概念
所謂會晤，亦稱禮節性會面，是指在公務往來中賓主雙方的正式會面。在公務交往中，賓主雙方的正式會面通常備受關注。在一般情況下，一次普通性質的公務往來只需安排一次會晤。倘若某次公務往來十分重要，則亦可安排數次會晤。
雙方會晤既然會晤屬於正式的會面，顯而易見，它與普通的會面便多有不同。從禮賓接待的角度來看，會晤禮儀具體涉及會晤的時間、會晤的地點、會晤的內容、會晤的準備等四個基本方面。
會晤的時間
在外人眼裡，某一次會晤是否重要，會晤的時間往往是一個重要的尺度。會晤的時間，主要包括會晤的時機與會晤的長度等兩方面的具體問題。1．會晤的時機
會晤的時機，在此指的是會晤應於何時舉行。一般而言，選擇會晤的時機，既要考慮雙邊關係，又要兼顧會晤安排的實際情況，並且還需要徵得來賓一方的首肯。會晤的具體時機，大體上來說可以有如下三種選擇：
一是即刻會晤。即刻會晤，是指當來賓抵達後，隨即安排賓主雙方舉行會晤。在一般性的公務接待中，即刻會晤最為多見。有時，為了表示對遠道而來的貴賓的高度重視，亦可安排即刻會晤。
二是稍後會晤。所謂稍後會晤，通常多見於東道主一方與遠道而來的客人之間的會晤。它指的是，當客人抵達後，應為之安排適當的休息、洗漱或更衣的時間，然後再舉行會晤。
三是擇日會晤。有些時候，由於賓主雙方或其中一方有不方便的情況，或是出於其他原因，會晤需推遲到雙方均可接受的某一時間舉行，此所謂擇日會晤。
2．會晤的長度
會晤的長度，一般是指某一次會晤自始至終所用時間的具體長度。任何符合禮儀規範的正式會晤，都不允許隨意耗費時間，而必須有意識地控制其具體長度。
在正常情況下，一次會晤的具體長度大體上應當被控制在十五分鐘至半小時之內，最長一般也不宜超過一小時。一次會晤的時間過短，會給人以敷衍了事之感；而時間若是過長，則又有可能令人無所事事。
在實際操作中，任何一次會晤都要力求使賓主雙方相見甚歡，意猶未盡。因此，主方人員要有意識地掌握時間，注意適可而止。一再拖延時間，雙方無話可談，或者主人墨守成規，粗暴無禮地打斷對方，甚至公然向來賓下逐客令，都是極不禮貌的。
會晤的地點
會晤禮儀選擇公務會晤的具體地點時，通常要兼顧下列四項基本規則：其一，乾淨整潔。其二，優雅肅靜。其三，干擾較少。其四，交通便利。根據慣例，會晤的具體地點大都由負責接待的東道主一方定奪，來賓一般均應悉聽尊便。按照禮儀規範，公務會晤的具體地點大致上有如下三種選擇。
1．主座會晤
在正常情況下，絕大多數的公務會晤都被安排在東道主一方的辦公地點舉行。這就是所謂主座會晤。主座會晤通常又有下列兩種具體選擇：
一是在貴賓室舉行會晤。在專門的貴賓室或接待室舉行會晤，既有助於賓主雙方在會晤時免受干擾，專心致志，又可體現出接待方對此次會晤的重視。一般而言，凡是重要的會晤或會晤重要的客人，均應在本公司的貴賓室或接待室進行。
二是在辦公室舉行會晤。在平時會晤普通的客人或者常來常往的客人，可安排在接待方參與會晤的有關人員的辦公室里舉行。在自己的辦公室里會晤客人，儘管有可能受到一定程度的干擾，但卻往往可以體現出賓主雙方關係的非同一般。
2．客座會晤
有些時候，東道主一方為了體現出對自己所接待的來賓的重視，往往會將會晤地點選擇在對方的臨時性居所，這就是所謂客座會晤。客座會晤通常也存在兩種基本選擇：
一是共享的空間。東道主一方人士前往正式拜會來賓時，可將會晤安排在對方臨時下榻的賓館、飯店的會客室、咖啡廳或者茶室等公用共享的空間舉行。此種選擇，一般顯得較為正式。
二是私用的空間。倘若賓主雙方較為熟悉，有時亦可將客座會晤直接安排在來賓臨時性居所的客房客廳之內舉行。此種選擇往往令人感到親切、自然。
