領導班子
副主任：余本勝 (分管接待科、計生辦)
組織機構
校長辦公室下設五個科室，分別是：綜合科，接待科，文秘科，檔案科，車隊；代管計畫生育辦公室和附屬國小。
直屬單位
1．秘書科
負責公文處理、信息處理和督查督辦工作。
2．綜合科
負責印信管理、檔案傳遞、領導服務和校長辦公室日常保障工作。
3．接待科
負責接待工作和代管校辦車隊車輛管理工作。
4．檔案科
負責檔案管理和利用工作。
5．車隊
負責車輛日常管理工作。
掛靠單位
1、計生辦
負責全校計畫生育工作。
2、附屬國小
負責附屬國小的管理和教育教學工作。
主要職能
管理服務職能：
包括公文管理，負責學校行政公文的收發、傳遞、催辦等各個環節的具體事宜。事務管理，負責學校會議的安排，會場的布置，接待上級和兄弟單位的來訪；學校公務用車的管理和調度；校領導辦公環境管理、節假日值班安排等。信訪接待，即通過校長信箱、接待師生來訪等手段，及時了解並落實師生的意見和建議。信息發布，即通過設定校務公開欄等形式，及時向全校師生公布學校管理工作的重大決策、政策和重大事項。
綜合協調職能：
負責對涉及多個部門的行政工作進行協調；負責協調各部門、各院（系）等單位之間的有關事宜；負責協助有關領導安排好決策實施過程中的協調。
督查督辦職能：
負責對上級檔案、學校決策及工作部署的完成情況進行督查督辦，監測工作進度，檢查工作質量，督促學校各項工作目標的實現。
參謀諮詢職能：
通過調研等多種手段，為領導決策蒐集提供各種信息，為學校領導的決策工作提供必要的參考。
日常工作
一、負責起草學校行政工作計畫、總結、報告、決議、通知、通報、布告和全校性行政規章制度，負責全校性重要行政公文的擬辦、會辦、審核工作。
二、負責學校辦公自動化系統的管理和上級領導機關、相關業務機構來文、來電的登記、呈批、催辦工作。
三、負責校長辦公會議、校領導行政專題會議、全校性大會和重要活動的準備、協調、通知、會務和編髮紀要、督促落實等工作。
四、負責協調校領導活動安排和多個部門共同辦理的綜合性、突發性工作。
五、負責上級領導、兄弟單位領導來校視察、訪問的接待工作。
六、負責《河南理工大學信息》、《河南理工大學工作動態》的編髮和學校行政大事的記載、全校綜合性報表的填報工作。
七、負責學校行政印章的管理和各行政職能部門、學院、機構印章的刻制、監管工作。
八、負責全校行政機構職責範圍的擬定與調整、校務公開和學院年度目標考核工作。
九、負責“校長信箱”信件和基層工作請示的呈批、督辦以及民眾來訪工作，圍繞學校中心工作開展調查研究，形成專題報告，為領導決策提供參考。
十、負責文印、小汽車的管理調度和全校報刊、信函、匯款、文電的收發及報刊雜誌的征訂與學校會議室、校領導辦公室的管理服務工作。
十一、負責各類檔案的收集、整理、利用工作，代管學校計畫生育辦公室和附屬國小；受理學校行政方面的信訪、投訴工作。
十二、完成學校布置的其他工作任務。
規章制度
1、河南理工大學行政公文處理實施細 2、河南理工大學檔案管理暫行辦法
3、河南理工大學計畫生育管理制度
4、河南理工大學公務用車管理暫行辦法
5、河南理工大學公務接待管理辦法
6、河南理工大學檔案科工作制度
7、河南理工大學計畫生育辦公室工作制度
辦公指南
1:開具學校介紹信需要什麼程式？
先到本單位（各職能部門，院、系、所、中心）開具介紹信，或攜帶相關證明材料到行政樓107開具學校介紹信。
2:希望在學術報告廳或綜合樓一樓會議室舉行學術或會務活動，怎么辦？
