採購目標
當今的服裝市場處於不斷變換的環境之中，一方面，消費者特徵及其品位的變化、競爭格局的變遷造就了波動的市場環境；另一方面，紡織服裝的技術革新和產品創新提供了更多潛在的商品開發機會。服裝採購的目標就是在變動的環境條件之下，篩選恰當的服裝產品在恰當的時機出售，從而滿足消費者對商品更新、品牌更新甚至零售形式更新的需求，這一過程稱為服裝採購管理。
成功的服裝採購過程是企業重要的利益來源。衡量一項採購工作是否成功的指標包括以下三個方面：
(1)對消費者(新)需求的反應速度：這是採購工作的前提和方向．能否把握市場機會，將決定採購工作的獲利潛力。
(2)產品的消費者滿意度水平：這是採購工作的成果表現，消費者滿意並接受產品是實現成功銷售的必要條件。
(3)對市場及需求波動的反應能力：採購和銷售都具有一定的時間跨度，其間必然會出現各種環境條件的變化，及時的反饋和修正將保持整個採購工作的良性運轉。
採購性質
1．所有服裝採購都是從服裝市場獲取資源的過程
採購對於人們的意義，就在於能為人們解決他們所需要，但是自己又缺乏的資源問題。在服裝採購中，這個資源就是服裝零售企業經營活動中所必要的服裝。能夠提供這個資源的供應商，形成了一個資源市場。而為了從資源市場獲取這些服裝，就要通過採購的方式。也就是說服裝採購的基本功能，就是幫助人們從資源市場獲取他們所需要的各種服裝。
2．服裝採購既是一個商流過程，也是一個物流過程
服裝採購的基本作用，就是將服裝從資源市場的供應者手中轉移到用戶手中的過程。在這個過程中，一是要實現將服裝的所有權從供應者手中轉移到用戶手中，二是要實現將服裝的實體從供應者手中轉移到用戶手中。前者是一個商流過程，主要通過服裝交易、等價交換來實現服裝所有權的轉移。後者是一個物流過程，主要通過運輸、儲存、包裝、裝卸等手段來實現服裝空間位置和時間位置的轉移，是服裝實實在在地到達用戶手中的過程。服裝採購過程，實際上是這兩個方面的完整結合，缺一不可。只有這兩個方面都完全實現了，服裝採購過程才算完成了。因此，服裝採購過程實際上是商流過程與物流過程的統一。
3．服裝採購是一種經濟活動
服裝採購是服裝零售企業經營活動的主要組成部分。既然是經營活動，服裝採購活動就要遵循經濟規律，追求經濟效益。在整個服裝採購活動中，一方面，通過採購，獲取了服裝資源，保證了服裝銷售的順利進行，這是服裝採購的效益；另一方面，在服裝採購過程中，也會發生各種費用，這就是採購成本。服裝採購人員要追求採購經濟效益的最大化，就要不斷降低採購成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點，關鍵的關鍵，就是要努力追求科學採購。科學採購是實現服裝零售商經濟效益最大化的基本利潤源泉。
採購內容
服裝採購工作是一個複雜的作業過程，通常涉及下列五方面的基本內容：
(1)環境分析：市場分析及顧客需求預測。
(2)採購決策及產品開發：採購預算控制、產品定位、產品線組合設計以及產品定價。
(3)供應商聯絡：評估、建立並維護供應商關係網路。
(4)產品生產：跟蹤產品的生產過程、控制產品質量以及性能測試和檢驗。
(5)銷售及物流調控：監控商品的銷售數據、指導產品促銷行為以及控制商品的庫存數量。
採購分類
依據不同的標誌，對服裝採購進行分類，有助於服裝零售商依據每一種採購的特點，合理選擇採購方式。
(一)按照採購範圍分類
1．國內採購
所謂國內採購，指服裝零售商以本幣向國內供應商採購所需服裝的一種行為。國內採購主要指在國內市場採購，並不是指采
