賬務處理
企業應設定“預付賬款”會計科目，核算企業按照購貨契約規定預付給供應單位的款項。
（1）企業因購貨而預付的款項，借記“預付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。
（2）收到所購物資時，根據發票賬單等列明應計入購入物資成本的金額，借記“物資採購”或“原材料”、“庫存商品”等科目，按專用發票上註明的增值稅額，借記“應交稅金—應交增值稅（進項稅額）”科目，按應付金額，貸記“預付賬款”科目。
（3）補付的款項，借記“預付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目；
（4）退回多付的款項，借記“銀行存款”科目，貸記“預付賬款”科目。
預付款項情況不多的企業，也可以將預付的款項直接記入“應付賬款”科目的借方，不設定“預付賬款”科目。
企業的預付賬款，如有確鑿證據表明其不符合預付賬款性質，或者因供貨單位破產、撤銷等原因已無望再收到所購貨物的，應將原計入預付賬款的金額轉入其他應收款。企業應按預計不能收到所購貨物的預付賬款賬面餘額，借記“其他應收款——預付賬款轉入”科目，貸記“預付賬款”科目。
除轉入“其他應收款”科目的預付賬款外，其他預付賬款不得計提壞賬準備。
“預付賬款”科目應按供應單位設定明細賬，進行明細核算。
“預付賬款”科目期末借方餘額，反映企業實際預付的款項；期末如為貸方餘額，反映企業尚未補付的款項。
會計處理
預付賬款“預付賬款”賬戶用於核算企業按照契約規定向供貨單位預付的款項。“預付賬款”賬戶下應按購貨單位設定明細賬，進行明細核算。預付賬款情況不多的企業，也可以將預付的款項直接記入“應付賬款”的借方。
在預付貨款業務不多的企業，也可以通過“應付賬款”科目核算預付賬款業務。企業在預付時借記“應付賬款”科目，收到採購的商品後再予沖銷。但是，在這種處理方法下，“應付賬款”的某些明細賬戶可能會出現借方餘額。在期末，應付賬款明細賬的借方餘額應在資產負債表中列作資產項目，而各明細賬的貸方餘額才列為負債。
預付賬款業務較多的企業，需要為每一個客戶設定明細賬，列明預付日期、採購商品的規格及數量、預付金額、到貨日期及註銷日期等。
企業的預付賬款不得計提壞賬準備。但是，如果有確鑿的證據表明企業預付賬款的性質已經發生改變，或者因供貨單位破產、撤銷等原因已經無望再收到所購貨物的，應將原計入預付賬款的金額轉入其他應收款，並按規定計提壞賬準備。
注意問題
防止利用預付賬款作為“中轉站”
按規定，企業的預付款業務必須以有效合法的供應契約為基礎，而實際工作中有的企業的預付款業務根本無對應的契約，而是利用預付款這一“中轉站”往來搭橋，為他人進行非法結算，將所得回扣或佣金據為已有；或利用該項業務轉移資金，隱匿收入、私設“小金庫”或私分。
如甲企業本與乙企業無任何業務往來，但甲企業的負責人與乙企業的財務主管有親戚關係，於是，甲企業以收取一定“使用費”為條件，在審計人員的函證中證明該企業收到乙企業的預付款，給審計人員的工作製造了很大的障礙，使甲、乙兩企業的會計核算失去了真實性。
防止利用預收賬款作為“資源回收筒”
在許多企業中，“預付賬款”賬戶就發揮著“資源回收筒”的作用，企業銷售商品，不確認收入，而是暫時存放在“預收賬款”賬戶中，作為預收款，日後，再作相反會計分錄，視同退款。這樣的後果就是企業可以偷逃收入、偷逃稅金、隱匿收入。
將不屬於預收賬款核算的事項列入預收賬款
如企業將本應記入“其他業務收入”、“營業外收入”科目的事項記入“預收賬款”科目，從而達到逃避繳納流轉稅和所得稅的目的。檢查時應審閱預收賬款明細賬貸方發生額，如果摘要記錄不詳，需通過賬戶記錄找出該筆業務的記賬憑證和原始憑證，看證證是否相符。
將應記入收入的直接交款記入預收賬款
