工作流程
1. 每天早上正常上班前，負責與港方聯繫，將船舶的進出港情況、作業餘數、開/完工時間等記錄在調度日誌上。
2. 非節假日時間，根據調度日誌填寫當日的船舶動態表。動態表內容包括前24小時之內開航船舶的開航時間、完工時間、裝/卸或數量、開往港，節假日後第一天上班還應包括節假日期間開航的船舶；今後24小時內預抵的船舶的來港任務、預抵時間；當日作業船泊的作業進度；錨地船舶情況等
3. 複印船舶動態表交部門經理，由其分發給公司有關負責人。動態表可以以電子形式進行。
來電處理
1. 收到船長/委託方關於船舶的確報電後，及時以電話形式將確報時間、吃水
2. 收到沒有申報的船舶的來電，及時轉計畫委託人員。
3. 收到有借支要求、需加油等電文，及時通知對外結算人員由其進行必要的追加索匯工作，做好已通知記錄。待財務落實費用後，通知有關的供方進行供應。
4. 接到船員入境的來電後，負責向來華船員通過總公司拍邀請電。
5. 收到委託方/船長的要求加水的來電，應以電話方式通知供方及時供應，並在原電文上註明做好已通知記錄、或在單船作業記錄上做記錄。
6. 收到船方宣載或備妥裝卸作業條件的來電，按港口慣例及時通知有關方，並在原電文上註明通知人及通知時間。
7. 收到需轉船方的船員信件、電文、海圖等，在單船作業記錄上註明，以提示外勤轉交，並將上述物品適當放置保管。對誤投或收信不著的函件及時退還經理辦。
8. 收到船長/委託方要求購買連雲港及其他地方海圖的來電後，通知海事總值班室送船，在原電文上註明通知人和通知時間。如在本港海事採購不著且船舶停靠時間允許，聯繫其他海圖公司購買。如無法購買/購買不著，則復電告知。
9. 收到船長/委託方要求驗艙、平艙、水尺公估的電文後，通知對外結算人員使其了解可能的費用發生情況。填寫相應的申請轉檢驗機構或裝卸公司，做好通知記錄，申請一份留底
10. 及時處理部門經理轉來的其他電文。
傳送信息
1. 指泊電
根據船長第一次確報電（來港近的也可根據委託方有關的確報電），以電報或電傳形式向船長拍發指泊電。指泊時根據來船的吃水分別指定相應的錨地。如船舶來自國外港，同時索取電檢資料。對大型卸貨船詢問前後吃水
2. 抵港電
根據單船作業記錄內容，在船舶抵港後及時（不晚於半個工作日）以書面形式向委託方報告如下內容：
1）抵港時間 2）船舶存油水
3）船舶前後吃水 4）預計靠泊/靠泊時間（如有）
5）開裝/卸時間（如有） 6）預計完裝/卸時間（如可預計）
3. 離港電
根據外勤的單船作業記錄，在船舶開航後及時（不晚於半個工作日）以書面形式向委託方報告船舶離港情況，主要內容有：
1）裝卸完時間 2）完裝數量（僅裝貨船舶）
3）存油水量 4）前後吃水
5）離港時間 6）預抵下港時間
如果船舶的下一港為國內港口，同為PENAVICO代理，則船舶離港信息抄報下港代理。如港距短，可電話通知。
4. 在港動態電
4.1 對停靠作業、錨地作業，根據外勤人員或港方調度提供的最新船舶動態，每天至,少一次以書面形式向委託方報告船舶動態。
4.2 船舶靠泊作業後，及時（不晚於半個工作日）向委託方報告靠泊時間，開工時間
及預計完工時間
4.3 遇有嚴重影響裝卸進度的作業停工情況，及時報告委託方。恢復作業後，作好作"業恢復的通知。
4.4 在本港進行非裝卸作業（如加油、修理等）的船舶，根據委託方的具體要求向其
匯報有關動態。"
4.5 按公司要求，向公司報在港船舶動態。
4.6 如有長期委託方要求定期定時向其報送港口有關動態，則按其要求報送。
4.7 根據情況，隨時向有關傳送訊息。
5. 動態聯繫合格率
做好船舶信息的傳送工作，保證船舶動態聯繫合格率不低於98%。動態聯繫合格率計算公式：資料齊全、聯繫及時的船舶艘數/代理船舶總艘次×100%。
內部聯繫
1. 與口岸單位的聯繫
得到港方調度的有關船舶作業計畫安排後，立即將計畫通知有關的檢查單位；如有24小時之內無法靠泊的船舶，將該船舶的有關情況通知海事有關監督站，申請緩辦進口手續；同時去海關碼頭值班室辦理預辦手續，在調度日誌上做好記錄。
收到來自船方、引水或其他方面報來的關於船舶在港發生碰撞、火災、人員傷亡、共同海損和船員違章等緊急/突發情況後、立即告知部門經理，同時將情況通知口岸有關單位。在詳細了解情況後以書面形式及時通知委託方，並在調度日誌上作相應記錄。
2. 與船方的聯繫.
船舶抵港後，立即聯繫船長。除核對電檢所需內容外，還應詢問船舶準確接船、做好船舶開航安排、通知船舶移泊開航時間，作好已通知記錄。
將辦理電訊檢疫的結果通知外勤，由其作好適當的安排和通知。
將有關惡劣天氣（如颱風、大霧）的訊息及時通知外勤，要求其以有效途徑通知有關船舶，作好防範措施，在調度日誌上做好已通知記錄和有關天氣情況記錄。
通知單處理
1. 收到計畫委託人員送來的船舶通知單後，根據船舶來港任務，準備單船作業檔案單證， 如通知書，作業申請，吊桿負荷等。
2. 將船舶通知單有關內容填寫到船舶預報表上
辦理檢疫手續
1. 航行國際航線、且上一港為國外港（包括港、澳地區）的所有中外船舶需要辦理衛
生檢疫手續。
2. 船舶抵港前，如有符合檢疫單位電訊檢疫要求的船舶資料（如上港港名及離港日期、船員人數、船舶噸位、來港任務、預抵時間、國內港口簽發的衛生證書編號和有效期和簽發港、除鼠證書的簽發港和有效期等），可以提前辦理電訊檢疫。申辦程式如下：
（1） 按照上述資料，填寫電訊檢疫申請單一式二份。
（2） 將電檢單送呈檢疫單位審批。"
（3） 批准後，取回一份留底。
（4） 電訊檢疫通過後，在調度日誌或單船作業記錄本上作好相應的記錄。
3. 對於不具備電訊檢疫的船舶，抵後將及時了解錨位，告檢疫部門以便及時施檢。
危險品申報
1. 從來電、記錄、計畫委託提供的船舶通知單等獲悉有進口/過境的危險貨物時，按照
國際海運危險貨物規則的有關規定，填寫船舶載運危險貨物貨物申報單，註明貨名
等級、聯合國編號、國際危規頁碼、裝港等海事要求列明的內容。
2. 危險貨物申報單交通信員送海事審批。海事批准後留底一份，一份交外勤。交通訊
員在經理辦單證轉遞交接本上做好交接記錄，交外勤可採用在單船作業記錄上註明
的交接方法。,
3. 危險品申報工作應在船舶抵港前完成。申報應有具備申報資格的人員進行。
八. 歸檔1. 將來電和發電留底交外勤一起存檔。
2. 將有關船舶資料及時輸入計算機，如抵/離港時間、來港任務、靠泊時間等，並進行有關的信息傳送。
