概述
在知識管理研究的基本框架中,應包括“5W1H”要素,即知識管理研究的主體(Who)、客體或稱對象(What)、時間(When)、地點 (Where)、原因(Why),以及實務(How).時間是知識管理研究中的一個重要要素.這是因為知識本身具有一定的時效性(know when),只有在特定時間下的特定主體與客體、特定地點所構成的特定環境下才能夠體現出知識的價值.相應地,知識管理也具有時效性.正是知識管理的時效性,就必須考慮知識管理的準時性問題。Keesd Huy研究並提出了準時知識管理的概念[1]:準時知識管理(Just In Time Knowledge Management,簡稱為JIT KM)是將物流概念中的準時制理念融入到知識管理領域,以實現知識供給與知識需求之間匹配過程的最優.美國生產力和質量中心(APQC)在研究知識管理時也強調了知識管理的準時性問題.他們認為,知識管理應該是組織一種有意識採取的戰略,它能夠保證在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人[2].準時知識管理的研究對於組織進行有效的知識共享、知識傳遞等知識管理活動具有重要意義。
目標和理念
準時知識管理應該實現的目標包括[1]:①發現由於知識需求和知識供給之間的不匹配造成的知識缺口並及時地吻合缺口,解決知識供需間不匹配問題;②把市場開發轉化為組織中的知識庫;③組織有能力將專家們安排到最適合的崗位中;④組織能夠預期新的技術開發;⑤降低成本,提高企業競爭優勢.JIT的理念最早廣泛運用於物流管理,融入到知識管理中,就形成準時知識管理的理念.
1)以人為本的理念。
JIT理論認為企業最寶貴的財富不是機器、廠房,也不是產品,而是人.人是企業發展的智慧之源,只有每個人都充分發揮其積極性和創造才能,企業才能創造並獲得最大利潤,才能保持競爭優勢和可持續發展.為此,企業在為提高員工素質而進行培訓、制定激勵員工工作積極性與主動性的有效薪酬制度、授權等方面應該投入大量精力.準時知識管理也強調“以人為本”,但它具有更深一層的意義.由於人是知識最重要的載體和創造者(特別是對於能夠形成企業核心競爭力的隱性類知識),知識離開人的創造性,知識的生產與創新也就無從談起,知識管理也就失去其意義.因此,JIT KM中的“以人為本”強調充分重視知識員工的自身特點與工作特點,構建靈活的薪酬體系,採取“柔性”的人力資源管理策略和科學有效的激勵機制.2)降低知識庫存,暴露問題,消除浪費的理念
。在JIT生產中經常會用到一個隱喻來說明這一理念:行駛在河中的船代表生產過程,為了實現順利的生產過程 (船在河中順利航行),不出現問題(不會撞到河底的岩石),傳統的方法是增加產品庫存(提高水位),其結果導致管理水平降低、生產成本增加.而在JIT 中,要強制性地暴露問題,就要將庫存不斷降低(追求零庫存),以降低成本.在準時知識管理中也應體現這一理念.儘管一定的知識庫存對於知識活動是必要的, 但是,可以通過知識庫存的降低來消除那些已經過時的、無用的冗餘知識庫存(包括過多的知識工人和冗餘知識),這些冗餘知識庫存極大地增加了知識生產、知識傳遞、知識利用、知識保護等知識活動的成本,造成了很大浪費,也嚴重隱瞞了企業知識管理過程中存在的問題.所以,準時知識管理不追求知識庫存水平的一味增加,即知識存量的無限增大,而是追求知識產品生產過程中,能夠有效實現知識供給和知識需求準時匹配的最精簡的知識庫存.可以將傳統意義上的JIT生產物流和JIT KM的隱喻進行對比,如表1所示：
圖示3)準時知識流的理念
。知識流是指組織內、外部的知識在不同部門與主體間的流動.知識在大多數企業中分布是不均勻的.通常情況下,知識產生於一個地方而在另一個地方使用.因此,跨越時間、地點、組織的知識流對提高組織的績效非常關鍵.準時知識流就是採用一定的措施和手段來保證知識的流動在恰當的時間能夠實現知識的需求與供給及時相匹配。
模型及其分析
為了描述未來知識需求和目前知識供給之間的及時匹配問題,Drs.K.Y.deJong和Drs.Ing.W.J.G.P.Wagenaar提出並建立了準時知識管理的模型[3].模型由四個要素構成:知識需求、知識供給、轉化和組織.知識需求產生於企業的項目、產品/服務,以及業務過程中.知識供給來源於雇員、團體、組織中.知識供需間的轉化(Transformation,是指用以縮小知識需求和知識供給之間缺口的手段,或知識供需間匹配的手段)可以在企業的運作層、戰術層和戰略層等三個層面上實現.知識供需的轉化/匹配過程發生在特定的組織背景下,並受組織核心能力、戰略和企業目標的影響(參見圖1).
圖示圖1：準時知識管理模型
該模型說明,未來的知識需求與當前的知識供給之間有一個時間延遲ΔT.不僅未來的知識需求和當前的知識供給之間有時間延遲,其分別與組織背景之間也存在時間延遲.例如一個擁有一定企業文化和員工的組織不會在一夜之間發生知識供給和知識需求的改變.知識供給和知識需求與轉化之間也同樣存在時間延遲,如建立一個專門技術往往需要幾十年的時間.支持“未來知識需求和當前知識供給之間的及時匹配”問題的手段很多,例如任務和目標的確定、工作輪換、教育培訓、識別核心競爭力、頭腦風暴、團隊工作、信息平台等等.在組織決定使用何種轉化工具進行知識的供需匹配前需要考慮:對這個專門的知識需求作出反應的必要性、轉化成本、投資額、自己做還是外包等問題.
