什麼是涉外秘書
在國外，涉外秘書一般是在出口企業、外國企業、私人企業或合資企業中工作，他們要和全球範圍內的客戶聯絡和提供服務，他們的工作是國際化的，也是非常重要的。
在我國，涉外秘書是指在“三資”企業，外國駐華機構，我國涉外單位、部門供職的秘書，是改革開放以後產生的新型的外向型、複合型秘書，他們掌握一門以上外語，能操作辦公自動化設備，懂經濟、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實施管理的專門人才。
我們先來看看《the Oxford English Dictionary》是如何詳細解釋 “涉外秘書” 的。
1 one who is entrusted with private or secret matters；2 one who se office it is to write for another； esp. one who is employed to conduct correspondence， to keep records， and usually to transact various other business， for another person or for a society， corporation， or public body.
秘書涉外禮儀指導
一、世界各國禁忌
1. 涉外活動言行忌
舉止忌： 嚴忌姿勢歪斜，手舞足蹈，以手指人，拉拉扯扯，相距過近，左顧右盼，目視遠處，頻頻看錶，舒伸懶腰，玩弄東西，抓耳撓腮。
忌話忌： 嚴忌荒唐淫穢，他人履歷，女子私事，工資收入，私人財產，衣飾價值，批評尊長，非議宗教，嘲弄異俗。
語氣忌： 嚴忌大聲辯論，高談闊論，惡言惡語，尋根問底，爭吵辱罵，出言不遜。
禮遇忌： 嚴忌冷落他人，獨談到底，輕易表態，打斷異議，糾纏不止，隨意插話，隨意辭別。
2. 涉外活動拍照忌
在涉外活動中，人們在拍照時，必須不能犯特定國家、地區、民族的禁忌。凡在邊境口岸、機場、博物館、住宅私室、新產品與新科技展覽會、珍貴文物展覽館等處，嚴忌隨意拍照。在被允許情況下，對古畫及其它古文物進行拍照時，嚴忌使用閃光燈。凡在“禁止拍照” 標誌的地方或地區，人們應自覺忌諱拍照。通常情況下，應忌諱給不相識的人（特別是 女子）拍照。
3. 涉外活動衛生忌
個人衛生： 忌蓬頭垢面，忌衣裝鞋帽或領口袖口不潔。在正式場合，忌諱挖眼屎、擤鼻涕、 摳鼻孔、挖耳穢、剔牙齒、剪指甲等不衛生的動作。患有傳染病的人嚴忌參加外事活動。
環境衛生： 切忌隨地吐痰、亂彈菸灰、亂丟果皮紙屑或其它不潔之物，忌諱把雨具及鞋下的泥水、泥巴等帶入室內，忌諱把痰盂等不潔器具放在室內醒目的地方。
二、涉外參觀的禮儀
（一）外賓參觀禮儀安排參觀遊覽要注意如下幾項工作。
1．項目的選定。參觀遊覽項目的選擇主要考慮以下幾個因素：①訪問目的、性質，以使參觀項目的安排具有一定針對性。②客人的意願與興趣及特點。③結合當地實際情況，選定某些參觀的項目。
在選擇參觀訪項目時，還應考慮到的是：
1） 儘可能與業務會談相配合。例如，會談中涉及某些合作項目，而參觀 某相關單位可有助於對情況和問題的了解。
2） 為使來訪者進一步了解補訪問國的基本情況，安排參觀具有比較典型意義的地方或單位。例如，對於我國當前改革開放的情況，許多外賓很想深入了解，就可以根據對方的要求，安排他們去特區或開發區訪問，組織他們參觀相應的單位。
3）根據來訪者的專業、興趣、愛好與願望，安排相應的參觀單位。科學 有可以參觀訪問科研單位，醫生可以看醫療保健事業，等等。
