多方外包的優勢與風險
優勢是客戶不必被束縛於單一供應商而可以選擇多家供應商,從而可獲得前所未有的靈活性和選擇自由度,但由於受制於多個供應商,會出現協調程式、操作管理等暗存問題,可能使外包業務中途流產,存在一定的風險,導致經濟損失、反目成仇、甚至導致企業破產。外包實施前的需求評估與邊界區分
明確需求是實施多方外包最重要的指南,這個指南指引外包業主做好業務外包的總體規劃,拆分好外包項目,區分好各外包業務的邊界,這是管理好多個供應商的基礎。一要評估外包風險,明確外包需求。必須分析外包對每一個內部業務流程的可能影響,評估各種不同的外包風險,如敏感和關鍵信息暴露給外包服務供應商、個人信息的外泄、IT設備從原環境移至陌生地、無法直接控制外包過程等。以分析評估為結果,把真正需要外包的業務進行規劃,進行多方外包。
二要根據項目特點,科學拆分外包項目。這是避免產生供應商“糾紛”的根本,在外包業務規劃的基礎上,以避免高耦合性為原則,對相對獨立的子項目、系統、模組進行拆分。
我們可把業務流程外包(BPO-business process outsourcing)和將產品、服務或零部件的“供應外包”作為兩大類分開實施外包,而其中又可進一步拆分,如各類規格描述清晰的產品、零部件的供應。
但是,在拆分服務外包項目時要格外小心,如拆分成伺服器、網路、安全、系統等服務項目時,其間耦合性仍可能很強,如果服務的內容要求、質量要求不能明確區分,加上缺乏必要的評測和驗收辦法,極易產生服務糾紛。
與專業外包供應商合作
多方外包會導致對多個外包供應商的依賴,需要選擇合適的合作夥伴,與他們打交道、友好相處。選擇合作夥伴最重要的是戰略夥伴的業務能力、發展戰略與經營理念,明確雙方不是簡單的買賣關係,而是一個利益共同體,應能始終保持與客戶、供應商之間良好的關係,既要確保外包過程的控制力,又要與受託夥伴進行有效溝通。隨著外包的發展,認證機構開始對供應商的工作資質進行鑑定並提供擔保,如在IT服務業,優質的業務流程外包(BPO)供應商可獲得國際公認的“軟體過程成就”(SPA)獎。同時,合作夥伴要具有項目成本、進度和質量控制能力。
訂立規範的外包契約
必須簽訂規範的、具體的和明確的外包服務契約,明確各方的責、權、利,才能真正做到黑白分明。在明確基本服務條款外(內容、範圍、標準、費用)的同時,多方外包契約還需要特別關註:第一、明確與其他相關外包子項的關係,列明在何種情況下、在與相關供應商發生服務衝突時,各方的職責、解決的方法等。
第二、明確規定產品或服務交付的具體細節。當問題出現時,此規定有助於解決問題,降低風險。
第三、如果外包服務供應商對外包業務進行再次分包,則必須通知外包業主。外包業主保留拒絕分包的權利。如果分包被認可,分包商將被要求籤署正式契約,並附加在外包契約中。