會計制度規定，交款提貨銷售在收到貨款並將發票賬單和提貨單交給買方後確認收入。檢查時對每筆預收賬款明細賬貸方發生額，應要求企業出具相應的契約，以核實發生預收賬款的原因；並結合對企業發生預收賬款時的發貨業務，檢查庫存商品明細賬或提貨單，核實企業是否發生交款提貨銷售業務，有無將本應確認為收入的事項作為預收賬款處理。
私營公司預付賬款的核算
私營公司應設定“預付賬款”賬戶對預付貨款進行會計核算。企業對供貨方預付貨款時，應借記“預付賬款”科目，以後收到預購的材料或商品時，則貸記“預付賬款”科目。
工業企業預付賬款的核算
1、企業預付貨款
借：預付帳款
預付賬款貸：銀行存款
2、收到所購物品，根據發票帳單等列明的金額
借：材料採購等
貸：預付帳款
3、補付的貨款
借：預付帳款
貸：銀行存款
4、退回多付的貨款
借：銀行存款
貸：預付帳款
若私營公司預付貨款情況不多，也可將預付的貨款直接記入“應付賬款”科目的借方，預付貨款時，借記“應付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目，收到材料或商品時再予以轉銷。若期末編制資產負債表時，“應付賬款”所屬明細科目有借方餘額的，應將這部分借方餘額在資產負債表的資產方列示。
核算異常情況
預付賬款新《企業會計準則》附錄《會計科目和主要賬務處理》規定，“預付賬款”科目用來核算企業按照契約約定預付的款項。企業可按供貨單位進行明細核算。該科目期末一般為借方餘額，反映企業預付的款項，如為貸方餘額，則反映企業尚未補付的款項。
在日常會計核算中，該科目與稅收有關聯的事項較少，主要為預付購貨款後在收到貨物時可能涉及的對增值稅進項稅的處理，但由於對增值稅進項稅扣除的管理非常嚴格，所以，該事項出現偷稅的可能性較低。但值得注意的是，正是由於該科目涉稅事項較少，使得許多檢查人員不重視對預付賬款的檢查，往往使該賬戶成為企業賬內“飛過海”及隱匿利潤的防空洞，本文介紹的案例就屬於這方面的問題。
審計
分析預付賬款賬齡及餘額構成，根據審計策略選擇大額或異常的預付賬款重要項目（包括零餘額賬戶），函證其餘額是否正確。
結合應付賬款明細賬抽查入庫記錄，查核有無重複付款或將同一筆已付清的賬款在預付賬款和應付賬款兩個科目中同時掛賬的情況。
分析預付賬款明細賬餘額，對於出現貸方餘額的項目，應查明原因，必要的建議進行重新分類調整。
對於用非記賬本位幣結算的預付賬款，檢查其採用的折算匯率和匯兌損益處理的正確性。
檢查預付賬款長期掛賬的原因。
檢查預付賬款是否在資產負債表上恰當披露。如果被審計單位是上市公司，則其會計報表附註通常應披露預付賬款賬齡分析、欠款金額較大單位的名稱、期末數額、欠款時間、欠款原因，以及持有5%（含5%）以上股份的股東單位賬款等情況。
使用與管理
一、“預付賬款”科目錯用的形式和原因
企業在日常核算過程中，基於主觀故意和客觀原因，有時會誤用“預付賬款”科目或利用該科目隱瞞利潤推遲納稅、偷逃企業所得稅，一般來說有以下幾種情形：
（一）購置機器設備、購建廠房的預付款或預付在建工程款等誤記入“預付賬款”。在實際會計核算中，企業發生的購置機器設備、購建廠房的預付款或預付在建工程款等業務，不少會計人員不知道將其列入“預付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目，認為只要是預付的各種款項均應在“預付賬款”科目列支，沒有正確理解預付賬款的性質。
《企業會計制度》規定，預付賬款科目是流動資產類科目，用來核算企業購入存貨時形成的預付款。而上述購建設備、廠房的預付款或預付在建工程款屬於固定資產類核算的對象，不應在“預付賬款”科目核算，而在“工程物資”或“在建工程”科目核算。
（二）職工借支而預付的材料款誤記入“其他應收款”科目。企業採購人員借支去採購材料等貨物需要先付款，財務部門只有採購人員的借條，發票在當月收不到，也無供貨企業的收據，會計人員做賬時誤用“其他應收款”科目核算預付材料款。一般來說，和主營無關的業務可以用其他應收款核算，而預付賬款的核算內容是和主營業務有關的項目，如採購材料，需要有契約。所以，職工借支預付的材料款應記入“預付賬款”。