4） 對於某些女賓，可根據其興趣，參觀社會福利、文化藝術、婦幼保健等項目。
2．安排布置。項目確定之後，應作出詳細計畫，向被接待單位交代清楚，並告知全體接待人員。
3．陪同。按國際交往禮節，外賓前往參觀時，一般都有身份相應的人員陪同，如有身份高的主人陪同，應提前通知對方。
4．介紹情況。參觀工農業項目，一般是邊看邊介紹，有保密的內容不要介紹。參觀項目概況儘可能事先發給書面材料，節約參觀介紹時間，讓客人儘可能多的實地參觀。陪同人員要了解外賓要求，對外賓可能提出的各種問題有所準備，不要一問三不知。
5．攝影。通常可以參觀的地方都允許攝影。遇到不讓攝影的項目，應先向來賓說明，並在現場豎外文的說明標誌。
6、用餐安排。參觀地點遠，或是外出遊覽，要考慮用餐時間和地點，如果郊遊，則應準備食品、飲料、餐具等等。有的地方還要預訂休息室。
（二）出國參觀的禮儀。出國參觀所提出的參觀項目，要符合訪問目的，但也要客隨主便，不要強人所難。參觀過程中，可以廣泛接觸，交談，以增進了解，增進友誼。同時也要注意對方的風俗和宗教習慣。如要拍照，需事先向接待人員了解有無禁止攝影的規定。參觀完畢，向主人表示感謝。如主人在門口送行，上車之後，應揮手致意。
這裡談的不是一般的旅遊觀光，而是作為禮賓活動的參觀訪問。
三、商務剪彩儀式
（一）商務剪彩儀式所需用品
剪彩儀式上所需使用某些特殊用具，諸如紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤以及紅色地毯，請儀式的主辦方仔細地進行選擇與準備。
紅色緞帶，亦即剪彩儀式之中的“彩”。作為主角，它自然是萬眾矚目之處。按照傳統作法，它應當由一整匹未曾使用過的紅色綢緞，在中間結成數朵花團而成。目前，有些單位為了厲行節約，而代之以長度為兩米左右的細窄的紅色緞帶，或者以紅布條、紅線繩、紅紙條作為其變通，也是可行的。一般來說，紅色緞帶上所結的花團，不僅要生動、碩大、醒目，而且其具體數目往往還同現場剪彩者的人數直接相關。循例，紅色緞帶上所結的花團的具體數目有兩類模式可依。其一，是花團的數目較場剪彩者的人數多上一個。其二，是花團的數目較現場剪彩者的人數少上一個。前者可使每位剪彩者總是處於兩朵花團之間，尤顯正式。後者則不同常規，亦有新意。
新剪刀，是專供剪彩者在剪彩儀式上正式剪彩時所使用的。它必須是每位現場剪彩人手一把，而且必須嶄新、鋒利而順手。事先，一定要逐把檢查一下將被用以剪彩的剪刀是否已經開刃，好不好用。務必要確保剪彩者在以之正式剪彩時，可以“手起刀落”，一舉成功，而切勿一再補刀。在剪彩儀式結束後，主辦方可將每位剪彩者所使用的剪刀經過包裝之後，送給對方以資紀念。
白色薄紗手套，是專為剪彩者所準備的。在正式的剪彩儀式上，剪彩者剪彩時最好每人戴上一副白色薄紗手套，以示鄭重其事。在準備白色薄紗手套時，除了要確保其數量充足之外，還須使之大小適度、嶄新平整、潔白無瑕。有時，亦可不準備白色薄紗手套。
托盤，在剪彩儀式上是托在禮儀小姐手中，用作盛放紅色緞帶、剪刀、白色薄紗手套的。在剪彩儀式上所使用的托盤，最好是嶄新的、潔淨的。它通常首選銀色的不鏽鋼製品。為了顯示正規，可在使用時上鋪紅色絨布或綢布。就其數量而論，在剪彩時，可以一隻托盤依次向各位剪彩者提供剪刀與手套，並同時盛放紅色緞帶；也可以為每一位剪彩者配置一隻專為其服務的托盤，同時使紅色緞帶專由一隻托盤盛放。後一種方法顯得更加正式一些。
紅色地毯，主要用於鋪設在剪彩者正式剪彩時的站立之處。其長度可視剪彩人數的多寡而定，其寬度則不應在一米以下。在剪彩現場鋪設紅色地毯，主要是為了提升其檔次，並營造一種喜慶的氣氛。有時，亦可不予鋪設。
