基本概念
船代外勤就是駐船外勤，主要負責船舶在港期間的現場代理業務工作，充當船方與港口，貨方，裝卸公司等相關部門和當事人的橋樑。
工作流程
第一部分：船舶進港現場操作
1.0登輪業務
1.1登輪準備：
1.1.1根據計畫調度提供的船舶預抵計畫了解工作任務後，仔細閱讀調度製作的《單船作業卡》和有關往來函電，了解船方要求的委辦事項，掌握船舶靠泊計畫。
1.1.2備妥船舶辦理進口手續所需的檔案，收齊需轉交船長的各類檔案、船員信件、備件（若有）等以備登輪時及時轉交船長。
1.1.3如為進口卸貨船舶，需向計畫調度人員詢問本航次的卸貨條款，如船方要求憑正本提單卸貨，應向進口單證人員索要經有效背書的正本提單；將正本提單出示給船長，若船長需收回正本，應讓船長在複印件上籤收並交進口單證人員留存。
1.1.4如為出口裝貨船舶，需向計畫調度人員確認以下內容（但不限於此）：
1）提單格式；
2）是否由船長提供空白提單；
3）裝貨預配艙圖；
4）是否需要安排裝貨前驗艙；
5）貨物綁紮及墊艙事宜；
6）其他裝貨注意事項及委託方的特殊要求。
1.2登輪工作：
1.2.1根據調度提供的船舶實時動態信息，隨時主動跟蹤船舶進港動態，合理安排時間通知各口岸單位登輪查驗。
1.2.2外勤業務員首次登輪時，應與船長核實和查詢以下有關信息（但不限於此），並在《單船作業卡》上記錄：
1)船舶規範：當發現主要數據與《單船作業卡》記載不符時，應及時通知計畫調度更改相關數據。
2)船舶抵港時間及檢疫通過時間。
3)引水登輪時間。
4)靠泊時間。
5)裝卸作業開始時間。
6)船舶抵港存油、水量。
7)船舶抵港前後吃水。
8)船用吊機安全負荷及艙口情況等。
9)其它需要了解的情況。
1.2.3協助船長提供如下檔案：
1)總申報單
2)貨物申報單
3)船員名單
4)船員物品申報單
5)船用物品申報單
6)旅客名單（如有）
7)航海健康申報書、PORTSOFCALL，
8)船員健康申報卡
9)國際航行船舶概況表，PSC檢查複印件
10)上一港出口岸許可證等。
11)如上一港來自國內港口，外籍船需向船長索取關封、邊封、入境檢疫證；如果船舶為中國籍，需索取海事局簽證本、海關監管簿，若中國籍船舶空載來港，只需辦理海事局簽證手續。
12)當地口岸單位需查驗的正本證書及檔案，並出具相應書面收據與船長進行交接。
13)向船長索取簽章後的進口載貨艙單、過境貨艙單、指/通運貨艙單等貨運單證，並及時送交各相關口岸單位查驗。
14)若船舶為外籍或外商租用的中國籍船舶，須向船長索取有效的船舶噸稅執照（包括台灣噸稅），如船方無法提供相應證書，則要求船長填報噸稅申請書，並及時通知調度；對於非營運船舶（如船舶來港修理等），按海關要求無需提供噸稅執照。
15)若外籍船員要求登入，除波蘭、烏克蘭、羅馬尼亞等互免簽證國家外，須由船長填報登入申請表，向邊檢申請辦理登入證，並將登入申請表副本轉交結算員。對於拒簽國家籍船員不予辦理登入手續，並需向船長做好解釋工作。具體的船員登入申請事宜需按最新頒布的出入境管理條例和邊防有關規定執行。
1.2.4裝/卸貨準備就緒通知書：
在收到船長通過電傳/傳真/電報或其他書面形式向我司遞交或發出的裝/卸準備就緒通知書之後，一般應根據船舶是否已具備裝/卸準備就緒條件（如船舶是否已抵達租約指定位置，船舶本身是否具備裝/卸貨條件或根據租約規定的其他條款等）向船長確認收到或接受通知書。