3．異地會晤
異地會晤，又稱第三地會晤，它是指出於某些原因，會晤的具體地點既非東道主一方的辦公地點，亦非來賓一方的辦公地點或臨時性居所，而是某一處賓主雙方所接受的其他地點。
在一般情況下，異地會晤的具體地點多為俱樂部、咖啡廳或賓館、飯店、茶室，有時也有可能選擇賓主雙方或其中某一方朋友的辦公地點或私人居所進行。
應當說明的是，為了表現得鄭重其事，一般正式的公務會晤均不應安排在東道主一方某位人士的私宅舉行。換言之，私宅所舉行的會晤只能稱為私人會晤，它往往不及正式會晤正規。
會晤的內容
會晤禮儀在考慮會晤的具體內容時，東道主一方主要需要關注參加人員與基本議題等兩個主要方面。
1．參加人員
任何正式會晤，均應排斥無關人員的介入。因此，東道主一方有必要審慎地考慮己方參加會晤人員的具體名單。在正常情況下，會晤的主要參加人員應當包括下述幾個方面的有關人士：
一是單位的負責人。在一般情況下，正式的公務會晤均應有本單位負責人參加。參加會晤的本單位負責人越多，其具體職務、地位越高，越能反映出本單位對此次會晤的重視程度。
二是業務相關人員。儘管禮儀性的公務會晤大都不會深入涉及實質性內容，但還是需要安排一些業務人員參加，以便雙方早接觸、多了解。
三是易溝通的人員。有時，可安排來賓一方的故舊好友，或者與其民族、習俗、宗教相似者參加會晤。此種安排的主要目的，是為了有助於賓主雙方的溝通。
四是輔助工作人員。翻譯、陪同、服務人員作為會晤必不可少的輔助者，自然也要參與會晤。
有必要指出的是，正式的公務會晤應限制規模。以其具體規模大小而論，正式的公務會晤可以分為兩類：其一，全體會晤。它指的是賓主雙方有關人員全體參加的會晤。其二，小範圍會晤。它是指賓主雙方核心人員所參加的會晤。前者禮節性較強，而後者則多具有實質性內容。
2．基本議題
在普通的會晤中，賓主雙方的議題應當輕鬆、愉快，屬於一般性溝通，往往不會涉及實質性問題。處理實質性問題的談判，與純屬禮節性的會晤有著本質上的不同。
會晤的基本議題，既可以提前正式設定，也可以臨場確定或自由發揮。但是其內容大體上不外乎下述幾個方面：
一是情況介紹。介紹的具體內容，可以是雙方有關人員的簡況，也可以是雙方各自單位的歷史或現狀。此類內容，通常被視為雙方進一步溝通的基礎。
二是日程安排。在會晤時，可由主方簡介今後有關工作的具體日程安排，也可以由賓主雙方共同就此問題進行協商討論。
三是相互結識。不少禮節性會晤的主要目的，意在使賓主雙方的有關人員尤其是其中的主角相互結識，以便其日後加強來往與合作。
會晤的準備
欲使一次會晤獲得成功，進行一定的準備通常是十分必要的。越是重要的會晤，就越需要做好必要的準備工作。為正式的公務會晤進行準備工作時，對下述四個關鍵之處應當予以重視。
1．會客室
用以專門進行會晤的會客室，往往會給來賓留下深刻印象，因此必須在力所能及的前提下儘量使之規範化。會客室的規範，主要應當注意下述六點：
一是位置。若有可能，一定要使本單位的會客室處於相對安靜之處。諸如臨街的房間，臨近大門口、電梯間、洗手間以及其他往來人員較多之處的房間，均不宜用做正式的會客室。若本單位擁有多間會客室，則宜使它們相對獨立，各自絕對封閉。
二是光照。會客室不僅要光照充足，而且還應光線柔和。處於陽面的會客室，要安裝窗簾或百葉窗。處於陰面的會客室，亦應安裝必要的照明設備
。
三是溫度。一般而言，會客室均應安裝空調。在正常條件下，室溫以攝氏24度左右為佳。夏季室外氣溫較高時，則可將室溫設定在與室外溫差約低10攝氏度左右。
四是濕度。有條件的話，在會客室內應放置加濕器，令室內的相對濕度保持在50%左右。相對濕度高於70%或低於30%，都會使人感覺不舒適。