（二）商務剪彩儀式的程式
在組織剪彩儀式時，是沒有必要一味地求新、求異、求轟動，而脫離了自己的實際能力。勤儉持家，無論何時何地都是商界人士所必須銘記在心的。
從操作的角度來進行探討，目前所通行的剪彩的禮儀主要包括剪彩的準備、剪彩的人員、剪彩的程式、剪彩的作法等四個方面的內容。以下，就分別擇其要點進行介紹。
首先，剪彩的準備必須一絲不苟。與舉行其他涉及到場地的布置、環境的衛生、燈光與音響的準備、媒體的邀請、人員的培訓，等等。在準備這些方面時，必須認真細緻，精益求精，這自不待言。
除此之外，尤其對剪彩儀式上所需使用的某些特殊用具，諸如紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤以及紅色地毯，仔細地進行選擇與準備。
其次，剪彩的人員必須審慎選定。
在剪彩儀式上，最為活躍的，當然是人而不是物。因此，對剪彩人員必須認真人進行選擇，並於事先進行必要的培訓。 除主持人之外，剪彩的人員主要是由剪彩者與助剪者等兩個主要部分的人員所構成的。以下，就分別來簡介一下對於他們主要禮儀性要求。
在剪彩儀式上擔任剪彩者，是一種很高的榮譽。剪彩儀式檔次的高低，往往也同剪彩者的身份密切相關。因此，在選定剪彩的人員時，最重要的是要把剪彩者選好。
剪彩者，即在剪彩儀式上持剪刀剪彩之人。根據慣例，剪彩者可以是一個人，也可以是幾個人，但是一般不應多於五人。通常，剪彩者多由上級領導、合作夥伴、社會名流、員工代表或客戶代表所擔任。
確定剪彩者名單，必須是在剪彩儀式正式舉行之前。名單一經確定，即應儘早告知對方，使其有所準備。在一般情況下，確定剪彩者時，必須尊重對方個人意見，切勿勉強對方。需要由數人同時擔任剪彩者時，應分別告知每位剪彩者屆時他將與何人同擔此任。這樣作，是對剪彩者的一種尊重。千萬不要“臨陣磨槍”，在剪彩開始前方才強拉硬拽，臨時找人湊數。
必要之時，可在剪彩儀式舉行前，將剪彩者集中在一起，告之對方有關的注意事項，並稍事訓練。按照常規，剪彩者應著套裝、套裙或制服，將頭髮梳理整齊。不允許戴帽子，或者戴墨鏡，也不允許其穿著便裝。
若剪彩者僅為一人，則其剪彩時居中而立即可。若剪彩者不止一人時，則其同時上場剪彩時位次的尊卑就必須予以重視。一般的規矩是：中間高於兩側，右側高於左側，距離中間站立者愈遠位次便愈低，即主剪者應居於中央的位置。需要說明的是，之所以規定剪彩者的位次“右側高於左側”，主要是因為這是一項國際慣例，剪彩儀式理當遵守。其實，若剪彩儀式並無外賓參加時，執行我國“左側高於右側”的傳統作法，亦無不可。
助剪者，指的是剪彩者剪彩的一系列過程中從旁為其提供幫助的人員。一般而言，助剪者多由東道主一方的女職員擔任。現在，人們對她們的常規稱呼是禮儀小姐。
具體而言，在剪彩儀式上服務的禮儀小姐，又可以分為迎賓者、引導者、服務者、拉彩者、捧花者、托盤者。迎賓者的任務，是在活動現場負責迎來送往。引導者的任務，是在進行剪彩時負責帶領剪彩者登台或退場。服務者的任務，是為來賓尤其是剪彩者提供飲料，安排休息之處。拉彩者的任務，是在剪彩時展開、拉直紅色緞帶。捧花者的任務則在剪彩時手托花團。托盤者的任務，則是為剪彩者提供剪刀、手套等剪彩用品。
在一般情況下，迎賓者與服務者應不止一人。引導者既可以是一個人，也可以為每位剪彩者各配一名。拉彩者通常應為兩人。捧花者的人數則需要視花團的具體數目而定，一般應為一花一人。托盤者可以為一人，亦可以為每位剪彩者各配一人。有時，禮儀小姐亦可身兼數職。
