產生背景
原來，美國國防部的研究開發計畫和預算編制分別由兩個系統進行。前者一般按軍種和任務分類，由從事作戰參謀工作的軍職人員制訂後交參謀長聯席會議匯總。這類計畫一般不作成本費用的計算和詳細的財務說明，而且往往是預測未來若干年的長期規劃。後者則按職能機構分類，由三軍文職部長和各級審計人員負責編制，它以國家當年財力為預算準則，而且只預算未來一年的短期需求。這兩個系統互不聯繫，以致造成研製計畫與預算工作的脫節。其結果或者是追加預算，造成超支；或者是取消已經執行的計畫，造成浪費。為了克服這些缺點，便於高級領導人員對研究開發工作進行監督和管理，美國國防部委託蘭德公司進行研究。最後由蘭德公司研究出這種系統管理方法，並在國防部內成立系統分析機構協助推行。
系統簡介
系統原理
PPBS把制訂決策過程中的規劃、計畫和預算三個階段合成一個總體系統來統一考慮，並設計一套工作檔案來溝通各階段工作，建立管理信息系統以儲存、傳遞和反饋各部門間的有關信息。
基本觀點
它的基本觀點是年度財政預算必須以計畫和規劃為依據。計畫和規劃必須根據任務和需求，而任務和需求又必須根據國家最高目標的優先順序來確定。
系統組成
①規劃：主要是確定綜合性的戰略目標和研製規劃，據此制訂實現這些目標和規劃的若干備選方案，並對這些備選方案進行費用效益分析，最終求得資源分配的最優方案。
②計畫：把戰略目標分解為若干具體目標，並制訂實施這些目標的有關方案，並把規劃中的任務和需求制訂出五年計畫和年度計畫，對所需的各種資源作出估算等，最後報請上級批准。
③預算：以計畫為依據制訂每年的預算，分配資金。為了便於把計畫與預算工作結合起來，兩者在結構上完全相同，即計畫中每一項目中的任務必須在相應的預算項目中支取經費。根據每個項目的費用水平進行財務檢查，一般不允許超支，只有經過特別批准才可追加預算。下圖為PPBS所用的基本方法、工作和檔案。
系統特點
①首先樹立明確的長期的總體發展目標。
②從這些目標中選擇最主要和最迫切的任務。
③利用系統分析選出實現主要目標的最優方案。
④不但要制訂長期費用計畫，而且要訂出年度預算，便於執行和檢查。
⑤要衡量各項計畫方案的實施成效，保證資金得到最有效的利用。
⑥整個工作過程大量套用了預算技術、系統分析、滾動計畫等系統工程方法，以加強規劃工作的預見性和科學性。
