常見禮儀文書分類
賀函、賀電
賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國家領導人、外長、駐外使節一般採用外交函件、外交電報或正式照會的方式傳送賀函、賀電。領導人的賀電可通過有關駐外使館轉遞，也可通過電報局或經電傳直接拍發。其他部門或民眾團體負責人可用對外函件或對外電報，直接傳送。
賀電的結構由收報人住址姓名、收報地點、電報內容、附項四部分構成。拍發禮儀電報，要用電信局印製的禮儀電報紙按欄、按格寫。
例：
（1）收報人住址姓名。
先寫住址一馬路、街道、門牌號碼；再寫單位名稱或個人姓名。
（2）收報地點。
填寫省、市、縣名，大城市可略寫省名。
（3）電報內容。
先寫祝賀的話，再寫發報人地址姓名或發報單位地址名稱。發報日期時間在電報中反映，電文中可省略。
（4）附項。
包括發報人簽名或蓋章、住址、電話 賀電的內容一般有標題、稱呼、正文、結尾、落款等五部分組成。 (一 )標題 賀電的標題，可直接由文種名構成，即在第一行正中寫“賀電”二字。有的賀電標題也可由 文種名和發電雙方名稱共同構成，如“國務院致中國體操隊的賀電”。有的還用副標題，即 以發電單位、受電單位和文種作為主標題，而用副標題說明內容。 (二)稱呼 稱呼要寫上收電單位或個人的名稱、姓名，是個人的還應在姓名後加上“同志”、“先生” 或職務名稱等稱呼。要頂格寫，稱呼後加冒號。 (三)正文 賀電的正文要根據內容而定，若發給單位或某一地區慶祝活動的，宜在表示祝賀的同時，對 其 作出的各種成績、取得的巨大成就給以充分肯定，並給以鼓舞，提出希望。一般私人之間的交往，則一般把內容放在祝賀上就可以了。 (四)結尾 賀電結尾要表達熱烈的祝賀和祝福之意，有的也提出希望。 (五)落款 即在正文右下方署上發電單位或個人的姓名，並寫上發電日期。
感謝信、感謝電和感謝公告
在訪問某國結束的時、在收到賀信或慰問信的時候、在收到友人饋贈或得到支援和協助的時候，應當向對方表示謝意。可以寫信或致電錶示感謝，有時候，也可以採取公告的方式致謝。
例：
①稱呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。
②問候語：如寫“你好”、“近來身體是否安康”等。獨立成段，不可直接接下文。否則，就會違反構段意義單一的要求，變成多義段了。
③正文。這是信的主體，可以分為若干段來書寫。
④祝頌語。以最一般的“此致”、“敬禮”為例。“此致”可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接著主體正文之後，不另起段，不加標點；二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。後應該加上一個驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。
稱呼和祝頌語後半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信“抬頭”傳統的延續。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現代書信所吸收。
⑤具名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關係，如兒×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行寫日期。
邀請函、邀請電和復件
邀請的內容十分廣泛：邀請外賓參加各種性質不同的集會、慶祝活動、或典禮；邀請外賓來我國進行友好訪問、考察訪問或講學；邀請外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會，等等。邀請函、邀請電既要表達邀請的盛情，有時還要就活動的時間、方式、費用等有關事項作出必要的說明，以便相互間達成一致和諒解也可另行專門協商）。
例：
尊敬的領導：
我於XX年XX月份來到美國XX市XX大學（英文名字）XX系 自費留學，攻讀XX學位。至今已在美國度過了XX個月，學習 和生活基本安定下來，只是一個人在這邊生活，時常會感到孤單，很是想念家中親人，十分希望我的妻子（或丈夫） XX同志能來美國探親。
我的獎學金約是X萬X千美元一年，足夠負擔我二人在 這邊的生活，望有關領導及單位批准探親要求。
此致
敬禮！
邀請人：
年 月 日
慰問函、慰問電
遇有天災或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國家的政府、有關組織或友好人士，常致函、致電有關國家的政府、有關組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。
例：
1．標題。可寫成"慰問信"或者"xxxx致xxxx的慰問信"。
2.稱謂。（空兩格）稱謂應表示尊敬。
3.慰問的原因。可寫事件的情況，或介紹他人的事跡等。
4.慰問，祝福，希望
5.署名和署時。
唁函、唁電
唁函、唁電可視情況發給相應的機關、團體、或死者的親屬，也可發給治喪機構。舉例如下：
例1：外交電報，弔唁總理逝世
X X X（首都名稱）