禮儀小姐的基本條件是，相貌較好、身材頎長、年輕健康、氣質高雅、音色甜美、反應敏捷、機智靈活、善於交際。禮儀小姐的最佳妝束應為：化淡妝、盤起頭髮，穿款式、面料、色彩統一的單色旗袍，配肉色連褲絲襪、黑色高跟皮鞋。除戒指、耳環或耳釘外，不佩戴其他任何首飾。有時，禮儀小姐身穿深色或單色的套裙亦可。但是，她們的穿著打扮必須儘可能地整齊劃一。必要時，可向外單位臨時聘請禮儀小姐。
再次，剪彩的程式必須有條不紊。
在正常情況下，剪彩儀式應在行將啟用的建築、工程或者展銷會、博覽會的現場舉行。正門外的廣場、正門內的大廳，都是可予優先考慮的。在活動現場，可略作裝飾。在剪彩之處懸掛寫有剪彩儀式的具體名稱的大型橫幅，更是必不可少的。
四、商務簽約禮儀
經過長期洽談之後，南方某市的一家公司終於同美國的一家跨國公司談妥了一筆大生意。雙方在達成契約之後，決定正式為此而舉行一次簽字儀式。
因為當時雙方的洽談在我國舉行，故此簽字儀式便由中方負責。在儀式正式舉行的那一天，讓中方出乎意料的是，美方差一點要在正式簽字之前“臨場變卦”。
原來，中方的工作人員在簽字桌上擺放中美兩國國旗時，誤以中國的傳統作法“以左為上”代替了目前所通行的國際慣例“以右為上”，將中方國旗擺到了簽字桌的右側，而將美方國旗擺到簽字桌的左側。結果讓美方人員惱火不已，他們甚至因此而拒絕進入簽字廳。這場風波經過調解雖然平息了，但它給了人們一個教訓：在商務交往中，對於簽約的禮儀不可不知。
簽約，即契約的簽署。它在商務交往中，被視為一項標誌著有關各方的相互關係取得了更大的進展，以及為消除彼此之間的誤會或牴觸而達成了一致性見解的重大的成果。因此，它極受商界人士的重視。
在商務交往的實踐中，儘管君子協定、口頭承諾、“說話算數”，在一定程度上有著作用，但是更有效的取信於人、讓交往對象心安理得的，則是“口說無憑，立此為據”的文字性契約。
商務契約，是指有關各方之間在進行某種商務合作時，為了確定各自的權利和義務，而正式依法訂立的、並且經過公證的、必須共同遵守的條文。在許多情況下，合山又被叫作契約。而在另外一些時候，人們所說的契約則是指條文比較簡單的契約。在商務往來中，帶有先決條件的契約，如等待律師審查、有待正式簽字、需要落實許可證的契約，又被叫做準契約。嚴格地說，準契約是契約的前身，也是最終達到契約的一個步驟。
為了省事，在一般場合，商界人士往往將契約、契約與準契約混為一談，統統把它們都叫做契約。這樣做雖不甚精確，但也有助於大家“刪繁就簡”，減少麻煩。
根據儀式禮儀的規定：對簽署契約這類稱得上有關各方的關係發展史上“里程碑”式的重大事件，應當嚴格地依照規範，來講究禮儀，套用禮儀。為鄭重起見，在具體簽署契約之際，往往會依例舉行一系列的程式化的活動，此即所謂簽約的儀式。在具體操作時，它又分為草擬階段與簽署階段等兩大部分。
在現實生活中，商界人士所接觸到的商務契約的種類繁多。常見的就有購銷契約、借貸契約、租賃契約、協作契約、加工契約、基建契約、倉保契約、保險契約、貨運契約、責任契約，等等。以下，先來介紹一下契約的草擬的正規作法。
五、商務交接禮儀
交接
在商務交往之中，商務夥伴之間合作的成功，是值得有關各方慶幸與慶賀的一樁大事。實事求是地說，在激烈的競爭環境之中、涇渭分明的利益關係之下以及變幻叵測的商界風雲之內，商務夥伴之間的合作的確來之不易，因此，它備受有關各方的高度重視。舉行熱烈而隆重的交接儀式，就是在商務往來中通常用以慶賀商務夥伴們彼此之間合作成功的一種常見的活動形式。
交接儀式，在商界一般是指施工單位依照契約將已經建設、安裝完成的工程項目或大型設備，例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機場、碼口、車站、或飛機、輪船、火車、機械、物資，等等，經驗收合格後正式移交給使用單位之時，所專門舉行的慶祝典禮。