購的服裝都一定是國內生產的，也可以向國外企業設在國內的代理商採購所需服裝，只是以本幣支付貨款，不需以外匯結算。國內採購又分為本地市場採購和外地市場採購兩種。通常情況下，採購人員首先應考慮在本地市場採購，這樣可以節省採購成本，減少運輸，節約時間，同時保障供應；在本地市場不能滿足需要時，再考慮從外地市場採購。
2．國外採購
所謂國外採購，指國內採購企業，直接向國外廠商採購所需服裝的一種行為。這種採購方式一般通過直接向國外服裝生產商諮詢，或者向國外服裝生產商設在本地的代理商諮詢採購。國外採購的優點主要有：(1)質量有保證；(2)影響國內價格；(3)利用“匯率”變動獲利。但也存在一些不足，主要有：(1)交易過程複雜，影響交易效率；(2)需要較高的庫存，加大了儲存費用；(3)糾紛追索困難，無法滿足急需交貨。對於一些國際品牌或進口服裝，國外採購也是服裝零售商採購的一種重要方式。
(二)按照採購的時間分類
按照採購商與供應商之間交易時間長短不同，一般分為如下兩類：
1．長期契約採購
長期契約採購指採購商和供應商通過契約，以穩定雙方的交易關係，契約期一般在1年以上。在契約期內，採購方承諾應在供應方採購其所需的服裝，供應方承諾保證採購方在數量、品種、規格、型號以及服裝應季新款上市等方面的需要。
(1)優點：
①有利於增強雙方的信任和理解，建立穩定的供需關係；
②有利於降低雙方價格洽談的費用；
③有明確的法律保證，有利於維護雙方各自的利益。
(2)缺點：
①價格調整困難。如市場供求關係變化，採購方要求供應商調整價格有一定難度；
②契約數量固定，採購數量調整有難度；
③採購人員形成了對供應商的依賴，缺乏創新意識；
④在契約期內，採購商有了更好的供貨渠道，也將影響採購商的選擇。
長期契約採購，供需關係穩定，主要適應於採購方需求量大且需求連續不斷的服裝。
2．短期契約採購
短期契約採購指服裝採購商和供應商通過契約，實現一次交易，以滿足服裝銷售活動需要。短期採購雙方之間關係不穩定，採購服裝的數量、品種隨時變化，對採購方來講有較大靈活性，能夠依據變化的商場環境，調整供應商。一些規模小、品牌要求不高的服裝零售商都採用一次性採購。
採購形式
根據服裝採購組織形式的不同，服裝採購有兩種組織形式：一是服裝零售商自設的採購部門，另一種是專門為服裝零售商提供採購代理的代理商。服裝零售商經營的全部服裝通常是由這兩類機構負責採購。擔任大型服裝零售商採購任務的人員一般由一些熟悉採購業務的專門人員組成，而小型服裝零售商的採購職能則可能由業主本人承擔。
(一)通過自設採購部門採購
採購部門作為服裝零售商的重要職能部門，主要負責服裝店所有服裝的採購、定價，為各品類分配零售空間、設計服裝銷售賣點、選擇用於展示或廣告的服裝，同時對本部門的人力資源進行管理。採購部門的許可權與職責主要有以下幾個方面：
1．採購
主要的工作任務是選擇商品，包括商品的品種、尺碼、供應商、運輸方式、價格、付款方式、銷售條件等。
2．定價
為了取得目標利潤，採購部門必須根據銷售環境確定商品的合理售價。在定價時必須考慮市場競爭、商品保管與損耗成本、商品的時令性、周轉次數、顧客認可的價值等。
3．分配零售空間
許多服裝店，商品在什麼櫃檯銷售以體現商品特色是由採購部門安排的，這種安排會直接影響商品的銷售業績。
4．選擇促銷商品
服裝零售商大都會制定龐大的促銷預算以加強顧客對服裝店的印象。在櫥窗、廣告、服裝表演等促銷活動中展示哪些商品以顯示服裝店的經營特色，是由採購部門決策的，至於促銷的一些技術性工作則交給專門的人員或部門。
