簡介
也就是說,要根據內外部環境的變化及時調整經營思路,在管理上要快速適應環境的不斷變化。
實施
1.成立發現與解決問題的管理機構
①成立組織機構。成立以總經理為首的實施問題動態管理的工作委員會,對問題動態管理實施過程的組織領導。委員會下設提案審查小組和職能辦公室。提案審查小組會由公司各部門選派負責人及有關專家參加,共設立了技術類和管理類兩個審查小組。定期對問題提案和實施結果進行評價鑑定;工作辦公室設在全質部,負責該項工作的具體管理,包括提案的匯總、初審、業務指導以及檢查、監督、評比和獎勵工作。各部門主要負責人為本部門問題動態管理活動的組織者和輔導員,全面負責本部門實施問題動態管理工作。
②落實工作責任。實施問題動態管理工作能否推得開,能否持久堅持下去,關鍵在領導。公司規定各部門負責人是實施問題動態管理的第一責任人,車間、科室負責人是本車間、科室的直接責任人,部門領導帶頭學習有關實施問題管理的相關檔案和制度,對所在部門的員工加強危機管理、問題管理的教育,做到依靠廣大員工,群策群力,確保實施問題動態管理取得實效。
③強化部門協作。各部門圍繞提升企業核心競爭能力這個目標,立足本部門,認真查找問題,分析原因,對問題的提案迅速組織實施。對非本部門問題和提案,在實施過程中相互支持,密切配合。
2.廣泛尋找問題
企業在逆境中的問題會很多,容易引起人們的注意,但在順境中能否發現問題、分析問題是實施問題動態管理的關鍵。問題的存在具有系統性和層次性,在解決主要問題的同時,會產生一系列的關聯問題,這些問題必須及時發現。
3.建立預警系統
在解決顯性問題的過程中,往往存在許多隱性問題,這些隱性問題如不能及時發現並得到解決,將會給組織帶來重大損失和資源浪費。建立問題預警系統,對各系統監控的指標設立警界值,根據崗位職責由責任人員定期報告監測情況,對接近或達到警界值的指標隨時報告,通過對預警指標的監控,及時發現問題、分析問題,為解決問題鋪平道路。
市場預警 ①管理信息系統。以“公司辦公大樓網路系統”為核心,履蓋公司各部門的企業內部網路。②銷售預警系統。通過銷售量、價格、銷售收入和資金回籠、銷貨折讓等反映行銷業績的敏感性指標,預測業務的發展趨勢,發現和識別問題,及時應對市場的變化採取措施,從發現問題事後補救轉變為事前預防和事中控制。③技術情報系統。利用國際網際網路查詢檢索行業發展動態、產業政策、法律法規等信息。同時,通過設在國內各地的服務視窗,及時收集市場信息,掌握競爭對手情況。
顧客預警 以顧客滿意度調查形式,定期或不定期向用戶了解使用產品、接受服務的滿意程度。調查內容包括交貨時間、質量、價格、服務、柔性、信譽等六大類項目。通過顧客對這六個項目的評價,從中發現存在的問題,作為組織績效改善的一個依據。同時,公司對顧客的資信進行調查,對不同信譽等級的客戶採取相應銷售政策,防範銷售風險。
財務預警 建立動態財務信息管理系統,全面、真實地反映公司的資產、負債和損益情況,隨時監控採購、庫存、銷售等各種財務數據變化情況,做到準確核算不同產品和各個部門的成本費用,使物流、資金流、信息流達到協調統一,最大限度地防範財務風險和提高資金利用率。
人才預警 ①建立人力資源管理信息系統。通過職位分析,崗位評定,薪資定級確定各崗位所需人才,對員工培訓和成本等情況,進行縱向和橫向比較分析,及時採取相應的激勵措施。②控制核心員工流失。把核心員工流失作為公司各級領導幹部的一項重要任務,促使各級主管主動尊重人才、關心人才、愛護人才、激勵人才,營造一個寬鬆和諧的用人、留人的環境。
4.制訂問題提案的管理辦法
(1)提案審查和處理 ①根據提案的內容分為技術類和管理類兩種提案。②技術類提案由技術開發中心牽頭組成審查委員會進行審查;管理類提案由全質部牽頭組成審查委員會進行審查。審查結果分為採用、不採用、保留三種。③對採用的提案,明確改善方法、整改時間和驗收標準,通知責任部門組織實施。對無法明確責任部門的提案,採取公布招標。④對不採用和保留的提案,書面通知提案人,說明不採用或保留的理由。如提案人申訴理由,發現有價值時,由原提案人提出,按規定程式重審,經提案委員會審查通過後,予以採納。
(2)提案實施與驗證 提案實施結果,由實施單位填寫報告單,重大提案實施後形成書面報告。實施結果報送全質部,由全質部組織驗證。提案實施後進行總結,對在實施過程中已證明了的有效措施,納入有關制度和標準。
(3)提案獎勵和評比 提案實施後,通過驗證,獎勵提案人節約費用或新增效益的5~10%;採用招標方式實施的提案獎勵節約費用或新增效益的10~20%。
(4)開展提案競賽 通過提案競賽活動,比誰的問題找得準,哪個部門提案多,實施效果好。根據各部門和員工個人提案數和被採用情況,年終進行評比,為受表彰者頒發一、二、三等獎、提案鼓勵獎和組織獎,評比結果作為員工獎勵和晉升的條件之一。