人力資源管理系統
發展簡介
HRMS（Human Resource Management System：人力資源管理系統）的發展歷史可以追溯到20世紀60年代末期。由於當時計算機技術已經進入實用階段，同時大型企業用手工來計算和發放薪資既費時費力又非常容易出差錯，為了解決這個矛盾，第一代的人力資源管理系統應運而生。當時由於技術條件和需求的限制，用戶非常少，而且那種系統充其量也只不過是一種自動計算薪資的工具，既不包含非財務的信息，也不包含薪資的歷史信息，幾乎沒有報表生成功能和薪資數據分析功能。但是，它的出現為人力資源的管理展示了美好的前景，即用計算機的高速度和自動化來替代手工的巨大工作量，用計算機的高準確性來避免手工的錯誤和誤差，使大規模集中處理大型企業的薪資成為可能。
第二代的人力資源管理系統出現於20世紀70年代末。由於計算機技術的飛速發展，無論是計算機的普及性，還是計算機系統工具和資料庫技術的發展，都為人力資源管理系統的階段性發展提供了可能。第二代人力資源管理系統基本上解決了第一代系統的主要缺陷，對非財務的人力資源信息和薪資的歷史信息都給予了考慮，其報表生成和薪資數據分析功能也都有了較大的改善。但這一代的系統主要是由計算機專業人員開發研製的，未能系統地考慮人力資源的需求和理念，而且其非財務的人力資源信息也不夠系統和全面。
人力資源管理系統的革命性變革出現在20世紀90年代末。由於市場競爭的需要，如何吸引和留住人才，激發員工的創造性、工作責任感和工作熱情已成為關係企業興衰的重要因素，人才已經成為企業最重要的資產之一。“公正、公平、合理”的企業管理理念和企業管理水平的提高，使社會對人力資源管理系統有了更高的需求；同時由於個人電腦的普及，資料庫技術、客戶/伺服器技術，特別是Internet/Intranet技術的發展，使得第三代人力資源管理系統的出現成為必然。
第三代人力資源管理系統的特點是從人力資源管理的角度出發，用集中的資料庫將幾乎所有與人力資源相關的數據（如薪資福利、招聘、個人職業生涯的設計、培訓、職位管理、績效管理、崗位描述、個人信息和歷史資料）統一管理起來，形成了集成的信息源。友好的用戶界面，強有力的報表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力資源管理人員得以擺脫繁重的日常工作，集中精力從戰略的角度來考慮企業人力資源規劃和政策。
系統功能
近幾年來，國內外與人力資源管理有關的系統和程式的發展都非常迅速，眾多軟體如雨後春筍般地不斷湧現。這些軟體儘管各有特點，但從功能上來分析，大致可分為如下幾種：
人力資源管理
人力資源管理系統從科學的人力資源管理角度出發，從企業的人力資源規劃開始，記錄招聘、崗位描述、培訓、技能、績效評估、個人信息、薪資和福利、各種假期、到離職等與員工個人相關的信息，並以易訪問和可檢取的方式儲存到集中的資料庫中，將企業內員工的信息統一地管理起來。完整的記載員工從面試開始到離職整個周期的薪資、福利、崗位變遷、績效等歷史信息。
該模組可管理較全面的人力資源和薪資數據，具有靈活的報表生成功能和分析功能，使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來，同時綜合性的報表也可供企業決策人員參考，如生成按崗位的平均歷史薪資圖表，員工配備情況的分析圖表，個人績效與學歷、技能、工作經驗、接受過的培訓等關係的分析等。 薪資和福利模組
該模組通常可用於管理企業薪資和福利計算的全過程，其中包括企業的薪資和福利政策設定、自動計算個人所得稅、自動計算社會保險等代扣代繳項目。通常，這些程式還可以根據公司的政策設定並計算由於年假、事假、病假、婚假、喪假等帶薪假期以及遲到、早退、曠工等形成的對薪資和福利的扣減，能夠設定企業的成本中心並按成本中心將薪資和總賬連線起來，直接生成總賬憑證，還能存儲完整的歷史信息供查詢和生成報表；這類系統也可處理部分簡單的人事信息。
