改善現金管理，促進商品生產和流通，加強對社會經濟活動的監督制定本條例。”直接了斷地回答了為什麼制定此條例。
樸實特徵還表現在多用莊重典雅的書面語，少用或不用口語詞、方言詞、土俗俚語、歇後語。例如某財務大檢查通知中寫道：“費用錯誤列支的，務必糾正。今年的要糾正，去年的也不要放過。今後不論超產獎還是什麼亂七八糟的這個獎那個獎，統統都得在利潤中支付。”這段文字里的“不要放過”、“亂七八糟的這個獎那個獎”、“統統”等詞語口頭表述尚可，但不宜用於套用文中。
沿習——文有定型、約定俗成一般說“文無定法”，但寫作套用文應當遵循“慣例”。應當符合相對穩定的格式、表述規定的內容、使用習慣的語言。標題、開頭、結尾、轉折過渡採用習慣的用語。例如，公文中的“指示”是要求受文者乾什麼的，通常結構安排是：“為什麼”——“乾什麼”——“怎么乾”——“希望和要求”四段式。“請示”的正文為“請示起因、請示事項和請示結尾”三段，而且把“請示起因”確定為行文重點。法律文書結構一般為“斷——事——析”三段，即第一段寫根據事實得出訴訟請求和結論。第二段寫引起法律糾紛的事實，第三段寫以某種法律條文為依據，對所述事實進行透徹分析。以上說明套用文的結構是相對穩定的。再如公文標題語95%以上運用“關於……”介賓短語；報告的結尾多用“特此報告”；復函的引語常用“……來函收悉”等等，不同的行文者沿習約定俗成的格式、內容和用語，有助於提高行文速度，也有利於受文者的閱讀理解，提高辦事效率。
多元——文字數據、表格圖形一般文章多用文字表述，套用文除了用文字表述外，還可以用數據、表格、圖形來說明事理，可謂“語出多門”。特別是財經類套用文則大量採用數據、表格、統計圖形。例如：“某銀行儲蓄網點1999年儲蓄存款新增1650萬元，員工人數15人，人均存款增量110萬元；1998年儲蓄存款增量為1200萬元，員工人數12人，人均存款增量100萬元。1999年比1998年人均存款增量增長了10%。”
如果我們要深入分析，就會從直觀的表格中發現：該儲蓄網點的員工增長幅度高於人均增量的上升幅度。又如某城市調查酒類銷售情況的一篇調查報告中寫到：“今年夏季酒類銷售與去年同期比較，啤酒上升1.8倍，葡萄酒上升90%，白酒下降19%……”，以上數據可以說明該城市酒類銷售的趨勢是從烈性酒向低度酒轉變。再例如，管理會計中在揭示業務量、銷售收入、銷售成本和利潤之間的關係時，可用量本利圖形來表示。
文學創作講“文貴曲”，而套用文有很強的政策性、實用性。要求語言明確，使人一看就懂，一懂就可執行、答覆或辦理，不能模稜兩可，不能有再創造的餘地。明確特徵要求，不用或少用比喻，不用或少用具有描寫性和感性色彩的詞語。例如《中華人民共和國憲法》第二章第45條：“國家和社會保障殘廢軍人的生活，撫恤烈士家屬，優待軍人家屬。”該條中的“保障”“撫恤”“優待”表現出對三種人明確不同的政策。周恩來總理1954年4月28日在日內瓦會議上分析當時的形勢時說：“我們認為，美國這些侵略行為應該被制止，亞洲的和平應該得到保證，亞洲各國的獨立和主權應該得到尊重，亞洲人民的民主權利和自由應該得到保障，對亞洲各國的內政干涉應該停止，在亞洲各國的外國軍事基地應該撤除，駐在亞洲各地的軍隊應該撤退，日本軍國主義的復活應該防止，一切經濟封鎖和限制應該取消。”這段講話，諸如“制止”“保證”“保障”“撤除”“撤退”等等一系列動詞準確、莊重。