1.2.5如船長即時要求加油、加水、物料及一伙食供應、船舶修理、船員看病、申請岸吊，費用借支等，需經計畫調度向委託方書面確認費用後方可安排。此類事項皆需由船方提出書面申請，並在《單船作業卡》上作好記錄。
1.2.6將應遞交船方的檔案、信件、電函等轉交船長簽收，並在《單船作業卡》內做好記錄。
1.2.7如船方需申請辦理貨物、船舶設備(如救生艇、CO2系統)檢驗或辦理裝運港加封過的貨艙啟封等業務，需及時經調度向委託方書面確認後方可安排,並在《單船作業卡》內做好記錄。
1.2.8以上所有資料必須在當日遞交/通報有關部門,所有相關檔案或資料的交接必須做好登記和簽收。
2.0進口單證交接
2.1進口艙單;
在船舶查驗完畢後，核對艙單內容無誤後需在第一時間內向各口岸單位送單。並將艙單交單證業務部留底。
1)交海關的艙單應儘量爭取在船舶抵港辦理查驗手續一個小時內。上午進口船舶，最遲不晚於下午1500時交單；下午或夜間進口船舶最遲不晚於次日0900時交單。
2)交單證業務部留底艙單應在船舶抵港辦理查驗手續兩個工作小時內，由其在外勤單證交接本上籤收，上午進口船舶，應不晚於下午1600時交單；下午或夜間進口船舶應不晚於次日1000時交單。
2.2隨船檔案：
在船舶查驗完畢後，將船方委託遞交的相關貨物資料（如隨船提單、貨物品質證明、數量證明等）及時交單證業務部並簽收。
3.0卸貨船作業
3.1將船長簽字蓋章後的艙單、艙圖等有關卸貨單據送交港口調度、理貨等相關單位。如船方有加固、分票、倒艙、掃艙等特殊作業申請時，應及時通知調度向委託方落實費用後再安排，並在《單船作業卡》內作好記錄。
3.2大宗散雜貨/油輪，如委託方/收貨人要求製作分票艙單的，應在收到計畫調度或單證業務部轉來的分票艙單後，交船長簽字蓋章，並送交各口岸部門。
3.3卸貨完畢後，雜貨船作業要從理貨公司索取理貨證明、“貨物溢短單”（如有）、“貨物殘損單”（如有），散貨船或液體貨船作業要從大副處索取檢驗檢疫局簽發的貨物計量（水尺）報告或乾艙證明的副本或複印件，上述檔案交計畫調度傳真給委託方，並在單船作業卡內做好記錄。
4.0裝貨船作業
4.1將從單證業務部獲取的裝貨清單轉交船方憑以配載。
4.2收到船方交來的裝貨配載圖，進行檢查核對後傳真港口調度、外輪理貨公司。如船方申請供應材料進行鋪墊、加固、綁紮等項工作時，應立即報計畫調度與委託方確認相關費用後再做安排，儘量避免影響裝貨作業，並在《單船作業卡》上做記錄。
4.3對於使用隨船空白提單的裝貨船，應根據計畫調度員的指示，在登輪時向船長索取隨船空白提單紙至少三正五副。及時轉交單證業務部製作提單。
4.4按委託方指示需由船長簽發提單時，將單證業務部出口單證人員制好的提單交船長審核無誤後簽字、蓋章，再將簽妥的提單送交業務部並簽收。
5.0移泊：
因生產需要或應港口當局要求時移泊，外勤業務員應注意下列事項：
1)與計畫調度落實因移泊而產生的費用。
2)及時將移泊計畫通知船長，以便船方有足夠的時間做好移泊準備,並在《單船作業卡》上做好記錄。
第二部分：船舶在港現場操作
6.0船舶動態跟蹤
6.1抵港動態。船舶抵港後，在1個小時內將船舶抵港動態電話或書面報計畫調度。抵港動態應包括下列內容(但不限於此)：
1)抵港時間
2)存油水
3)前後吃水
4)檢疫通過時間
5)如船未靠泊，應報告上引水時間、預靠時間及預開工時間
6)如船舶已靠泊並開始作業，則應增加下列內容：
（a）靠泊上引水時間
（b）靠泊時間
（c）商檢水呎公估時間（對散貨船而言），商檢測量（SOUNDING）時間（對液體貨船而言），動植物檢疫通過時間（對法定動植物檢疫貨物）；