X X X國代總理X X X閣下：
驚悉X X X國總理X X X閣下不幸逝世。X X X總理曾為中X關係的發展做出了有益的貢獻。我代表中國政府和中國人民向X X X國政府和人民表示深切的哀悼，並對X X X總理的家屬表示誠摯的慰問。
中華人民共和國國務院總理X X X
一九X X年X月X日於北京
國書、全權證書、授權證書、委任書等
國書是國家元首為了派遣或召回使節向接受國元首發出的正式文書，分為派遣國書和召回國書兩種。目前，由於禮節的簡化，在外交實踐中，已可將召回國書合併於派遣國書之中。我國即採取此種做法。
全權證書，是授予代表以全權，由其代表國家或政府進行談判、簽署條約、協定，或出席國際會議的證件。全權證書由政府首腦或外交部長簽署。授權證書，是政府部門首長指派代表，代表本部門進行談判、簽署條約性檔案或出席國際會議所出具的證件，由政府有關部門首長簽署。領事任命書和領事證書，是關於領事職務的證件。
委任書，是委派國家特例或政府特使，參加駐在國特定活動的證件，由國家元首簽署。委託書，是委託駐外使節代表政府部門簽署協定的證件，由政府有關部門首長簽署。
以上都是進行有關外交活動的必備證書。舉例如下：
有關禮儀事項的通知等
有關禮儀事項的通知，例如使節的到離任，某些禮儀程式的安排、某些禮儀程式的安排、某些有關禮儀的規定等等，可以使用照會、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關機關或個人。
在使用有關禮儀的文書電報時，應注意以下事項：
1．文電中的外國國名，應使用全稱，同一國名如出現數次，至少首次套用全稱。如習慣用簡稱，可使用正式簡稱。某些特殊國家，如多米尼加共和國、多米尼加聯邦等，不可使用簡稱。文中的單位名稱，第一次亦應使用全稱。對方的職銜、姓名在作為抬頭出現時，亦要用全稱。
2．文書格式要合乎規範，不要用錯。非外交機構一般不使用照會的格式，可使用對外函件進行交往。人稱要與文書格式相適應並前後統一。例如，普通照會一般只用第三人稱，但不注意時容易出現“貴方”、“我方”等稱呼，造成混亂不清。簽署者與受文者要相適應。人對人，單位對單位。如系人對人，雙方身份要相當。
3．文書中對人的稱呼要合乎禮儀習慣。
致意語的用法亦要取決於不同場合與習慣。例如，外交照會開頭時，常有 “向X X X致意並榮幸地……”的引文，在一般對外函件中不使用。在弔唁、慰問等信函中不要用“榮幸地……”等詞句。文尾的致意語，向外交部或大使館發照會可用“順致崇高的敬意”；向全代辦處發的照會不用“最”字。非外交機關使用對外文書，可視不同的發文和受文者選用“最崇高的敬意”、“崇高的敬 意”、“最良好的祝願”、“良好的祝願”、“最親切的問候”、“順致敬意”、“順致問候”等。
4．關於譯文。對外文書應以中文為正本，必要時，附以外文譯文。譯文本，套用不帶機關銜的白紙，並在右上角註明“譯文”字樣。譯文應考慮外文的慣用格式，不應套用中文格式。我駐外機構，在外文水平有把握、有力量的情況下，凡純屬一般事務性的函可只用外文（指駐在國文字或通用的外國文字）；對申請簽證、身份證及一般外交人員的調職、離任等普通照會，亦可只用外文。
5．對外文書的列印位置要適當。抬頭處，受文人的職銜、姓名和稱呼應在第一行頂格排列（如排不下，也可將職銜單列一行不加標點，而把姓名稱呼另排一行），然後再下一行前面空一格續排行文。如文書較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使檔案美觀大方。
蓋章的位置要適當，一般以騎年壓月，上大下小（如帶國徽的印章，國徽應在機關銜之上）為宜。
6．要有嚴密的校對制度。如發現文書、函件等有錯字或格式不對，均應重新列印，不得塗改。
7．用紙要合乎規定。
8．收發文應有簽收手續，收到涉外文書應及時處理，不要延誤。
在禮儀社交場合，除了必須處理和運用好文書電報以外，對名片的使用也應當給以重視。名片之所以在現代社會中得到廣泛的套用，因為它使用起來簡便、靈活、雅俗均可，能適應現代社會人際交往十分頻繁的需要。
名片現在已遠遠不只是相互通報姓名的工具，它可以用來表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、饋贈以至弔唁等多種禮節。為了表示不同的禮節，可以在名片左下角用小寫字母寫上法文的含義；也可以在外片上，用通用的文字寫上簡短的字句。
幾種國際上通用的法文縮寫是：
1． 敬賀 p. f. (pour felicitation)
2． 謹唁 p. c. (pour condoleance)
3． 謹謝 p. r. (pour remerciement)
4． 介紹 p. p. (pour presentation)
5． 辭行 p. p. c. (pour prendre conge)
6． 恭賀新年 p. f. n. a. (pour feliciter lenouvel an) (大小寫均可)
7． 謹贈，不用縮寫字母，而是在姓名上方寫上Avec ses compliments (或者用英文 With the compliments of …)
現在人們日益講究名片的印製。當然，印製精美、考究的名片，會惹人喜愛；但印製樸素大方的名片，只要運用得當，仍會獲得人們的重視和尊重。