使用單位提前一天向校長辦公室申請，經批准後即可使用。
3:各會議室的額定座位分別是多少？
行政樓一樓會議室：50座；二樓會議室：20座；這兩個會議室一般僅供校領導會議或者由校領導召集的中小型會議使用。綜合樓一樓會議室（方形會議室）：80座；學術報告廳（圓形會議室）：觀眾席272座，主席台16座。以上會議室經批准使用後，請與校辦通訊員（行政樓115室）聯繫開門與落鎖。
4:大學生活動中心（小禮堂）額定座位是多少？使用大學生活動中心向誰申請？
A：大學生活動中心（小禮堂）觀眾席792座。由校團委負責管理，需要使用時請提前向校團委申請。
5.如何查閱校長辦公會會議記錄？
查閱校長辦公會會議記錄需經校辦主任同意後方可查看、摘錄、複印，但原件不外借。
6.如何辦理歸檔公章利用手續？
單位或個人要辦理歸檔公章利用手續，需經校辦主任同意後，攜帶本人有效證件，但檔案科辦理登記手續後方可利用。
7.如何查、借閱上級檔案和校發檔案？
需查、借閱檔案者攜帶本人有效證件，到檔案科辦理有關手續後，可查、借閱有關檔案。
8.如何查閱新生錄取花名冊？
查閱者攜帶本人有效證件，到檔案科登記後，可查閱新生錄取花名冊。
9.如何查閱科研課題檔案？
查閱科研課題檔案需經該課題負責人或該課題所屬院系負責人同意，到檔案科登記後方可查閱。
10.如何查閱研究生成績檔案？
在我校畢業且人事關係在我校的研究生，欲查閱本人研究生階段的學習成績，需經校師資科同意後，帶本人有效證件到檔案科登記後可查閱。人事關係不在我校的我校畢業研究生，帶本人有效證件到檔案科登記後，可查閱本人研究生階段的學習成績。
11.如何查閱研究生論文檔案？
經該生導師或該生所屬院系負責人同意，到檔案科登記後可查閱該生的學位論文。
12.如何辦理結婚建檔？
我校教職工在辦理婚姻登記後，需到學校計生辦辦理計畫生育建檔手續。若夫妻雙方均為學校教職工或女方為學校教職工者，持雙方結婚證及身份證原件、複印件2份、結婚合影照片3張到學校計生辦辦理計畫生育建檔手續建檔; 若男方為學校教職工者，持結婚證及雙方身份證原件及複印件到學校計生辦辦理計畫生育建檔手續建檔建檔。
13.調入我校的教職工如何辦理計畫生育建檔？
調入我校的已婚教職工，需持原單位出具的婚育狀況證明、結婚證原件及複印件、獨生子女父母光榮證原件及複印件到學校計生辦辦理計畫生育建檔手續。
14.如何辦理一胎生育證？
我校凡符合一胎生育條件的女教職工在孕後3個月內，可攜夫妻雙方戶口簿、身份證、結婚證原件及複印件2份；醫院建立的孕檢手冊或診斷證明；男方單位出具的婚育狀況證明；外地戶籍者，還需提供戶籍所在鄉（鎮）、街道辦事處出具的婚育狀況證明，到學校計生辦辦理生育證審批手續。
15.如何辦理獨生子女父母光榮證？
夫妻只有一個子女不再生育的，由夫妻雙方向女方單位申請辦理獨生子女父母光榮證，經夫妻雙方單位核實，經鄉（鎮）、街道辦事處批准，可發給《獨生子女父母光榮證》。符合政策規定生育的子女，如系雙胞胎或多胞胎不享受獨生子女待遇。
16.如何辦理《流動人口婚育證明》？
學生畢業後戶口在我校託管期間外出務工者，需辦理《流動人口婚育證明》。辦理《流動人口婚育證明》需持戶籍證明、身份證原件及複印件、畢業證原件及複印件、1寸照片3張到學校計生辦辦理婚育狀況證明。在學校計生辦辦理婚育狀況證明後，攜帶以上材料可到高新區（南校區）、民生街道辦事處（北校區）辦理《流動人口婚育證明》。《流動人口婚育證明》有效期為兩年，辦證者應嚴格遵守《流動人口計畫生育工作管理辦法》。