五是保潔。正規的會客室，一定要有專人負責保潔工作。具體的保潔內容有三方面：其一，平面保潔。指的是地面、牆面、桌面的清潔衛生。其二，用具保潔。指的是會客室內專用器具的整理與衛生。其三，空氣保潔。指的是會客室的通風或換氣。三者往往缺一不可。
六是裝飾。裝飾會客室的基本要求有兩個：其一，簡潔。在會客室內，用具忌多、忌滿、忌雜、忌亂，少而精最好。其二，雅致。在會客室內，一切裝潢設計都要力求莊重大方，特別要防止色彩過多，圖案過亂，一般來講，一間會客室內的主色調應被限定在兩種之內。
2．座次
會晤禮儀凡是正式的會晤，賓主雙方都會對其具體座次的安排極其重視。在公務會晤中，正式的座次排列主要有並列式、分列式、相對式、居中式、主席式、自由式等六種。其具體操作方式存在著一定差異，其適用的場合亦有所不同。
一是並列式。並列式會晤，一般指的是會晤之時賓主雙方並排就座。這種平起平坐，往往顯示著雙方關係密切，地位相近。它具體又分為兩種情形：
其一，賓主雙方共同面對房間正門而坐。這一做法，符合面門為上的座次排列規則。雙方共同面門而坐時，則應注意以右為上，即主人應請客人在自己的右側就座。
其二，賓主雙方一同在室內右側或左側就座。這時，應根據以遠為上的規則，請客人就座於距房門較遠之，而由主人在距房門較近之處落座。
二是分列式。分列式會晤，乃屬並列式會晤的一種特例。它指的是當主人居左、主賓居右面對會客室房間正門就座時，雙方的其他隨員按照一定的禮賓順序，自高而低地分別在其一側面對面地就座。
三是相對式。相對式會晤，一般是指賓主雙方面對面地就座。這種兩軍對壘的陣容，有利於雙方公事公辦，彼此之間保持適當的距離。它具體分為下列兩種情況：
其一，賓主雙方一方面門而坐，另外一方則背門而坐。按照面門為上的規則，前者應為來賓，後者則應為主人。
其二，賓主雙方在室內左右兩側就座。此刻，進門之後的右側應請來賓就座，其左側則應由主人就座。
四是居中式。居中式會晤，其實是並排式會晤的一種特殊情況。它指的是當賓主雙方多人一同並排就座時，通常應遵守居中為上的規則，請來賓居中而坐。其兩側的位置，則應由主方人員就座。
五是主席式。主席式會晤，多見於主方在同一時間、同一地點會晤兩方或兩方以上的來賓。此時，主人一般面門而坐，其他各方來賓則在其對面背門而坐。有時，主人亦可就座於長桌的一端，而請各方來賓在其兩側就座。
六是自由式。自由式會晤，通常是指舉行會晤時各方人員的座次不進行具體的排列，而由大家自由、隨意地選擇座位，它多用於正式的多邊會晤或非正式的雙邊會晤。
3．名簽
名簽，又叫桌簽或姓名簽，它指的是舉行會晤時放置於有關人員面前桌面之上、寫有其姓名的特製卡片，其作用是使他人對其姓名一目了然。
準備名簽時，下列三點務必要予以高度重視。
一是工整正確。書寫名簽時，不僅要使字跡清晰工整，而且還要確保正確無誤。
二是易於識別。名簽所使用的字型，最好是大而規範的楷書，並且應在兩面同時書寫。在進行涉外會晤時，面對外方人員的一面宜為印刷體外文，面對中方人員的一面則宜為印刷體中文。
三是認真核對。進行會晤時，須將每一名會晤的正式參加者與其名簽一一予以核對，確保彼此對應，避免張冠李戴。
4．衣著
在日常生活里，一個人完全可以認為穿衣戴帽，各有所好。而在公務交往中，尤其是當自己以主人的身份初次會晤重要來賓時，絕對不允許隨意穿著。人們的習慣性看法是：會晤他人時的衣著，與自己對對方的態度相關。
參與公務會晤時，衣著的款式應當莊重、大方，衣著的外觀應當乾淨、整潔，衣著的搭配應當中規中矩。從整體上講，需要一絲不苟地對待會晤時的個人衣著問題。