（三）資產負債表中的預付賬款項目填列可能不正確。會計期末會計人員編制資產負債表時，容易將應付賬款和預付賬款合併計算出錯。如：將“預付賬款”總分類賬戶的期末餘額直接填列在資產負債表的“預付賬款”項目中，這樣計算不一定正確。因為，總分類賬戶等於所屬各個明細分類賬戶餘額之和。這種錯誤源於會計人員沒有考慮預付賬款總分類賬中可能含有應付賬款明細數額。
實際上，預付賬款與應付賬款是對應的。需要注意的是，只有在期末編制資產負債表時，預付賬款項目年末數=應付賬款的某筆明細賬戶借方餘額+預付賬款的借方餘額，而賬薄記錄不變。
（四）房地產開發企業對預付工程款和預付的土地使用權款，誤用“在建工程”科目核算。在房地產開發企業日常核算中，個別會計人員把預付工程款和預付的土地使用權款誤用“在建工程”科目核算，原因是沒有考慮房地產開發企業的特殊性。我們知道，對於房地產開發企業來說，其開發項目屬於存貨，其預付工程款和預付的土地使用權款應使用“預付賬款”和“開發成本”兩個科目進行核算，而不是記入“在建工程”或“工程物資”科目。
（五）預付賬款長期掛賬，影響損益和稅收。對於非房地產開發企業，在企業按購貨契約預付貨款後，由於供應單位不給開發票，或對方單位可能倒閉，或未倒閉但時間達兩年以上，也不可能開發票至企業，會計人員則不對這筆經濟業務做賬務處理，致使預付賬款長期掛賬，影響當期損益。正確的處理是：若估計不能收回，則將預付賬款轉入其他應收款再提取壞賬準備。
究其原因是主觀故意所致。企業藉口存在一些業務技術上的問題待處理，而不結轉銷售和成本，企業將正常的主營業務收入、其他業務收入、營業外收入等記入預付賬款，掩蓋已實現的利潤，影響當期損益，推遲納稅或達到偷逃企業所得稅的目的。雖然這是個案，但具有一定的代表性。
二、加強企業預付賬款管理的舉措
以上列舉了預付賬款在企業實際核算中可能發生錯誤的5種情形。為了規範預付賬款的使用，使企業提供的財務信息真實可靠，必須對企業的預付賬款加強管理。
（一）建立健全預付賬款管理的相關制度
1.建立健全預付賬款管理責任制度。財務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作，材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作。供應部門負責預付賬款的清查催收工作。
2.建立預付賬款的控制制度。為了從嚴控制預付賬款的發生，節約貨幣資金的支出，供應部門要按照經過部門主任、總會計師審批後的購貨契約的條款，辦理預付賬款支付手續，未簽購貨契約的，不得付款。外委工程不準發生預付賬款。
3.建立預付賬款台賬管理制度。財務部門與客戶協商，要求客戶建立預付賬款台賬，詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、餘額、發生時間、對方負責人、經辦人、對方的經營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經辦人等情況。同時，將購貨契約、簽證單和台賬一同保管，形成完整檔案。
4.建立健全預付賬款清理責任制度。供應部門經辦人要按購貨契約規定的時間，組織交貨，驗收入庫，並在7日內報銷。如超過報銷期限，超期的款額按每天預付金額的千分之三收取資金占用費。財務部門對所發生的預付賬款，如有確鑿證據表明其不符合預付賬款的性質，或因供貨單位破產、撤消等已無望再收回所購貨物的，應將其轉入其他應收款。每年年終，要組織專人全面清查預付賬款，與對方核對清楚，並取得對方簽章，做到債權明確，賬實、賬賬相符。
5.建立會計人員培訓制度。會計人員要不斷接受繼續教育，熟練系統地掌握會計理論知識和預付賬款的運用，不做錯賬。