舉行交接儀式的重要意義在於，它既是商務夥伴們對於所進行過的成功合作的慶賀，是對給予過自己關懷、支持、幫助和理解的社會各界的答謝，又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時機，為雙方各自提高知名度和美譽度而進行的一種公共宣傳活動。
交接的禮儀，一般是指在舉行交接儀式時所須遵守的有關規範。通常，它具體包括交接儀式的準備、交接儀式的程式、交接儀式的參加等三個方面的主要內容。以下，就分別對其加以介紹。
首先要作好交接儀式的準備。準備交接儀式，主要要關注下列三件事：即來賓的邀約、現場的布置、物品的預備等等。
來賓的邀請，一般應由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負責。在具體擬定來賓名單時，施工、安裝單位亦應主動徵求自己的合作夥伴——接收單位的意見。接收單位對於施工、安裝單位所草擬的名單不宜過於挑剔，不過可以對此酌情提出自己的一些合理建議。
在一般情況下，參加交接儀式的人數自然越多越好。如果參加者太少，難免會使儀式顯得冷冷清清。但是，在巨觀上確定參加者的總人數時，必須兼顧場地條件與接待能力，切忌貪多勿得。
從原則上來講，交接儀式的出席人員應當包括：施工、安裝單位的有關人員，接收單位的有關人員、上級主管部門的有關人員，當地政府的有關人員，行業組織、社會團體的有關人員，各界知名人士、新聞界人士，以及協作單位的有關人員，等等。
在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關人員之外，對於其他所有的人員，均應提前送達或寄達正式的書面邀請，以示對對方的尊重之意。
邀請上級主管部門、當地政府、行業組織的有關人員時，雖不必勉強對方，但卻必須努力爭取，並表現得心誠意切。因為利用舉行交接儀式這一良機，使施工、安裝單位、接收單位，與上級主管部門、當地政府、行業組織進行多方接觸，不僅可以宣傳自己的工作成績，而且也有助於有關各方之間進一步地實現相互理解和相互溝通 。
六、商務慶典禮儀
慶典，是各種慶祝禮儀式的統稱。在商務活動中，商務人員參加慶祝儀式的機會是很多的，既有可能奉命為本單位組織一次慶祝儀式，也有可能應邀去出席外單位的某一次慶祝儀式。
就內容而論，在商界所舉行的慶祝儀式大致可以分為四類：
第一類，本單位成立周年慶典。通常，它都是逢五、逢十進行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數時進行。
第二類，本單位榮獲某項榮譽的慶典。當單位本身榮獲了某項榮譽稱號、單位的“拳頭產品”在國內外重大展評中獲獎之後，這類慶典基本上均會舉行。
第三，本單位取得重大業績的慶典。例如千日無生產事故、生產某種產品的數量突破10萬台、經銷某種商品的光彩售額達到1億元等等，這些來之不易的成績，往往都是要慶祝的。
第四類，本單位取得顯著發展的慶典。當本單位建立集團、確定新的合作夥伴、兼併其他單位、分公司或連鎖店不斷發展時，自然都值得慶祝一番。
就形式而論，商界各單位所舉行的各類慶祝儀式，都有一個最大的特色，那就是要務實而不務虛。若能由此而增強本單位全體員工的凝聚力與榮譽感，並且使社會各界對本單位重新認識、刮目相看，那么大張旗鼓地舉行慶典，多進行一些人、財、物的投入，任何理智、精明的商家，都會對此在所不惜。所之，若是對於宣傳本單位的新形象、增強本單位全體員工的自豪感無所作為，那么舉行一次慶典即使花不了幾個錢，也沒有必要好大喜功、非要去搞它不可。
