對於出口企業（具備進出口貿易權的工廠，貿易公司等），定艙委託書一般由業務員製作，發給貨代（一般船運公司只接受貨代的定艙）讓貨代幫忙定艙，然後安排貨物的運輸。
對於貨代（貨物運輸代理公司），託運單由貨代製作並填寫，然後持此單向承運人辦理貨物託運。承運人（遠洋運輸公司或者說船公司）根據託運單內的貨物情況和所屬船舶的航線、掛港、船期、艙位等因素考慮。認為具備條件接運該貨時，就接受其辦理託運，並指定裝載該貨的船名。
定艙委託書一般沒有固定的格式，但是內容要包括定艙的基本內容：託運人(consignor, shipper,supplier)，收貨人(consignee, buyer )、通知人(notifier)、船名、船期、運往地點以及所託運的貨物的編號(No.)、名稱(Name)、標記(Mark)、件數(Cartons)、重量(G.W. or N.W.)、體積(Volume)等。當然越是能提供更加詳細的內容越好，比如嘜頭(shipping mark)，貨物說明(description)。然而發貨人給貨代的委託書是不會知道船名和船期的，但需要寫好出貨裝運港口和目的港口。對於這兩種不同的定艙委託書，可以根據實際的需要進行增加一些條目以便更順利地定艙。
