如屬文官則交吏部經辦,武官則交兵部經辦。這兩個部,都有專門製作告身的機構。製作辦法大體就是將本人鄉貫、出身、年甲和任命詞抄寫在上等的麻紙上,從抄寫人員直至逐級審驗的領導,都要署名蓋章,並蓋上專門的"尚書吏部告身之印",再用錦綾裝裱成捲軸,品級高者甚至鑲嵌金銀貝玉等,所以告身又有鈿軸、錦軸等別稱。
官員領取告身,要交納一筆數額不菲的朱膠綾軸錢,俗稱官告費。有些新入仕者拿不出這筆錢;也有一些人因為是"常調官",就是老在一個品級內調動職務,換一個機關就要交一筆辦職務證的工本費,實在划不來。那也可以,就用尚書省發給的一紙錄有制書文字的公文代替,相當於近世的任命狀,統稱敕牒或札。
這裡有幾個細節不可忽視:
其一,凡領取告身者也必領敕牒;
其二,在本品職務以外的越品兼職,如正五品官代替從四品職,或從五品官兼攝正六品職,只給敕牒,不另外辦理告身;
其三,高品階的官員,其官告費照例都是皇帝賜予,不用自己掏什麼朱膠綾軸錢。