（d）開工時間
（e）預完工時間
6.2在港動態
1)對在港作業船舶，做到每天至少兩次登輪服務；如有突發情況，隨時登輪。
2)對於在港作業船舶，上午登輪時間不晚於0830時，下午不晚於1600時。對於突發事件，應立即登船處理，並通知計畫調度。
3)每次登輪前，應先與港口調度、理貨公司聯繫核對作業時間、作業工班、作業停頓時間並核實停工原因，掌握生產作業進度及有關委託業務的進展情況。登輪後與船長、大副核對相關裝卸貨情況，並記錄在《單船作業卡》內。
4)及時向調度匯報船舶作業動態及其它情況，以便調度向委託方報船舶動態。
5)掌握船舶每天裝卸進度，做好事實記錄，記錄事項必須有始有終。
6)根據實際情況正確繕制《裝卸時間事實記錄》。
7.0繕制《裝卸時間事實記錄》
7.1根據掌握的在港船舶裝卸作業時間記錄，繕制《裝卸時間事實記錄》。繕制完的事實記錄交計畫調度審閱；《裝卸時間事實記錄》須體現時間的連續性，內容至少包括以下項目和時間（但不限於此）：
1)船舶抵港時間；
2)船舶通過檢疫時間；
3)引水、靠泊、移泊時間；
4)開始裝卸及裝卸進行時間、裝卸完畢時間；
5)停工時間及其原因；
6)接管/拆管時間（適用於液體/化工品船）
7.2裝卸作業完畢後，與船長核對並共同簽署《裝卸時間事實記錄》。並按委託方指示將事實記錄傳真或郵寄給委託方或相關單位,並在《單船作業卡》上做好記錄。
第三部分：委辦事項及特殊情況的處理
8.0各類證書的申辦及有關項目的檢驗
8.1接委託方/船長的書面申請並由計畫調度落實費用後，聯繫辦理有關船舶證書或安排有關項目的檢驗。內容包括：
1)船舶各類適航證書；
2)船舶噸稅證書；
3)船舶衛生控制（免除）證書；
4)衛生證書；
5)水尺公估計量證書；
6)各類船體設備檢驗；
7)各類貨物及其損壞檢驗；
8)各類貨艙封艙,乾艙檢驗等；
8.2將書面申請及時送達有關單位，跟蹤並落實進展情況。將收到/取回的有關證書交船長簽收，並將副本與書面申請留底交予調度，並在《單船作業卡》上作記錄。
9.0船長委辦事項
若船方要求檢修主機、排放壓艙水、明火作業、船體油漆作業、在港內進行救生艇演習等事項都須事先經海事處批准。船方必須以書面提出申請，外勤業務員將申請轉交海事處批准後，船方才可進行相關操作。
10.0船長借支
10.1船長要求借支時，外勤業務員應問明所借款項的數額及貨幣種類。經計畫調度或結算員取得委託方的書面確認方可辦理。
10.2借支款交船前準備好借據一式4份，交款時應由船長核對款項後簽字並蓋章，至少取回兩份借據並交公司財務部。
11.0船損事故處理及海事聲明簽證
11.1船舶發生事故應立即報公司主管領導，如需搶救則立即安排搶救。及時向計畫調度報告，由計畫調度立即以書面形式通知委託方並與之確認相關海事簽證費用。登輪了解事故現場協助各方妥善處理，由船長出具海事報告呈報海事局，並在《單船作業卡》做記錄。
11.2如船舶因海上風浪或其它不可抗力因素導致船舶或貨物受損需遞交海事聲明，收到船長遞交的海事聲明及相關證明性檔案後應及時呈報海事局辦理簽注備查。一般情況下，船方應在船舶抵港24小時內和裝卸貨作業開始前遞交。遇特殊情況無法及時遞交時，應先電話通知海事局，取得超期辦理的許可。
11.3海事聲明簽妥後應及時送交船長，並在《單船作業卡》上記錄。
12.0船員更動（遣返）：
12.1如有船員需在本港更動的，需首先由計畫調度與委託方落實相關費用。
12.2辦理外籍船員更動須先向指定有效的簽證機構申請中國簽證，獲批准後方可辦理相關手續.