培訓管理模組
培訓管理系統一般通過培訓需求調查、預算控制、結果評估和反饋以及培訓結果記載等手段，實現培訓管理的科學化，並且和人力資源信息有機地聯繫起來，為企業人力資源的配備和員工的升遷提供科學的依據。
在此值得一提的是，雖然嚴格地講，基於計算機的培訓管理系統不能歸於人力資源管理系統，但由於學員可以不受時間、地點和教員講課水平的限制，自學後通過在線上考試，其結果也可以記入人力資源管理系統中，因而受到很多公司的青睞。不少公司甚至自己組織力量投資開發專用的培訓軟體。線上學習”(e-learning)如同Internet一樣，正在風靡全球，它不僅可以節約可觀的訓練費用和人力投資，而且，正在給傳統的培訓業造成一定的衝擊。有人甚至斷言“線上學習”將成為未來的主要學習途徑。
考勤管理模組
為了有效地記載員工的出勤情況，很多企業購置了打卡機、考勤機等設備。考勤管理程式一般都與這些設備相接，根據事先編排的班次信息，過濾掉錯誤數據，生成較為清晰的員工出勤報告，並可轉入薪資和福利程式中，使考勤數據與薪資計算直接掛鈎。其生成的文檔還可作為歷史信息保存，用於分析、統計和查詢。
基礎數據層
基礎數據層包含的是變動很小的靜態數據，主要有兩大類， 一類是員工個人屬性數據，如姓名、性別、學歷等；另一類是企業數據，如企業組織結構、職位設定、工資級別、管理制度等。基礎數據在HR系統初始化的時候要用到，是整個系統正常運轉的基礎。
業務處理層
業務處理層是指對應於人力資源管理具體業務流程的系統功能， 這些功能將在日常管理工作中不斷產生與積累新數據，如新員工數據、薪資數據、績效考核數據、培訓數據、考勤休假數據等。這些數據將成為企業掌握人力資源狀況、 提高人力資源管理水平以及提供決策支持的主要數據來源。
決策支持層
決策支持層建立在基礎數據與大量業務數據組成的HR資料庫基礎之上， 通過對數據的統計和分析， 就能快速獲得所需信息， 如工資狀況、員工考核情況等。這不僅能提高人力資源的管理效率, 而且便於企業高層從總體把握人力資源情況。
系統作用
不少企業管理人員已經認識到採用人力資源管理系統的必要性，紛紛開發或選購適合本企業特點的人力資源管理系統。但是，仍有不少企業決策者對人力資源管理系統還沒有一個比較清楚的認識，他們往往認為只要將員工的信息輸入計算機，再用Excel或Word列印出漂亮的報表就行了。事實上，前後兩種套用途徑大相逕庭。
整合的、集中的信息源
首先，我們可以先看看，企業里現有有關人力資源方面的信息是如何保存和查找的？可能會用自編程式、FoxBase或Excel來計算員工的工資，而員工的養老金信息、契約信息、個人信息等可能被存放於多個Word或Excel檔案中或列印出來放在檔案櫃裡。這種分散的信息源，在信息的採集、整理和更新時會產生許多重複的工作，造成人工浪費，其保存和查找也是一個相當困難的過程。由於這些信息都是分散保留的，因此當上級需要一份報表時，要將這些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知。而要使所有的信息得到及時的更新從而保持相容的狀態則幾乎是不可能。
人力資源管理系統，就可以用集中的資料庫將與人力資源管理相關的信息全面、有機地聯繫起來，有效地減少了信息更新和查找中的重複勞動，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來不可能提供的分析報告成了可能。
易訪問、易查詢的信息庫
在沒有採用和實施人力資源管理系統之前，當企業管理人員要統計數字時，往往依賴於某個人或某些人來獲取。首先是找到人力資源部的相關人員，由他們從不同的計算機檔案、列印件或檔案櫃中查找相關的信息，再匯總後提交。這種依賴於人的過程往往會因為花費的時間較長或某個人不在辦公室而不能及時完成。
