簡介
中小企業管理軟體主要是用來管人、管財、管物的，專為企業解決管人、管財、管物方面遇到的典型問題，它引領著中小企業走向企業信息化管理時代。
中小企業問題
下面是業內某公司整理的中小企業存在的問題。
管人
對象：客戶、銷售團隊
典型問題
1、 沒有完整的客戶檔案，尤其大量潛在客戶未及時報備
2、 客戶沒有及時聯繫跟進；
3、 老客戶流失未及時發現；
4、 市場推廣投入大、回報低；
5、 業務員未充分利用工作時間進行業務拓展工作。
企業損失
1、 往來客戶流失率高
假定企業有100家往來客戶，流失率10%，則每年有10家客戶流失，以每個客戶年平均銷售額10萬元計，損失銷售額至少在上百萬元。要注意的是流失客戶並不象很多企業聲稱的那樣只是沒有價值的小客戶或散戶，根據公司多年來對中小企業的接觸了解，由於很少有企業真正意識到並統計過客戶流失的數量、原因以及計算損失，所以很多企業的實際情況比這個估計要嚴重得多。
2、 潛在客戶利用率、成交率低
不管是由企業進行市場宣傳，還是由業務員日常業務拓展帶來的潛在客戶，在傳統的報告表格式管理模式下，通常只有不到1/3短期內有望成交的客戶被上報存檔，其它大多數短期內意向不明朗需要中長期跟進的客戶資料都未被及時記錄存檔，這就意味著假如企業年銷售額1000萬中，正常情況下通過新客戶的拓展可能帶來300-500萬的銷售收入增長，但是粗放式的管理導致企業付出了巨大的市場宣傳和人力成本投入，而最終產生的新客戶銷售額可能只有100-200萬，造成企業機會成本損失高達200-300萬。
3、 市場宣傳投入的巨大浪費
由企業進行廣告、參展、市場宣傳等的投入帶來的潛在客戶，其中可能只有不到1/3短期內有成交希望的客戶被詳細備案並積極跟進，而其它大多數存在成交機會但需要中長期跟進的客戶大多都沒有被重視、報備或中途放棄，根據經驗，這部分客戶如果得到有效的管理和持續跟進，至少還可以再轉化增長30%以上的銷售額，這就意味著如果市場投入10萬元，至少損失浪費3萬元。
4、 人力成本投入的巨大浪費
中小企業每請1個員工都不容易，但是企業支付每天8小時的薪資，業務員做了多少事呢？有統計數據表明業務員實際上每天只有不到1/3的時間用於與業務密切相關的工作，很多企業的真實情況甚至比這個比例更低！按每個業務員月費用2000元，其實際工作量折合企業支付的薪資費用僅600元左右，以10人的銷售團隊，年銷售薪資費用20萬元計，實際損失高達10多萬元。
管財
對象：銷售及回款情況、採購及付款情況、應收應付、日常費用支出及控制
典型問題
1、 不能實時掌控企業銷售及資金進出情況
2、 收款不及時，影響資金周轉，壞帳風險增大
3、 費用增長快，蠶食企業利潤，不知如何控制
企業損失
1、1%的壞賬將使利潤減少10%
2、1%的費用也可蠶食10%的利潤
3、對銷售及市場反應遲鈍可能招致災難性損失
管物
對象：進出貨情況及庫存明細
典型問題
1、 發貨不及時，引發客戶投訴
2、 庫存混亂，不能實時掌握庫存動態
企業損失
1、客戶要求賠償、退貨
2、貽誤商機
3、 存貨不足導致交貨延遲
4、存貨過高影響資金周轉
5、庫存資產流失
傳統的報告表格式管理存在哪些問題？
1、傳統表格式的客戶檔案管理，信息單一、查詢不便、更新不及時。
2、工作報告式的日常管理，難以真實全面地掌握銷售人員的工作狀況。
3、各種報告表格信息零亂、分散、不能共享；容易被非法修改和複製，安全性差。
4、只注重結果，缺乏過程管理，沒有明確的工作量指標和有效的稽核手段，導致銷售人員缺乏工作指引、效率低下、能力提升慢，間接浪費了企業的人力資源投入。
5、大量潛在客戶信息在銷售人員手中沒有及時報備到公司統一管理，撞單頻繁，尤其業務人員離職時導致銷售中斷、客戶資源的流失。
由市場行銷資源的投入帶來的大量潛在意向客戶缺乏及時有效的管理，將導致成交率低、銷售周期拉長，是對市場行銷投入的巨大浪費。
大量數據手工管理，工作量大、效率低、出錯率高、利用率低，只能出少量簡單的報表，不能進行全方位深入的各種查詢及統計分析，難以為管理人員提供全面的決策依據。
解決方案
業內某軟體公司解決方案：
如何管人？
解決方案在人、財、物的管理里，相對財和物來說，人是最難管的，因為財和物都是死的，財務有制度有手工帳，進出貨有貨單，有報表，手工管理最多是麻煩點、效率低點，做得好不會給企業創造多大的效益，做得不好也不會造成多大損失。而對客戶和銷售團隊的管理，管理得好則可以直接提高工作效率和銷售業績，減少資源和成本投入的浪費。一流的企業家只管人不管事，二流的企業家既管人也管事，三流的企業家只管事不管人。
| 問 題 | 企業管理平台解決方案 |
