內業[項目建設中資料文秘管理工作]

內業一般指的是在項目建設中負責工程項目資料檔案管理、計畫、統計管理及內部文秘管理工作。另外，最早出現於老子創道家學派之後，至戰國後已逐漸演化成南宗和北宗。工作職責是負責工程項目的資料檔案管理、計畫、統計管理及內業管理工作。

檔案收集

負責項目相關檔案的收集、管理

1.負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔、管理工作：在收到工程圖紙並進行登記以後，按規定向有關單位和人員簽發，由收件方簽字確認。負責收存全部工程項目圖紙，且每一項目應收存不少於兩套正式圖紙，其中至少一套圖紙有設計單點陣圖紙專用章。竣工圖採用散裝方式摺疊，按資料目錄的順序，對建築平面圖、立面圖、剖面圖、建築詳圖、結構施工圖等建築工程圖紙進行分類管理。

2. 收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料並歸檔：負責對每日收到的管理檔案、技術檔案進行分類、登錄、歸檔。負責項目檔案資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作。負責做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作，注意保密的原則。來往檔案資料收發應及時登記台帳，視檔案資料的內容和性質準確及時遞交項目經理批閱，並及時送有關部門辦理。確保設計變更、洽商的完整性，要求各方嚴格執行接收手續，所接收到的設計變更、洽商，須經各方簽字確認，並加蓋公章。設計變更（包括圖紙會審紀要）原件存檔。所收存的技術資料須為原件，無法取得原件的，詳細背書，並加蓋公章。作好信息收集、彙編工作，確保管理目標的全面實現。

工程驗收

參加分部分項工程的驗收工作

1. 負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔：負責工程備案管理，實現對竣工驗收相關指標(包括質量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄)作備案處理。對樁基工程、基礎工程、主體工程、結構工程備案資料核查。嚴格遵守資料整編要求，符合分類方案、編碼規則，資料份數應滿足資料存檔的需要。

監督檢查施工單位施工資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進度同步：對施工單位形成的管理資料、技術資料、物資資料及驗收資料，按施工順序進行全程督查，保證施工資料的真實性、完整性、有效性。

按時向集團檔案室移交：在工程竣工後，負責將檔案資料、工程資料立卷移交公司。檔案材料移交與歸檔時，應有“歸檔檔案材料交接表”，交接雙方必須根據移交目錄清點核對，履行簽字手續。移交目錄一式二份，雙方各持一份。

4. 負責向市城建檔案館的檔案移交工作：提請城建檔案館對列入城建檔案館接收範圍的工程檔案進行預驗收，取得《建設工程竣工檔案預驗收意見》，在竣工驗收後將工程檔案移交城建檔案館。

5. 指導工程技術人員對施工技術資料（包括設備進場開箱資料）的保管：指導工程技術人員對施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等技術資料分類保管交資料室。指導工程技術人員對工作活動中形成的，經過辦理完畢的，具有保存價值的檔案材料；一項基建工程進行鑑定驗收時歸檔的科技檔案材料；已竣工驗收的工程項目的工程資料分級保管交資料室。

統計管理

負責計畫、統計的管理工作

負責對施工部位、產值完成情況的匯總、申報，按月編制施工統計報表：在平時統計資料基礎上，編制整個項目當月進度統計報表和其他信息統計資料。編報的統計報表要按現場實際完成情況嚴格審查核對,不得多報,早報,重報,漏報。

2. 負責與項目有關的各類契約的檔案管理：負責對簽訂完成的契約進行收編歸檔，並開列編制目錄。作好借閱登記，不得擅自抽取、複製、塗改，不得遺失，不得在案卷上隨意劃線、抽拆。

3. 負責向銷售策劃提供工程主要形象進度信息：向各專業工程師了解工程進度、隨時關注工程進展情況，為銷售策劃提供確實、可靠的工程信息。

管理工作

負責工程項目的內業管理工作

1.協助項目經理做好對外協調、接待工作：協助項目經理對內協調公司、部門間，對外協調施工單位間的工作。做好與有關部門及外來人員的聯絡接待工作，樹立企業形象。

2. 負責工程項目的內業管理工作：匯總各種內業資料，及時準確統計，登記台帳，報表按要求上報。通過實時跟蹤、反饋監督、信息查詢、經驗積累等多種方式，保證匯總的內業資料反映施工過程中的各種狀態和責任，能夠真實地再現施工時的情況，從而找到施工過程中的問題所在。對產生的資料進行及時的收集和整理，確保工程項目的順利進行。有效地利用內業資料記錄、參考、積累，為企業發揮它們的潛在作用。

3. 負責工程項目的後勤保障工作：負責做好檔案收發、歸檔工作。負責部門成員考勤管理和日常行政管理等經費報銷工作。負責對竣工工程檔案整理、歸檔、保管、便於有關部門查閱調用。負責公司文字及有關表格等列印。保管工程印章，對工程蓋章登記，並留存備案。做好職工食堂每天生活安排和職工生活用品購置、發放、保管工作。負責完成領導交待其它設備、用品採購、發放、保管工作。

其他任務

完成工程部經理交辦的其他任務

按時按量按質的完成工程部交辦下來的任務！做好本職工作，與相關部門做好配合！

作用

內業資料員在工程工作中是非常重要的，工程資料雜亂並且種類繁多，整理時工作量非常龐大，倘若前期工作時未將資料及時歸檔保存，將及其容易出現資料丟失的情況，但是由於施工中項目對現場技術人員的重視程度遠遠高於資料員，此職位很少人願意從事，這就會出現下列情況：施工過程中，若無人檢查項目資料，資料員的工作成果難以得到體現，在平時充當的角色僅僅是發放檔案的人員；當遇到資料檢查時，倘若前期資料歸檔整理工作不到位，資料堆積，最終檢查不合格時，資料員首當其衝。在這種工作環境下，越來越多的資料員產生轉行想法，導致資料員流失。即使有的單位重視資料，但是很多資料也是假的，這樣使他人對資料員產生一種誤解，資料任何人都能編好，加速了資料員轉為現場技術人員的速度和決心。

其實在行業標準中明確的標示出內業資料員的職業，像內審員培訓和考試，都是針對內業資料這一塊的，他的行業標準應該也是有所規定的，其職業標準實際上很雜亂，現行的是對別的行業的資料管理比較多，而關於建築施工方面卻很少，建議應該組織和編寫這方面的規定，確定職位的重要性。

崗位作用

內業資料的崗位作用：

內業[項目建設中資料文秘管理工作]

1、 體現了工程實體質量狀況、項目過程管理與控制情況；

2、監督了項目對建設工程法律、法規、標準、規範，特別是強制性標準的執行情況；

3、是對建設工程進行檢查、維修、管理、改擴建的重要依據；

4、提供並積累了建設工程全過程重要的信息資源；

5、對劃分質量責任，提供直接、真實、確鑿的法律依據；

6、通過對資料或數據的統計、分析、計算等，及時發現、解決並處理問題。