在採用和實施人力資源管理系統之後，就會將依賴於人的過程改為依賴於計算機系統的過程。企業管理人員只要獲取了相應的許可權，就可以隨時進入系統，直接查閱相應的信息。
體現公平性原則
不少企業都不同程度上存在著人才流失現象，對此，除了抱怨外部環境以外，往往拿不出較為有效的辦法。人才流失除了因為薪資因素之外，還有很多其他因素，如工作環境、領導公平與否、培訓機會和個人前途等等。不少人利用業餘時間學習了很多的課程，得到了證書，有了一技之長。但是，按以往的情形，除了有機會在領導面前顯示外，他很難得到相應的崗位和報酬。同時，在掌握了充分的技能之後，該員工也不會安心現在的崗位，結果是遠走高飛。
如果將技能輸入人力資源管理系統，在某個崗位需要人時，先搜尋一下企業內部是否有合適的人選，這樣也許會留住一部分人才。再如，在提拔幹部時，是根據誰在領導面前表現得多，還是根據他的知識、技能和以往的績效呢？體現公平原則不僅在於選拔出合適的人才，而且它還給員工一種暗示：個人在本企業的前途不在於是否善於在領導面前表現，而是在於個人的努力程度，從而達到激勵員工的目的。
提高管理水平
採用和實施人力資源管理系統不僅僅是為了提高工作效率。應該看到，在實施人力資源管理系統後，經過整合的、較為全面、準確、一致和相容的信息不僅可以讓企業領導對本企業人力資源的現狀有一個比較全面和準確的認識，同時也可以生成綜合的分析報表供企業領導人在決策時參考。如在薪資普調或薪資體系變更前，生成按崗位的歷史薪資分析報告等，可輔助企業領導決策科學化。
實施人力資源管理系統的過程本身也包含著回顧企業本身的機構和崗位設定、管理流程、薪資體系等等，並根據軟體中所蘊含的先進管理思想來改變現行的體系。在實施的過程中可以看到這樣一種現象：管理水平相對完善的企業，實施工作往往會比管理水平相對較低的企業容易；而管理水平較低的企業在實施過程中也會迅速地暴露出本企業在人力資源管理中存在的問題。同時，實施過程也是一個反思先行制度，重組、改進和提高管理水平的契機。
另外需要說明的一點是，信息的透明和安全是一對矛盾的兩個方面。人力資源管理系統的安全性設計使得機密的人事薪資信息處在一種“受控”狀態下的透明。只有得到系統授權的用戶才可以訪問被允許獲取的信息。因此，我們不需要擔心會因為採用人力資源管理系統而降低了人事薪資信息的保密性，相反，信息的安全性會因為人力資源管理系統的採用而得到加強。
實施階段
企業在實施HRMS之前，首先要對自身作一個客觀而充分的評估，然後確定將要實施的HRMS的範圍與邊界，從自身實際情況出發，儘可能做到量體裁衣。在了解自己的需求之後，就要選擇一家合適的解決方案供應商。HRMS解決方案的實施過程絕不是簡單的產品買賣過程，應該視其為一個完整的項目。
項目的實施過程將分為三個階段：
需求分析與流程設計階段
這個階段往往會占據整個項目實施周期一半以上的時間，對HR管理者來講，是一個難得的整理與完善HR管理運作體系的過程，有利於將以往離散的工作規範化、系統化。對供應商來講，事先將客戶的需求理順，對整個項目的順利實施也起著決定性作用。因此，用戶與供應商都應認真對待這一階段的工作，而不應急於馬上就要看到系統運行的效果。
系統實施與客戶化改造階段
需求分析與設計階段完成後，供應商將會根據用戶的特殊需求對系統進行定製化改造，這期間，用戶應與供應商之間保持頻繁的溝通，避免用戶需求在定製化過程中走樣。供應商在完成所有功能的開發後，提交給用戶的，還只是一個系統框架，並不能馬上運行，用戶還需要在供應商的幫助下進行系統初始化與數據轉換工作，使企業基礎數據與員工基礎數據在儘可能短的時間內遷移到系統中來。此外，企業在系統正式運行前應接受供應商關於使用系統的相關技能培訓。
系統套用培訓階段
實施過程中，企業應根據自己業務的具體特點，向軟體供應商提出改進及增設相應模組的要求，軟體供應商應積極進行跟進作二次開發的工作，確保能滿足企業不斷變化的管理要求。