對商界人士業講，組織慶典與參加慶典時，往往會各有多方面的不同要求。慶典的禮儀，即有關慶典的禮儀規範，就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內容所組成的。以下，對其分別予以介紹。
組織籌備一次慶典，如同進行生產和銷售一樣，先要對它作出一個總體的計畫。商務人員如果受命完成這一任務，需要記住兩大要點：其一，要體現出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內容。
毋庸多言，慶典既然是慶祝活動的一種形式，那么它就應當以慶祝為中心，把每一項具體活動都儘可能組織熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面，還是全體出席者的情緒、表現，都要體現出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此，慶典的宗旨——塑造本單位的形象，顯示本單位的實力，擴大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實。
慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應當在其具體內容的安排上，得到全面的體現。
七、海外商務禮儀
隨著國際商務交往的日益頻繁，許多白領一族開始轉變成經常飛來飛去的“國際人”，與世界各地的商務人士交往，你需要充分了解各國的商務禮儀，這會對你的商務工作提供很大的幫助。
匈牙利
匈牙利居民大半是馬扎爾人，具有東方人豪放的性格。商人大多都非常重視商業道德。到匈牙利進行商務活動，最好穿深色保守式樣西裝。拜訪政府部門或大公司，絕對需要提前定時間。匈牙利和其他東歐國家一樣，在商務談判時，喜歡討價還價，一般情況下都要打折扣才行。
最佳。該國貨幣為福林，禁止出入境，外幣入境不限，但需嚴格申報數額。官方不鼓勵給小費，但私下仍受歡迎。近日美元與福林的比價約為1∶240。
泰國
訪問泰國各級政府機構宜穿西裝，但商人見面時穿講究一點的T恤衫、系領帶即可。拜訪大公司或政府部門必須提前預訂時間，並持有用英文、泰文和中文對照的名片，當地兩天即可印好。泰國進出口商以華人為主，目前泰商也日漸增多，但大多數是做政府生意。如果需要在曼谷市內四處談生意，最好包一輛計程車，這樣會既方便又省錢。
瑞士
瑞士位於中歐南部，面積約4萬多平方公里，人口近700萬，德語、法語和義大利語均為官方語言。按照瑞士的商務禮俗，平時適合穿三件套的西裝，拜訪各大公司或政府機構，必須先預訂好時間，並且記住一定守時。一般公司或政府機構主管人員在早晨7點～8點上班。
瑞士人作風嚴謹、保守並講究信譽，但有時也帶有頑固的一面，與他們洽談業務，必須要有耐心。一旦對方決定購買你的產品，幾乎就會無限期地一直買下去。相反，如果對方流露出了“不”字，你也就沒有必要繼續努力了，因為他們很少輕易改變主意。
遵守契約，誠實不阿，瑞士人堪稱楷模。瑞士的大公司多半設在蘇黎世，它是全國最大城市，也是工商業、金融、文化和陸空交通樞紐。瑞士銀行業非常發達，全國共有大大小小銀行5000多家，其中有五分之三的總部設在蘇黎世。
常用軟體
數據處理軟體Excel2000、文稿演示軟體PowerPoint2000、網頁製作軟體FrontPage2000，以及反病毒軟體KILL98forWindoWs95/98單機版和壓縮工具軟體WinZip8.1等常用軟體。
