交涉內容
交涉的內容通常包括：事情的起因，交涉方的立場和看法，對被交涉方提出的要求。交涉時，被交涉國如事先得到授權，一般要表明己方態度，或對交涉內容進行反駁；如事先不了解情況，則會視情闡述己方的原則立場。交涉方通常會要求當事人將交涉報告政府。
由於事情的緩急和重要程度不同，交涉官員的級別也會不一樣。一般性交涉，在處長、參贊級別上；比較重要的，在司長、大使（大使不在，則由臨時代辦出面）級別上；重要的，則在部長助理或副部長與大使（代辦）級別上。如系突發或緊急事件，亦可緊急召見或約見。提出召見或約見請求時，交涉方通常要說明交涉的議題，讓對方心中有數並作好相應準備。
渠道程式
1、外交交涉的渠道：外交渠道（diplomatic channel）亦稱外交途徑，是指主權國家之間通過其政府外交部、駐外常駐外交代表機關來進行的外交交涉的途徑。外交渠道一般有兩種，一是通過本國外交部同其他國家駐在本國的使館進行聯繫和交涉；二是通過本國駐外使館與駐在國外交部進行聯繫和交涉。
2、外交交涉的程式：一般是駐外使館館長約見駐在國外交部主管司長，如遇重大政治性交涉，可約見駐在國外交部長。另一方面，一國外交部門通常由其主管司長約見外國使館館長交涉問題，遇重要政治問題才由副外長或外長約見外國使館館長交涉。
3、外交交涉的形式：頭交涉與書面交涉，書面交涉所採用的文體通常是照會和備忘錄。
4、外交辭令：外交語言又稱外交辭令（diplomatese），是外交場合中談話的一種特殊的表達方式，它使用的詞語含義深蘊，以柔示剛，緩中含急，言輕意重。值得注意的是外交交涉中有些習慣上的專門用詞或用句，有一定的含義，在使用外交辭令時，必須注意準確妥當，不可隨意使用，以免招致對方誤解，引起交涉上的不良後果。
表述方式
外交交涉中最常見的表述，依事件的嚴重程度，主要有：關注（關切）、遺憾、不滿、反對和抗議。有時，還會根據需要加上帶有感情色彩的修飾詞，如深表關切、堅決反對、強烈抗議等。“關注”與“關切”區別不大，“關注” 偏重“重視”，“關切”強調“關心”。例如，中東局勢趨於緊張，宜用“關注”；某國發生騷亂，中國僑民生命財產受到威脅，宜用“關切”。
有兩種情形會表示“遺憾”，一是對對方的言行不滿，但在一定程度上又表示理解。比如4名聯合國工作人員在美國對阿富汗的空襲中喪生，聯合國秘書長安南表示遺憾，強調美方應保證聯合國工作人員的人身安全。當時美英正在阿採取反恐軍事行動，這個事件不是美英故意所為，且已表示了歉意。另一種情形是不該發生的事情發生了，但性質不是很嚴重。比如，朝鮮代表在法蘭克福轉機前往紐約出席千年議長大會，登機前受到美方安全人員的突然檢查，朝方提出抗議，美國政府對此事件表示“遺憾”，並希望朝鮮代表如期與會。
“不滿”與“反對”指對方的言行損害了己方利益，無法接受，“反對” 比“不滿”更為嚴重。美國國務卿鮑威爾在國會聽證會上，將台灣稱為“中華民國”。由於美方強調此事純屬口誤，並不表明美所奉行的一個中國政策有任何改變，中方向美方提出了交涉，表示不滿。而中方在就美國向台灣出售先進武器進行交涉時，使用的則是“強烈不滿”和“堅決反對”。
語言特點
外交交涉外交交涉語言既有嚴謹的特點，也有模糊的優勢。說它嚴謹，是因為用何種語言，事先都要字斟句酌，要根據當時兩國關係的情況和事件本身的嚴重程度而定，即使發生相同的事件，在不同的形勢下，也有可能使用不同的措辭。說它模糊，因為“關注”、“遺憾”、“不滿”、“反對”和“抗議”之間，特別是相近的兩種表述之間有多大差別，並沒有統一的標準，更不用說“關注” 與“深表關注”之類的區別了。
對同一個（類）事件，如果兩國關係沒有大的變化，措辭的加重，則表明對交涉的重視程度或事態的嚴重程度在加深，被交涉方應引起重視。有時對一個並不嚴重的事件，在特定情況下，從外交鬥爭的需要出發，可以使用強烈的措辭；反之對一個相當嚴重的事件，為了維護兩國關係大局，或配合某個重大外交行動，則採取較為平和的措辭。
抗議是交涉中最嚴重的一個等級，包括“抗議”、“強烈抗議“和“最強烈抗議”，召回外交大使意味著將凍結外交關係，關係緊張。
