全省統一實施義務教育階段學籍電子化管理，是新形勢下提高義務教育整體管理水平的必然要求，是教育管理信息化的重要組成部分，是加強和規範義務教育學籍管理工作的重要舉措，是有效控制義務教育學生輟學、嚴格管理外來務工人員子女入學的重要方式，對促進義務教育均衡發展、提高義務教育的質量和水平都有十分重要的意義。
近幾年來，在全省各級教育行政部門和廣大中國小的共同努力下，我省義務教育階段學籍電子化管理工作已經取得很大進展，各地已經基本完成了學校和學生基本信息的錄入工作，為全省統一進行學籍電子化管理奠定了良好基礎。根據教育部有關檔案精神，我省從今年開始統一實施義務教育階段學籍電子化管理，現就有關事項通知如下：
一、統一規範學籍電子化管理的要求
1、各級教育行政部門和義務教育階段學校（含完中的國中部，下同）要使用專用計算機進行學籍管理，指定專人管理學籍，專櫥分類保管書面學籍管理資料。對新擔任學籍管理工作的人員要進行業務培訓，使學籍管理人員能夠準確掌握學籍管理政策和熟練使用學籍管理軟體。
2、各級教育行政部門和學校要嚴格執行《江蘇省義務教育階段學籍管理規定》（蘇教基〔2004〕33號）及其補充通知，認真、規範辦理學生的學籍手續。學籍變動必須經過教育主管部門審批，有關書面材料要立卷存檔，作為學籍審核中確認學生學籍變動情況的依據。對發生學籍變動的學生一定要及時變更其學籍信息，對確定已經輟學的學生，在變更其學籍信息的同時上報教育主管部門。
3、各義務教育階段學校使用管理軟體，要認真填寫學校信息和學生信息，必填欄位務必不留空白，關鍵欄位一定要按照全省的統一要求填寫（見附屬檔案）。
4、凡經教育行政部門審批的義務教育階段民辦學校、民工子女學校等非公辦學校，學生學籍均納入當地教育行政部門的統一管理，按規定要求按期上報學籍管理數據。未經批准的民工子女學校，學生學籍儘量納入當地教育行政部門統一管理範圍。
5、根據各地在前一階段使用中提出的建議，我廳修改了學籍管理軟體，增加了管理功能，繼續向全省免費提供。學校版軟體可在“江蘇基礎教育網”專題欄目的“學籍管理”中下載。市級資料庫管理版的軟體由我廳直接提供。縣（市、區）教育行政部門可根據需要，自行開發、委託開發或購買縣級版軟體。
二、建立學籍審核制度
1、各級教育行政部門和學校都要建立義務教育階段學籍審核制度。學校每學期審核一次學生學籍，市、縣（市、區）教育行政部門每年對所轄地區學校的學籍管理情況審核一次。審核工作要嚴格按照學籍管理規定的要求進行，確保學籍管理工作的規範、學籍變動手續的完備、學生基本信息和學籍變動信息的準確。
2、學籍審核要保證學校名稱、代碼、年級和班級設定等學校基本信息的準確、學生基本信息和其他信息中各欄位的規範和完整；在校生數、畢業數、招生數、學籍變動情況等各種學籍數據要保持一致。
3、學籍審核中要特別關註：招生和畢業學生情況，上學年休學與本學年復學情況，輟學情況，轉學和借讀學生情況。防止輟學不登記、休學和復學的學生不吻合，轉學和借讀無手續，流動人口子女不標註的情況發生。
三、建立定期上報制度
1、每年全省上報學籍管理數據一次。每年9月15日為學校學籍管理數據上報時間點，上報上年9月16日至本年9月15日時間段內，所有義務教育階段學校的學校信息、學生基本（含其他）信息、學籍變動信息。9月底前學校將數據上報到縣級教育主管部門，各市匯總後於10月底前上報到省教育廳。
2、學校上報的數據由縣級教育主管部門負責審核，縣（市、區）和市直屬學校上報的數據由市級教育主管部門負責審核。市、縣兩級的審核工作可與每年的學籍管理審核工作結合進行。
3、2007年上報的學籍管理數據，應包括學校信息、學生的基本（含其他）信息、國小近5年和國中近2年未畢業年級的學籍變動信息。
四、建立學籍管理數據保密制度
1、由於學籍管理信息涉及到學生及家庭的情況，必須予以保密。各級教育行政部門和學校都要建立學籍管理數據保密制度並嚴格執行，確保學生基本信息不公開、不擴散。要加強技術安全工作，防止“黑客”攻擊，保證學籍管理在相對封閉的系統內正常運行。
2、為確保學籍管理數據的安全，各市上報給省教育廳的數據，經領導審核後，採用數據存儲在移動存儲器上由人工遞送的方式進行。
附屬檔案：學校、學生信息關鍵欄位的要求
江蘇省教育廳辦公室
2007年11月1日印發
附屬檔案
學校、學生信息關鍵欄位的要求
1、學校：學校的基本信息要填寫齊全，校名要寫全稱。
2、教學點：教學點的班級和學生納入主管國小統一管理。同一年級中，教學點的班級排在本部同年級班級的最後，按序號順排。
3、分校：獨立建制的分校，由區縣教育行政部門給學校代碼，獨立上報學籍管理數據；非獨立建制的分校，納入校本部統一管理，班級排在本部同年級班級的最後，按序號順排。
4、姓名：學生姓名前後和中間不能留空格。
5、學籍號碼：學生的學籍號碼要按省教育廳的統一要求填全，不要省略。
6、戶籍住址：本省外省學生同樣要求。填寫戶籍所在地住址的全稱，要有省、市、縣（市、區）名稱，農村的要填到鄉（鎮、街道）、村、組；城市的要填到路（街、巷）、詳細門牌號碼。
7、實際住址：與戶籍住址相同的可複製戶籍住址；與戶籍住址不同的，按照填寫戶籍住址的要求詳細填寫。
8、來源：學區內免試就近入學、本縣（市、區）內入學、同一城市跨區入學的填“非流動”；跨縣（市）、市、省的填“流動”。
9、學籍變動：對學籍發生變動的學生，要及時在“學籍變動管理”欄進行相應變動操作，並確定操作成功。
辦理轉出和借出手續，要在“轉入轉出學校名稱”欄中填寫對方學校名稱；接收轉入、借入學生的要在“原學籍號”欄中填寫學生轉出、借出的學校名稱及相應學籍號碼。
10、“兩免一補”：接受省里統一下發教科書的學生，一定要在“免書本費”一欄里填“1”。給予生活補助的要在“生活補助費”一欄里填“1”
11、“留守兒童”：父母雙方外出務工、經商一年以上的為“留守兒童”，要在“留守兒童”一欄里填“1”。
12、“殘疾”：殘疾學生，要在相應的類型中填“1”。
13、身份證號碼：今年要求儘量填報。明年，一年級新生一定要全部填報，其他學生儘量補齊。