| - 沒有完整的客戶資料檔案記錄，即使有也不是經常更新 | 全面完整的客戶檔案（圖1、2）： 1、 基本信息、客戶分類信息、聯繫記錄、客戶聯繫人檔案、報價記錄、往來訂單、應收帳款、銷售費用、首次下單日期、上次下單日期、累計銷售額、銷售毛利、平均採購周期、預計下次採購日期等 2、 客戶分類統計：按所在省份、城市、客戶類型、客戶行業、客戶等級、客戶來源等；多種統計指標：按累計銷售額、累計訂單數、累計銷售毛利等；多種圖表形式，可複製、列印； |
| - 客戶沒有及時聯繫、跟進 | 工作檯自動提醒（圖3）： 1、 今天應聯繫的客戶 2、 明天/本周應聯繫的客戶 3、 逾期未聯繫的客戶 |
| - 老客戶流失沒有及時發現，也無人關注 | 工作檯自動提醒（圖3）： 1、 近期下單的客戶 2、 逾期未採購的客戶 3、 歷年流失的往來客戶 |
| - 客戶動態不清楚 | 工作檯自動提醒（圖3）： 1、 最近新建的客戶 2、 最近更新的客戶 3、 最近丟單的客戶 4、 本月/本季/本年新簽約的往來客戶 5、 上月/上季/上年新簽約的往來客戶 |
| - 潛在客戶信息只有少數上報到公司，跟進情況也不清楚 | 潛在客戶分級報備： 目前所處的銷售階段或狀態、 客戶等級、上次聯繫日期等 |
| - 業務員工作期間沒有詳細的工作記錄，離職後交接簡單，造成大量人力成本和客戶資源的雙重浪費 | 銷售團隊：基於行銷過程的管理： - 定量：設定工作量指標，及時查詢、分析統計 1- 每個客戶聯繫拜訪的歷史記錄 2- 業務員日常聯繫拜訪的歷史記錄 - 保質：發現問題、及時指導，提高工作質量 1- 有效的聯繫記錄 2- 高質量高價值的聯繫記錄 3- 不成功的聯繫記錄 4- 成功率分析 5- 丟單率分析 |
圖1 - 客戶基本信息：
圖2 -客戶擴展信息：
圖3 -集成化的工作檯：
銷售團隊：基於行銷過程的管理
1、注重結果，逐級制定業績指標，以結果為導向；
2、關注過程，過程影響結果
- 定量：制定工作量指標、和經濟利益掛鈎
- 保質：分析銷售人員的工作記錄、及時指導批示、保證工作質量
填報聯繫記錄
記錄每次聯繫客戶的內容和跟進策略，可了解每個客戶的完整的跟進過程；便於發現問題、防止銷售中斷；
經理評註
可對業務員跟進中的問題及時給與建議和指示
工作量統計
通過制定明確的工作量指標，比如新報備的客戶數、拜訪量等，並和利益掛鈎，可數倍地提高銷售團隊工作效率；
績效分析
對聯繫記錄的結果分析，可評估個體和團隊日常銷售活動的績效水平，及時發現問題，並制定提升策略；
如何管財
| 問 題 | 企業管理平台解決方案 |
| - 不能實時掌控企業銷售動態 | 工作檯一鍵自動查詢（圖3）： 1、 本周/本月/本季/本年簽訂的契約訂單 2、 上周/上月/上季/上年簽訂的契約訂單 3、 最近一周/最近一個月簽訂的契約訂單 靈活可自定義的上百種銷售報表及統計分析圖表： 1、 歷年銷售增長趨勢分析（圖4） 2、 按月度銷售分析 3、 按市場區域、省份、城市銷售分析（圖5） 4、 按客戶類型、客戶等級、客戶行業銷售分析 5、 按分支機構、銷售代表業績統計 6、 按產品大小類、規格型號、品牌等銷售分析（圖6） 7、 指定產品的價量變化分析，制定差異化價格策略 8、 客戶銷售排行：按銷售額、訂單數、毛利、淨收益 |
| - 不能實時掌握資金進出情況 | 收款及付款查詢、統計分析： 1、按年度、月度收款、付款紀錄及統計圖表 2、按分支機構、銷售代表收款統計 |
| - 收款不及時， - 影響資金周轉，壞帳風險增大 | 工作檯自動提醒（圖3）： 1、本日/本周應收帳款 2、一周內/下月應收帳款； 3、逾期未收帳款（30天/60天/90天/180天及以上） |
| - 費用增長快，蠶食企業利潤，不知如何控制 | 基於統計分析基礎的費用控制： 1、 費用記錄：包括管理費用、員工薪資、銷售費用等 2、 按年度、月度費用增長變化趨勢分析 3、 按費用項目、費用大類統計 4、 按分支機構、銷售代表費用統計等 5、 分費用項目、分支機構、銷售代表的各種統計 |
圖4 – 歷年銷售趨勢分析
圖5- 按市場區域銷售分析
圖6 – 按產品規格型號銷售分析
如何管物
| 問 題 | 企業管理平台解決方案 |
| - 發貨不及時，引發客戶投訴 | 自動交貨提醒： 1、 今天應交貨的產品清單 2、 明天應交貨的產品清單 3、 一周內應交貨的產品清單 4、 逾期未交貨的產品清單：已交貨數量、未交貨數量 |
| - 庫存混亂， - 不能實時掌握庫存動態 | 動態庫存查詢： 1、 實時查詢產品的動態庫存：庫存數量、已訂未出數、已購未入數、實際可用數量等(SNHGES system) 2、 入、出庫、庫存調撥、組裝拆卸等 3、 支持分倉庫存 |
