公文，即公務文書的簡稱，是國家機關、企事業單位、社會團體等法定社會組織為發揮行政管理效能而在行使職權和實施管理的過程中，依據特定的程式、規則、格式撰寫的，用以傳達政令、指導布置和商洽工作、請示和答覆問題、報告和交流情況、聯繫公務及記載工作活動的文書。
公文屬於套用文，有廣義和狹義之分。
狹義的公文指法定公文，即由中共中央辦公廳、國務院辦公廳、中央軍委辦公廳通過檔案予以規範的公文。其中，《中國共產黨機關公文處理條例》規定黨的各級領導機關正式檔案常用的有13種：公報、決議、決定、指示、條例、規定、通知、通報、報告、請示、批覆、會議紀要、函。國務院辦公廳修訂的《國家行政機關公文處理辦法》中規定有12類13種：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、會議紀要、函。《中國人民解放軍機關公文處理條例》規定軍隊機關公文主要有12類13種：命令、通令、決定、指示、通知、通報、報告、請示、批覆、函、通告、布告、會議紀要。
這些法定公文除了都具有嚴格的公文體式，需要按照公文處理程式辦理，與機關工作的關係極為密切以外，國務院辦公廳規定的行政機關的公文還有涉及面大、運轉範圍廣、適應性強的特點，它相對專用公文來說，具有通行性質，故人們稱之為“通用公文”。
廣義的公文，既包括狹義的法定公文，也泛指機關常用的套用文。只要是法定組織在從事公務活動中為特定的對象表述自己的意志，依據特定的規則、程式、格式撰制出來的，在確定的範圍固定使用並直接發揮社會管理效能的文書，均可稱為“公文”。一般說主要有綜合性工作總結、計畫（包括規劃、工作要點、意見、辦法、方案、構想等）、調查報告、簡報、講話稿、規章制度（如章程、細則、辦法、守則）等。至於一些專用公文，如財經公文、司法公文、外交公文等，也是公文的重要組成部分。
公文的特點:
1.公文是在公務活動中形成並使用的文書
公文的“公”，從廣義上講是泛指一切公共事務；從狹義來理解是指國家機關的事務，其中包括黨的機關、立法機關、行政機關、軍事機關、檢察機關、審判機關，以及黨政機關在企事業、社會團體設定機構的事務。不管從哪個角度來理解，公務活動，即社會性事務是公文賴以形成和生存的客觀基礎。離開了公務活動，則無所謂公文。
公文及其運行全過程本身就是公務活動的一個組成部分。公文是為滿足直接處理各種管理活動的需要而形成和使用的，是為人們解決各項管理活動中產生的具體問題而製作的。社會各種組織之間通過交換檔案來實現表達意圖，溝通意見，傳遞信息，商洽問題，是各種組織處理事務的必不可少的一種工具。因此，公文具有最直接的套用性，也正是這一特點決定了公文的內容和形式自始至終都必須服務於社會組織的各項管理活動。
2.公文是由法定作者撰制出來的文書
公文不是誰都可以任意制發的，公文是由法定的作者製成和發布的。這是公文同圖書、情報資料、通訊報導以及一般的文章作品的一個顯著區別，是公文的顯著特點之一。
3.公文是直接表述法定作者意志的文書
具有法定地位的機關、組織，都有自己的組織系統、領導關係和職權範圍，有自己主管的事務與辦事意圖。它們在行使法定職權和實施管理的公務活動中，必然會產生體現自身意志的文字材料。這是公文形成的必要條件，也是公文的實質所在。
4.公文是具有法定權威的文書
公文既然足黨政機關、社會團體、企事業單位為了傳達意圖、辦理公務、記載工作活動而制發的，這就必然要賦予檔案以機關喉舌的地位。也就是說，檔案可以代表機關發言，代表制發機關的法定權威。因此，檔案也就成為各級機關組織開展工作的法定依據。比如：中共中央檔案，就代表黨的中央委員會這一黨的最高領導機關的法定權威，傳達的是黨中央的意見，所以它在全黨、全軍、全國人民中享有極高的威信。通過中共中央檔案的制發，傳達了黨的路線、方針和政策，作為全國各條戰線、各個地區、各個系統、各個部門工作的依據和準繩。再如：國務院是全國最高行政機關，它所制定和頒發的檔案，代表中央人民政府的職能和職權範圍，具有行政領導和行政指揮的權威等。這種法定的權威性，也叫做法規的強制力，如國家領導機關發布的命令、法令、法規等，是通過一定的立法程式產生的，是要強制執行的，違反了是要依照法律追究的。
5.公文是具有特定效用的文書
公文的特定效用指公文的現實效用，是由檔案制發機關的法定地位所賦予的。從每一份具體的檔案來說，都有它本身的特定的現實效用，代表它的制發機關所賦予的法定效力和作用。比如：黨政領導機關所發出的每一項指示、每一項決定，要求所屬機關認真貫徹、堅決執行。即使是一份通知，同樣要求地方收文機關閱知和辦理。下級機關的一份報告、一份請示也同樣要求上級領導機關閱知或批覆等。檔案所具有的特定效用是有一定的時間性的。任何檔案都不是永遠有效的。雖然有的檔案具有歷史文獻價值，但從總體上說，它還是著眼於現實效用的。檔案在現行工作中形成，在現行工作中使用，為推動現行工作服務。一旦它們的現行使命完成，其中具有保存價值的就轉化為檔案保存，對今後的工作還起著參考、憑證作用。
6.公文是直接作用於社會管理系統的文書
公文是國家機關及其他社會組織處理政務、辦理事務的重要工具，任何一個機關、組織在日常的工作活動中都要通過公文這一工具來表達意圖，處理公務，實施管理。比如：向上級匯報工作，則使用“報告”；向下級布置工作，則使用“指示”或“通知”；向有關單位聯繫公務，則使用“函”；記載會議議決事項，則使用“決議”或“會議紀要”等。