12.3中國籍船員
1)對於中國籍船員的上船離境手續,須海員離境證明到邊檢辦理出境手續並在海員證件上加蓋出境章.
2)對於中國籍船員的下船入境手續,須持船長出具的船員離船證明到邊檢辦理入境手續並在海員證件上加蓋入境章。
12.4外國籍船員
1)對於外國籍船員上船離境手續,須憑有效簽證到邊檢辦理出境手續並加蓋出境章。
2)對於外國籍船員下船入境手續,須持有效簽證到邊檢辦理入境手續並加蓋入境章。
13.0交通、通訊、郵遞
如船方使用以下各項服務，須填寫本公司統一印製的相關收費單據，並讓船長簽字蓋章確認，交結算員以便向委託方收取相關服務費用：
13.1交通–凡船方要求我司提供交通車、船服務或外勤為船舶服務使用交通工具均應填報相關的交通車船費單據；
13.2通訊–凡船方要求提供的相關通訊服務均需填報相關的通訊收費單；
13.3郵遞–凡船方要求代為其郵遞信件、物品時，應事先與計畫調度向委託方確認費用後方可安排，並填寫郵遞收費單。
第四部分：船舶離港現場操作
14.0船舶離港手續
14.1在辦理船舶離港手續前應事先了解：
1)船舶作業預計完工時間
2)所有船舶證書是否齊備有效
3)船方委辦一切事項是否都已辦妥
4)本航次掛靠港期間有無船員或旅客變動。如有，則向船方索要變更後的船員/旅客名單。
5)向計畫調度了解備用金有無到帳
6)需了解的其它情況（如下一掛港、航線特殊要求等）
14.2在船舶開航前收集或協助船方填寫相關申報單證
14.3按照各當地口岸程式辦理船舶出口手續;
14.4將《國際航行船舶出口岸許可證》及其它相關檔案在開航前交船長簽收。
14.51）對於裝貨出口的船舶，應向船方索取實際配載圖，大副收據等相關單證。如由船長簽發提單，由船長按委託方要求份數簽發提單正、副本；如需我司代簽提單，則需船長或委託方書面委託授權並交單證業務部代簽。
2）對於卸貨出口的船舶，需向船長索取以下貨物數量證明檔案（但不限於此）：
-散貨船：水尺測量報告（首尺和尾尺）
-雜貨船：理貨報告，裝載積載圖
-液體/化工品船：液艙測量表（裝卸前和裝卸後），乾艙證
14.6向船長索取船舶離港信息，內容包括（但不限於此）：離港存油水、離港水尺、開航時間、預抵下一港時間等。
14.7將需交船方的檔案在船舶開航前交予船長並簽收，《裝卸時間事實記錄》經船長審核確認後簽字蓋章確認，各執兩份；通知船長引水登輪時間，做好開航準備。
14.8向調度報發離港電
14.8.1在船舶離港後1個小時內電話或書面通知計畫調度至少包括下列內容，但不限於此：
1）完工時間
2）離港引水上船時間
3）船舶離港時間
4）預抵下一港時間
5）離港水尺
6）離港存油、水量
7）實際裝貨/卸貨量
15.0齣口單證交接
船舶離港後將經船長簽章後的艙單送交各相關部門，並交單證業務部留底。
1)交海關的艙單應在半個工作日內。上午出口船舶，應不晚於下午1500時交單；下午或夜間出口船舶應不晚於次日0930時交單。
2)交單證業務部留底艙單應在半個工作日內，由其在外勤單證交接本上籤收，上午出口船舶，應不晚於下午1600時交單；下午或夜間出口船舶應不晚於次日1000時交單。
16.0在船舶離港後1個工作日內將《航次費目單》及其它相關單證交調度。
17.0船舶開航後2個工作日內應將《單船作業卡》內所有相關資料整理妥當交調度並簽收。