5．制定採購計畫
對於服裝連鎖店或百貨服裝店，每個季度都需要對其經營的商品進行評估。這個工作需要公司內部大量的人員參與，並需要利用大量的外部信息，才能制定出可以讓公司贏利的服裝採購計畫。內部的信息主要包括：歷史銷售數據、調查結果、銷售部門管理人員、銷售人員及市場分析人員的建議。外部的信息主要來自採購代理商、服裝預測機構、市場諮詢機構、服裝雜誌等。大量的數據採集與分析，需要藉助電腦系統來完成，儘管需要支付一定的成本，但這些信息提供了採購部門需要了解的服裝市場趨勢及消費者的特點，為制定正確的採購計畫提供依據。對於小型服裝店，採購人員的決策通常依賴於他們與顧客接觸而形成的直覺，此外他們也會參考服裝店存貨情況、一些服裝雜誌的分析等來做出採購判斷。這些小型服裝零售商擔心採用電腦系統進行數據分析成本會上升，實際上這是一種錯覺，運用電腦技術，成本不會增加太大，但卻能更快、更準確掌握服裝市場需要的變化，做出更科學的採購決策，更好地滿足顧客的需要。
(二)通過採購代理進行採購
採購代理是許多大型服裝零售商的重要採購渠道，採購代理可以是服裝零售商自設的機構，也可是獨立的服務機構，他們通常設在服裝中心、服裝批發市場或服裝生產集中的地方。服裝採購代理的主要職能是收集服裝市場信息，為服裝零售商提供服裝採購建議或服務，並根據服裝零售商的要求代理採購服裝。不同的服裝零售商，對代理商提供服務的要求不同，一些典型的服務包括：尋找服裝供應商、跟單、與服裝零售商的採購部門溝通、參加有關服裝展覽會、安排與供應商協調談判、分析生產商的條件等。
1．尋找新的供應商
如果採購部門需要確定一些新的服裝產品項目，由於時間或精力的限制，通常他們會將這一工作交給採購代理商去做。採購代理作為設計師或供應商與服裝零售商的中介人，他們憑藉其信息優勢，賺取雙方的佣金。當採購代理接受服裝零售商的委託之後，根據服裝零售商的要求，向服裝零售商推薦一些適當的供應商及服裝產品，服裝零售商的採購部門會從中篩選新的供應商，開發新的零售項目。
2．參加服裝展覽會，尋找服裝產品
採購代理會經常參加由供應商、設計師等組織的產品發布會，能預先了解他們最新設計的產品，並將這些設計產品反饋到服裝零售商，讓服裝零售商的採購部門做好下一個季度的採購計畫，從而占得銷售先機。
3．跟單
採購契約簽訂之後，供應商有時並不能按照契約要求提供貨品。採購代理與供應商直接聯繫，對整個生產過程跟進，可以儘量減少問題的出現，並督促供應商按採購契約完成生產任務，這樣可以提高採購契約的履約率。
4．與採購部門溝通
採購代理為採購部門提供的服務之一就是將有關採購契約的執行情況及時通報給採購部門，以便採購部門計畫好零售工作。因此代理商的工作人員必須善於合理選用現代的通訊工具，以高速度、低成本為服裝零售商提供溝通服務。
5．組織市場信息交流會
每隔幾個星期，服裝零售商的採購部門都會參加由代理商組織的市場信息交流會，這也是代理商最忙的時候。採購代理需要準備一些新季度的樣品，供採購部門選擇，同時向採購部門提供一些服裝採購建議及今後的服裝趨勢。
6．調解零售商與供應商之間的糾紛
在採購過程中，問題總會是有的，如尺碼不合、服裝做工不好、面料與樣品不符、商品對顧客吸引力不夠等。在這種情況下，採購部門期望退貨或得到必要的補償。如果供應商不同意，通常需要代理商參與調解，以達成雙方都接受的協定。
7．分析市場行情