（二）建議財務負責人和內部審計部門定期檢查預付賬款的使用情況
1.對預付賬款進行分析性覆核；對大額異常項目進行調查。
2.對期末預付賬款餘額與上期期末餘額進行比較，解釋其波動原因。
3.檢查預付賬款是否存在貸方餘額；如有應查明原因，必要時重作分類調整。
4.檢查預付賬款長期掛賬的原因。注意結合應付賬款明細賬查核是否有重複付款或將同一筆已付清的賬款在應付賬款和預付賬款中同時掛賬的情況。
5.企業是否將正常的主營業務收入、其他業務收入、營業外收入記入預付賬款，截留各種收入，推遲納稅或達到偷稅的目的；審閱預付賬款明細賬，從摘要、對應賬戶的記錄中發現線索，再進一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關資料。
6.企業是否利用預付賬款業務往來搭橋，為他人進行非法結算活動，以此獲取回扣或轉移資金，予以貪污、挪用及私設“小金庫”；審查預付賬款業務契約是否真實合法，有無以虛假或不合理契約串通作弊，虛列預付賬款。
7.是否利用預付賬款列支非法支出；查證預付賬款明細賬的賬齡長短及相關的憑證，如賬齡過長，則有利用“預付賬款”轉移資金或進行其他舞弊行為的可能。
8.對長期未收到貨物的預付賬款，可向供貨單位進行查詢。
綜上所述，對預付賬款正確使用和加強管理，可以將誤用或錯用預付賬款造成的損失及舞弊現象消滅在萌芽之中，為企業提供真實可靠的財務信息。
業務流程
第一步：採購提出預付款申請。
採購員在遇到需要預付款的時候，會提出預付款申請。因為財務管理系統是一個單獨的系統，沒有跟進銷存系統進行結合。所以，這個預付款申請的話，需要採購手動提出。
一般採購員會填寫一張預付款申請單，有相關領導簽字確認以後，拿到財務，讓財務人員付款。財務人員看到這張預付款申請單的時候，在系統中輸入相關的單據內容，並進行付款。
在系統中操作的時候，要注意兩個問題。
一是單據類型的選擇。為了與其他正常付款進行區別，在財務管理系統中，一般為預付款業務設定了一個特殊的的單據，即“預付款單據”。這個單據跟其他單據的區別在於，系統在開立普通付款單的時候，會去查詢這個預付款單據，看看有沒有未結賬的預付款單，若有的話，則會提示用戶。其實，從財務管理上來說，預付款跟其他付款也有一定的區別。因為預付款是其他的資產，而不是負債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從財務理論上來說，把兩者進行分開都是非常有必要的。有些財務管理系統，在單據上不做區別，但是，會有一個付款類型欄位來進行分類。道理也是一樣的。
二是最好在註明具體的採購定單號。因為財務管理系統沒有跟其他的系統相關聯，所以，預付款單只能夠財務部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的採購定單號碼。這主要是為了後續沖銷作業的方便。因為在沖銷的過程中，一般都是要對應到具體的採購定單上，而不是只要供應商對，什麼採購定單都可以沖銷的。若在這裡註明採購定單的話，那在沖銷業務的時候，就可以一目了然的知道，這張預付款單是針對哪張採購單的。用戶在選擇的時候，就會非常的方便。
最後，還要注意一點，就是這張預付款單據的沖銷狀態。剛開立預付款單據的時候，這張單據的沖銷狀態顯示為“未沖銷”。這個欄位一般不能手工維護，而是根據下面的沖銷業務進行自動的更新。
第二步：付款單錄入。
到了實際付款的時候，採購人員在填寫付款申請的時候，一般會提交多張單據。如公司採購單、公司收貨單、供應商發票。若有預付款單的話，也會附上預付款單據。這裡要注意一點，就是發票的問題。現在大部分企業的操作習慣是，供應商在收到預付款的時候一般不開發票，而是要等到貨款結清的話，一次性開發票。當然，具體如何操作，還是要企業跟供應商之間進行協商。若有多張發票的時候，為了後續稽核的方便，則要在發票管理中或者付款單中輸入多張發票號碼。
