設定土官之名產生已久﹐但土府州縣及土司制度﹐一般認為肇始於元﹐而定製於明。明土府州縣的等級及設官如府﹑州﹑縣﹐其官有土知府﹑土府同知﹑土通判﹐土知州﹑土州同知﹑土判官﹐土知縣﹑土縣丞﹑土主簿等文職官﹐另有土巡檢﹑土驛丞等。土司依次有宣慰司﹑宣撫司﹑安撫司﹑招討司﹑長官司及蠻夷長官司諸等級﹐所置各使﹑長官為武職官﹐其它還有苗民官﹑千夫長等。宣慰﹑宣撫諸使之名明之前已存在﹐明代始將宣慰﹑宣撫﹑安撫﹑招討﹑長官諸司都作為統轄西南少數民族的專門機構﹐而以當地首長為土官﹐於是成為土司的專稱。廣義的土司﹐包括土府州縣及西南地區的羈縻衛所(見羈縻都司衛所)。
土府州縣及土司的設定﹐一般依據轄地的大小﹑勢力的強弱及民戶的多少等因素﹐並無嚴格標準。土官的升遷﹐主要是以勞績多寡﹐分定尊卑等差。土官助朝廷征伐有功﹐便能擢升較高的職位﹐官署也可升格。另外﹐還和其地理位置及與朝廷的依附程度有關。腹里土司接近內地﹐朝廷威力所及﹐所授官職較低﹔徼外土司﹐朝廷威力不及或較弱者﹐則往往授以高職。終明一代﹐據《明史?地理志》載﹐有土府十九﹑土州四十七﹑土縣六﹐宣慰司十一﹑宣撫司十﹑安撫司二十二﹑招討司一﹑長官司一百六十九﹑蠻夷長官司五。
隸屬土府州縣及土司的隸屬關係十分複雜。一般土府州縣比同流官系統﹐其隸屬關係同府州縣﹐即土府隸於布政司﹐土州隸於土府(或府)或直隸於布政司﹐土縣隸於土府(或府)或土州(或州)﹔但也有的土州隸於衛或宣慰司﹔個別的土府轄有流州﹐如廣西思明府的上石西州(今廣西寧明西)及雲南麗江府的通安﹑鉅津兩州(均在今雲南麗江)﹔土州轄流縣﹐如廣西泗城州的程縣(今廣西天峨)。宣慰司以下各級土司﹐或隸於衛﹐或直隸於都司﹑行都司﹑布政司﹐或低級隸於高級(不一定是上一級)﹔但也有的宣撫司隸於府﹑州﹐安撫司隸於府﹐長官司隸於土府(或府)﹑土州(或州)及千戶所。實際上各級土官凡獨立管一區域的﹐不論職位高低﹐大都相互之間並無隸屬關係﹐而直接受制於都司﹑行都司﹑衛或布政司﹑府﹑州等地方軍政機構。
明廷的控制各級土官由朝廷委派﹐並頒予印信。土官多數為世襲﹐少數選用。世襲者是世居本土的酋長﹐被選用者多為外地流寓本土者。土官的襲替﹐依例需經批准﹐九品以上雖在萬里外也應赴京受職。土府州縣等文職官隸於布政司而上屬吏部驗封司﹐宣慰司以下各級武職官吏隸於都指揮司而上屬兵部武選司。各級土官還有謹守疆界﹑繳納賦稅﹑定期進貢﹑修築驛道﹑服從徵調的義務。如不遵法度﹐朝廷則予以制裁。但對各自境內的治理﹐則皆因其俗。明廷為有效地控制各級土官﹐又設有流官佐治。各宣慰﹑宣撫司的經歷﹐安撫﹑長官司及土州的吏目﹑土縣的典史﹐大多由流官擔任。少數土府州並設有兩知府﹑知州﹑知縣﹐流官掌印﹐主府﹑州﹑縣事﹔土官專司土民及巡捕盜賊。此外﹐還推行文化教育﹐在土府州縣及土司境內設定儒學﹐規定土官應襲子弟﹐需入國子監或當地儒學學習﹐方準日後承襲等。
由於土府州縣及土司的情況複雜﹐明廷對各級土官的控制程度並不相同。對邊遠地區的土司﹐一般控制較弱。各地土官又時有承襲糾紛﹐或爭地仇殺﹐或不服朝命﹐所以﹐明代土府州縣及土司地區經常發生戰亂﹐甚至導致朝廷用兵﹐如正統年間三征麓川﹐調動軍隊數十萬﹐歷時十餘年始告平定。
明代在完備土府州縣及土司制度的同時﹐又實行改土歸流政策﹐革除土官的世襲﹐以流官代替土官﹔行政上廢除土府州縣及土司﹐代之以府州縣及衛所﹐從而使整個土官制度納入地方行政系統之內。因土官世代相襲﹐勢力根深蒂固﹐有明一代﹐改土歸流之策實際上僅發其端﹐直至清代中期始普遍推行﹐但部分土司仍一直延續到民國時期。
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