系統選擇
企業在選擇HRMS時，技術服務、產品價格、產品知名度等容易根據經驗判斷得出結論；而對於產品的性能特色、二次開發功能等，若沒有適當的標準作指導，就不太好把握。好的HRMS應該是一套高效率、多功能及易學易用的解決方案，用戶在選擇系統時可從以下一些特徵評判其功能：
完整性與集成性
·全面涵蓋人力資源管理的所有業務功能，且每個業務功能都是基於完整而標準的業務流程與大量配套表格來設計，是用戶日常工作的信息化管理平台
·對員工數據的輸入工作只需進行一次，其他模組即可共享，減少大量的重複錄入工作
·既可作為一個完整的系統使用，也可將模組拆分單獨使用，在必要時還能擴展集成
易用性
·採用導航器界面，友好簡潔，直觀體現HR管理者的主要工作內容，且能引導用戶按照最佳化的HR管理流程進行*作
·基本沒有彈出式對話框，一個界面就能顯示所有相關信息，並*作所有功能，信息集成度高
網路功能與自助服務
·支持集團型企業用戶，提供異地、多級、分層的數據管理功能
·日常管理不受物理位置限制，可在任何聯網計算機上經身份驗證後進行*作
·為非HR部門人員提供基於Web的企業內部網路套用
·員工在允許許可權內可線上查看企業及個人信息，註冊內部培訓課程、提交請假/休假申請，更改個人數據，與HR部門進行電子方式的溝通
·允許直線經理在授權範圍內線上查看下屬員工的人事信息，審批員工的培訓、請假、休假等申請，線上對員工進行績效評估
·總經理可線上查看公司人力資源配置及成本變動情況、薪資平衡表、組織績效/員工績效等各種與人力資源相關的重要信息
開放性
·提供功能強大的數據接口，輕鬆實現各種數據的導入導出及與外部系統的無縫連線
·可方便引入各類Office文檔，並存儲到資料庫中，規範、安全
·同時支持所有主流關係型資料庫管理系統及各種類型的文檔處理系統
靈活性
·可根據用戶需求進行客戶化功能改造及更改界面數據項的顯示
·強大的查詢功能，可靈活設定任意條件進行組合查詢
·支持中英文(或其他語種)實時動態切換
智慧型化
·系統的自動郵件功能可直接批量通過E-mail傳送信息給相關人員，極大地降低管理人員的行政事務工作強度
·系統設定了提醒功能，以便用戶定時*作，使得HR管理者變被動為主動，有效提高員工對HR部門工作的滿意度
報表/圖形輸出功能
·提供強大的報表製作與管理工具，用戶可直接設計各種所需報表
·提供了靈活報表生成器，可快速完成各種條件報表的設計，能隨時進行設計更改
·報表可輸出到印表機、Excel電子表格及ASCLL文本檔案(如提交給銀行的檔案)
·提供完善的圖形統計分析功能，輸出的統計圖形可直接導入MS Office文檔中，快速形成HR工作報告
系統安全
·關鍵數據進行加密存儲，即使系統管理員也無法直接讀取數據
·設定用戶對系統不同模組的不同級別*作許可權
·建立日誌檔案，跟蹤記錄用戶對系統每一次*作的詳細情況
·建立數據定期備份機制並提供數據災難恢復功能
成功要素
成功實施人力資源管理系統要注意的問題有以下幾點：
1． 要知道你的預算有多少。
2． 在資料庫方面，要做通盤的考慮，要先看產品，而不是看自己的硬體環境。要根據企業的規模來選擇相應規模的資料庫。
3． 企業的老總、管理層必須認識到實施HR系統的重要性，給予充分理解和支持。
4． 要做好需求分析，定位你所需要產品的類型，有目標地選擇，看演示要多提問。
5． 要看這家公司的售後服務如何?是否有一條龍的服務?如果是外商，在中國有辦事處嗎?辦事處有多少?是否有足夠的客戶服務人員加入項目組?
6． 要注意這家公司所提供的“網路版”的含義是什麼，是網際網路還是區域網路?
7． 整個實施過程要分階段做。
8． 要看這家公司是否準備與內容提供服務商建立夥伴關係，為你提供增值服務
其他解釋
HRMS：化學術語，高分辨質譜。