我國對台問題的一貫提法是“世界上只有一個中國，台灣是中國的一部分，中國的主權和領土完整不容分割”。2002年3月8日，朱熔基總理在《政府工作報告》中的提法是：“世界上只有一個中國，大陸和台灣同屬一個中國，中國的主權和領土完整不容分割。”幾個字的改動強調了兩岸都是中國人，消除了“中共大、台灣小”的疑慮，有利於平等協商。
各行各業的套用文中要用到許多專業術語，作者應顧及受文對象，如果面對社會公眾行文必須用明白通曉，讀者能夠看懂的語言詮釋專業名詞。例如在《中國金融》一篇“信用是擴大積累的有力槓桿”的文章中，是用如下語言解釋財政資金與信貸資金的區別的：“從財政學的觀點來說，財政的錢只能一個頂一個用……決不能把拔給張三的錢交給李四支配，反之亦同。信貸資金則不同，張三把一筆錢存入銀行……，銀行把這筆資金貸給李四，李四就取得了對這筆資金的支配權；李四歸還貸款後，銀行又可以把這筆資金的支配權交給第三者，如此等等。”這就把一個比較專業的問題，用通俗的語言表述出來，有利於讀者理解。
簡練——言簡意賅、文約事豐。“簡”本來是戰國至魏、晉時代的書寫材料，是削製成的狹長竹片或木片。由於這種書寫材料製作的困難，就要求作者必須言簡意賅，儘量爭取以少少的文字，容進多多的意思。“練”指把絲麻或布帛煮得柔軟潔白，這裡是要求文字寫得明白。
套用文寫得簡煉是高速傳遞信息的需要，是節省時間、提高辦事效率的需要，也是樸實、明確特徵在“文字量”上的體現。列寧曾經提出過：“寫報告、檔案要象電報那樣寫得簡短”。套用文寫作中要反覆錘鍊語言，像魯迅先生提出的那樣，毫不可惜地刪去那些可有可無的字、詞、句、段。
我們所處的社會信息量越來越大，信息的傳遞速度、信息的處理速度也越來越快，要求信息的度量越來越高密。例如：美國總統原來簽署命令是這樣開頭的：“我秉承合眾國憲法和法律所賦予合眾國總統的權力，茲發布命令……”，自卡特當總統始，把簽署命令的開頭改為：“我作為合眾國總統命令……”27個字簡約為10個字，表達了同一個意思。從北京三次申奧口號比較看，更體現了簡煉的特徵。1991年申奧口號共7條107字；1992年申奧口號為6條67字；2000年申奧口號僅2條18字。第一條是“新北京、新奧運”僅6個字，兩個短語，第二條是“綠色奧運、科技奧運、人文奧運”12個字，三個短語，兩條口號鮮明地突現出北京申奧的新理念。
為達到語言簡練可多使用單音節詞，酌情使用一些文言詞語，合理使用簡稱。
生動——有聲有色、活潑鮮明。語氣莊重、言簡意明、直來直去、明白顯露是套用文用語的基本要求。但在調查報告、總結等套用文種里，也可以用生動活潑的語言表達事理、吸引讀者，感染讀者。誠然，上述套用文文種不會象文學作品那樣借用種種寫作手法來塑造形象，只可以有限使用比喻、借代、誇張等修辭技巧，穿插使用成語、俗語、歇後語等增強文章的吸引力、感染力、新鮮感。例如：1983年《人民日報》的新春獻詞標題為《恭喜發“才”》。這個標題巧妙地採用了“諧音”的修辭手法，把人們習以為常的“財”字換成“才”字，把當時國家百廢待興、求才若渴的局面鮮活地體現出來了。1993年一名作者對安徽鳳陽縣小企業經營狀況進行調查，寫出了《一個小廠崛起的啟示》的調查報告，在這個調查報告中作者總結鳳陽縣對發展小企業的經驗是“五借”，即“借雞下蛋、借巢引鳳、借花獻佛、借船出海、借題發揮”。採用這樣的形象生動的語言歸納總結，讀者倍感親切，也好記憶。
