定義
電子郵件是Intrnet上使用最廣泛的服務之一。全球每天都有幾千萬人次在收發電子郵件。電子郵件在功能上與普通郵政信件並沒有大的區別，它們都是用來幫助人們溝通和傳遞信息的工具。但是電子郵件與普通郵件的區別在於，電子郵件是在計算機中編寫並通過計算機網路傳送的。
電子郵件系統不僅可以傳遞多種信息，費用低，可靠性高，不受時間和地點限制，如文字、圖片、聲音和程式等，而且速度快，因此，受到用戶的廣泛歡迎。
電子郵件管理包括駐留在大型機，小型機和PC區域網路上的各中轉局，它需要將不同系統同網官網橋及交換設備連線起來。電子郵件管理包括對電子郵件通訊簿、資料夾的管理，以及對用戶所接收的郵件進行過濾，以保證郵件及計算機系統的安全性。 電子郵件管理需要有管理員負責目錄管理，進行各種技術綜合，如掃描，傳真，語音及視像郵件等。因此要求電子郵件管理員必須熟悉電子郵件的各種技術，精通網際網路標準和協定。
電子郵件管理系統
系統整體框架
電子郵件管理系統採用三層分布結構：瀏覽器—Web 郵件伺服器—資料庫伺服器，該結構的核心部分是郵件伺服器，它不僅要負責郵件的接收和傳送, 還要對郵件信息進行處理。而Web Server要負責接收遠程(或本地)的 HTTP 查詢請求，然後根據用戶查詢條件到資料庫伺服器獲取相關數據，再將結果以 HTM L格式返回給用戶。 在嚴格的三層結構中，資料庫伺服器將扮演所有完成數據操作的角色，包括郵件信息和本系統的用戶信息。
功能模組介紹
（1）電子郵件伺服器模組：主要提供電子郵件伺服器支持，確保郵件伺服器正常工作，維護郵件日誌，並且實現系統需要的功能。
（2）郵件分析和日誌分析處理模組：該模組是系統的核心部分，主要負責對郵件系統以及日誌信息進行數據挖掘，從中提取有用信息，並同後台資料庫伺服器進行互動。
（3）資料庫伺服器模組：提供和日誌分析統計模組的接口，日誌分析模組可以直接對數據系統進行操作。 提供和網路服務模組的接口，實現基於資料庫的查詢方式，提供給教學管理人員直接通過網路查詢管理的界面運算元據庫。
（4）Web伺服器模組：提供網上查詢統計結果功能；方便快捷的列印支持，可以直接生成統計報表；提供賬號限制和許可權控制，保障系統的安全性。
電子郵件管理政策
早在 20 世紀 90 年代, 歐美國家就開始了對電子郵件管理問題的探討，但由於人們對電子郵件的檔案地位的認識不一，在電子郵件管理政策的內容方面 一直沒有形成較為統一的標準。
2004 年，英國國家檔 案館專門針對各組織制定電子郵件管理政策的需要，開發了《電子郵件管理政策制定標準》來加以指導，填補了郵件管理權威指導標準方面的空白。
制定電子郵件管理政策的根本目的在於促進有效的通訊和交流，並保證在通訊過程中形成的重要證據性郵件能夠保存下來，在政策中開宗明義地闡明這一目的，是保證員工理解整個政策的起點和關鍵。
電子郵件管理政策規範了電子郵件的使用行為，信箱內混雜的郵件信息，與電子郵件使用的混亂具有不可分割的聯繫。要正確管理電子郵件，必須首先對使用電子郵件的行為進行規範，在政策中對使用電子郵件的行為提供建議和指導。
（1）選擇使用電子郵件的恰當時機
電子郵件通訊具有許多明顯的優點，但這並不能說明在所有情況下電子郵件都是最好的通訊方式。所 以務必要考慮電子郵件在特定情況下是否是最恰當和最及時的通訊手段，必要時應選擇一 種優於電子郵件的方式。同時在這部分政策中詳細說明那些用來判斷是否需要傳送電子郵件的主要依據，使大家明白何時使用電子郵件最為恰當，何時使用電子郵件則會適得其反。
（2）電子郵件的誤用行為
隨意撰寫郵件信息、濫發郵件等行為都屬於對電子郵件的誤用。 要減少誤用行為，不能單單依靠制定一些 訓誡性的程式來加以實現，關鍵是要使大家了解哪些行為屬於誤用範疇，明白使用電子郵件的具體要求。政策應該對這些內容都進行清楚的闡述。
（3）正確撰寫電子郵件
電子郵件的信息內容：對出於保密、隱私等方面的考慮而不適於用電子 郵件傳遞的敏感信息如商業機密等，政策雖然沒必要 一一列舉出來，但仍應該充分說明這些信息的類型和範圍。
電子郵件的撰寫規則：在用電子郵件接洽公務活動時，應該認識到這些郵件可能成為一項公務決定的惟一證據，所以在電子環境下撰寫電子郵件的通訊規則與紙質環境下傳送正式公務信函的規則要求是類似的，尤其是有關語法和拼寫的規則。政策應該就撰寫正式的電子郵件時人們應該遵守的規則或者慣例進行指導。
擬定電子郵件的標題：政策應該鼓勵人們在撰寫電子郵件時擬定符合郵件主題或者公務性質的標題，這不僅能保證接收者迅速了解郵件內容並做出相應處理，還會對電子郵件的歸檔、檢索利用等活動產生影響。因為無論是利用 ERMS 還是由人工捕獲歸檔郵件時，郵件標題都是非常重要的依據。政策制定者還應該就如何擬定合適的 郵件標題給出一些指導和建議 。
（4）電子郵件的私人使用
機構建立電子郵件系統，是為了提高工作效率，員 工應該儘量避免將組織提供的公務信箱用於私人活動。在郵件管理政策中，機構有必要使員工明白公務郵件應該主要用作公務目的，對公務信箱能用於私人用途的尺度進行限制，同時保證尊重員工的個人隱私。