採購代理與設計師、供應商、服裝分析師、服裝諮詢機構、政府貿易部門、貿易組織等有經常聯繫，對服裝市場比較熟悉，通過與這些外部機構的接觸，採購代理提出服裝市場行情趨勢、市場變化對服裝零售商的影響等專業方面的諮詢意見，有助於服裝零售商制定更切市場實際的採購計畫。
採購流程
為了保證採購商品適銷對路，採購工作順利進行，服裝店必須制定科學的採購流程，加強對採購過程的監督，提高採購效率。採購的主要流程如下：
(一)確定採購組織與形式
服裝店的採購任務可交由自己的採購部門採購，也可委託專門的採購代理商採購。在採購的形式上，可採取統一採購，也可採用分散採購。統一採購有利於企業統一調配貨品，降低進貨成本，但缺乏靈活性。分散採購由各個商品部門或櫃檯自行組織採購，有利於採購適銷對路的產品，減少庫存，但不利於資源的統一使用，分散採購的進價成本也比較高。
(二)制定產品組合
產品組合是服裝店經營商品的類別及項目構成的總稱。衡量產品組合的變數包括產品系列數目即產品組合的寬度、每個產品系列的產品項目數即產品組合的深度、產品系列之間的關聯度、產品的價格水平及存貨水平等。寬度反映了服裝店經營產品品種或系列的範圍，如晚禮服、運動服、休閒服、家居服、職業服等，決定了服裝店目標顧客的基本範圍；深度反映了每個產品品種或系列的齊全性，如款式、面料、顏色、尺寸等，決定了服裝店差異化行銷的程度。產品的價格水平及存貨水平反映了其在產品組合中所占的價值比例及地位。
產品組合方式有以下幾種：
1．服裝產品的基本組合
如上裝有西服、襯衫、夾克、毛衣等，下裝有西褲、短褲、裙等，這些服裝還可進一步細分組合。
2．產品系列組合
根據產品的系列屬性，進行產品組合，如牛仔系列、針織系列、梭織系列等。
3．產品項目組合
對每一個系列，可以由若干產品項目組成，如通過款式、顏色、尺寸、面料等不同的搭配，形成一個產品系列組合。
4．產品系列數與項目數的組合
如服裝零售商可以採用高寬度與低深度產品組合、低寬度與高深度組合的周期性變化來改變服裝零售的整體行銷策略及重構在服裝零售市場中的形象。
5．商品銷售力組合
如主力商品、輔助商品、關聯商品組合。
6．產品屬性組合
如時尚款、推廣款、基本款、配件等。
7．顧客階層組合
如高、中、低檔銷售區。
(三)確定貨源
服裝店的貨源有三種渠道：一是服裝店自設的生產企業，二是外部的長期合作的供應商，三是新設的供應商。無論選擇哪一種渠道，都必須考察供應商的可靠程度、質量、價格、交貨期、服務、經營權、付款方式及交易條件、廣告宣傳等。
(四)分析庫存水平，制定採購計畫
服裝商品的銷售具有很強的季節性、流行性，庫存水平過高會產生巨大的存貨減值風險，但存貨水平過低會產生失去顧客的盈利風險，因此採購人員應充分利用以往的銷售業績預測庫存水平。由於庫存結構的不合理也會產生庫存風險，但庫存結構的決策往往是不確定性的，因此在預測庫存水平時應保持適度的彈性，並根據銷售進度對存貨水平進行調整。
(五)進行購貨洽談並簽訂契約
以採購計畫為藍本，尋找供應商，並進行有關項目的談判，如果達成協定，必須由雙方共同簽訂採購契約。採購契約是服裝採購人員與供應商簽訂的契約，契約可以由任何一方提供，不過由自己提供的契約可能更熟悉其中的條款。採購人員應該是一個好的談判對手，因為在簽契約之前，契約中的許多條款需要雙方協商。如折扣、價格、運輸負擔、交貨期、提前交貨的折扣、廣告促銷費用、現金折扣、推遲交貨的折扣等。
(六)服裝驗收入庫及付款
服裝供應商按時交貨後，採購部門應及時組織倉庫管理人員對服裝進行驗收，以免耽誤新貨品的上架時間。如果服裝供應商全面履行了採購契約，服裝採購部門應及時通知財務部門，向服裝供應商支付貨款。
