文書工作制度

文書工作制度是以強制性辦法推行的有關指導機關(組織)文書處理工作的行為規範。包括登記制度、催辦制度、審核制度、簽發制度、行文制度、用印製度、保密制度、文電合一制度、立卷制度、歸檔制度等。建立健全統一的文書工作制度，使文書處理各項工作環節有法可依、有章可循，有利於提高機關辦事質量和效率。

基本信息

• 中文名：文書工作制度

• 解釋：強制性辦法推行有關指導機關
• 包括：登記制度、催辦制度
• 優點：有利於提高機關辦事質量和效率

簡介

以強制性辦法推行的有關指導機關(組織)文書處理工作的行為規範。包括登記制度、催辦制度、審核制度、簽發制度、行文制度、用印製度、保密制度、文電合一制度、立卷制度、歸檔制度等。建立健全統一的文書工作制度，使文書處理各項工作環節有法可依、有章可循，有利於提高機關辦事質量和效率。

行文制度　

文書工作制度

是關於機關之間相互傳遞公文的規定。首先，須按組織系統歸屬與職權範圍準確選擇行文路線。向直屬上級機關或所屬下級機關行文，以逐級傳遞為基本行文路線，一般不得越級行文。遇有下列特殊情況之一者方可越級行文：①情況緊急，逐級傳遞會延誤時機，造成嚴重損失；②對直接上級機關的檢舉和控告；③上級機關交辦並指定越級直接上報的事項；④需要直接詢問與聯繫的具體事務；⑤非越級行文則無法解決的其他事項。向同級或不相隸屬的機關行文，可直接傳遞。其次，必須正確選擇主送機關。主送機關是對公文負辦理或答覆責任的機關，除普發性檔案外，一般只選擇一個。受雙重領導的機關報送請示時，需根據請示內容選擇主報的機關。請示性公文一般不直接主送領導者個人。其三，嚴格控制抄送公文的範圍。抄送機關是需要了解公文內容的機關，凡符合下列情況之一者應予抄送：①向下級機關發布的重要法規性、指令性檔案應抄送直接上級機關；②因特殊情況越級行文時，應向被越過的機關抄送；③向受雙重領導的下級機關行文時，應同時向另一個上級機關抄送；受雙重領導的機關在主送一個上級機關同時，應向另一上級機關抄送；④檔案內容涉及有關機關的職權範圍，需要徵得配合時，應向有關機關抄送；⑤向其他應當和需要了解公文內容的機關抄送。屬下列情況之一者可不予抄送：①向上級機關報送的請示，不向同級和下級機關抄送；②與公文的執行、辦理、答覆無關的機關不予抄送。其四，根據工作需要，可以兩個或兩個以上的機關(組織)名義制發公文。聯合行文的機關必須級別相同或相近，上級和下級機關、機關與所屬工作部門不能聯合行文。其五，公文內容涉及其他機關或部門的職權或業務範圍時，在行文前必須對有關問題充分協商取得一致意見，否則各機關(部門)一律不得按自己意見向下級機關行文。其六，要依據隸屬關係準確選用行文的文種。不相隸屬的機關不要制發領導指導性公文和報送請示、報告。其七，經批准在報刊上公開發布的公文，同機關內部印發的公文具有同等效力，須認真按照執行。發文機關如不另行文，應加以註明。其八，嚴格控制發文的數量和範圍，精簡公文。

立卷制度　

是關於將辦理完畢但仍具有查考利用價值的檔案定稿和與之有關的材料編立成案卷的規定。中國明確規定建立文書處理部門立卷制度。各機關文書處理部門首先必須將應當立卷的檔案材料收集齊全；其次應遵循檔案材料形成的規律和特點，保持它們之間的有機聯繫；其三要區別不同的保存價值，以確定保管期限；其四須正確反映本機關的主要工作情況；其五是便於保管和利用。案卷編立後，應編制卷內檔案目錄、備考表，填寫案卷封面以及編制一式數份案卷目錄。編目要求確切、清楚。

歸檔制度　

是關於將辦理完畢的檔案移交本機關(組織)檔案機構或檔案專管人員保存的規定。歸檔的範圍是本機關在工作活動中直接形成的，具有一定查考利用價值的各種門類各種載體的檔案材料，包括本機關收到或製成的公文、電報、簿冊、表報、圖紙、錄音、錄像和照片等。歸檔的檔案要求完整系統，按照檔案之間的歷史聯繫分類，區分檔案的保存價值，組成案卷或相應的保管單位。建立歸檔制度是進行檔案工作的前提。