鑑證作用
科技查新報告是一種公證性的技術檔案；
查新報告體現鑑證性，不做用戶代言人；
查新報告應客觀反映查新課題的真實情況；
科技查新在科研立項中具有把關作用；
獨立、客觀、公正是查新報告的生命。
主要內容
報告編號
基本信息—— 項目名稱、委託人、委託日期、查新機構名稱、查新完成日期、查新項目名稱、查新機構的詳細信息
查新目的、查新項目的科學技術要點
查新點與查新要求
文獻檢索的範圍與檢索策略
檢索結果
查新結論
查新員與審核員聲明
附屬檔案清單
備註
著錄要求
報告編號
查新報告由16位阿拉伯數字及大寫英文字母組成，分4部分：
左起前4位為年代號（如：2010）；
第5－7位固定為教育部的行政編碼“360”；
第8－12位為教育部授權的查新站編號（不足位者在其前面補零）；
第13－16位為本查新站承接課題數的年度流水序號（不足位者在其前面補零）。
查新項目的科技查新契約編號（或委託單編號）應與此查新報告編號一致。
項目名稱
首頁的項目名稱一般只填寫中文名稱
第2頁表格中的查新項目名稱
國內文獻查新只填寫中文名稱，英文名稱一欄可填寫“略”；
國內外文獻查新須同時填寫中英文名稱。
委託人
指提出查新需求的自然人、法人或者其他組織；
以單位名義委託的查新項目其“委託人”應填寫單位名稱。
機構名稱
填寫“教育部科技查新工作站××××（××××為查新站編號）、××××大學圖書館（或××××大學查新檢索中心）”。
例：教育部科技查新工作站（Z09）、浙江大學圖書館
通訊地址
填寫查新站的聯繫地址。如有多個校區，填寫主校區所在的聯絡地址。
查新目的
根據委託人的查新意圖確定。如：立項查新（具體填寫屬於哪一級別的項目，如：申請國家“973”項目、申請國家支撐項目、申請某某省市區科技攻關項目) 、成果查新、新產品鑑定、獎勵申報、專利申請、……。
技術要點
應集中反映項目的主題，簡明扼要說明項目概況、背景技術、要解決的技術問題、所採用的技術路線和方法、所要達到目的、主要技術特徵、技術指標、產品參數等。
對各種目的的查新，從寫法上要有所側重：
立項查新報告應概述項目的國內外背景，擬研究的主要科學技術內容，要研究解決哪些問題，達到的具體目標（指標）和水平。
項目鑑定類查新應簡略說明項目的研究背景，介紹項目的主要科學技術特徵，已完成項目與現有同類研究、技術、工藝相比所具有的新穎性所在，主要創新點，體現項目科學技術水平的數據和量化指標。
科學研究類項目應簡要地說明項目所在領域的背景、發展趨勢，闡明研究的意義、學術水平、主要創新和優點。
專利申報項目應闡明項目的主要技術特徵或權項範圍，與現有（專利）技術的比較，突出項目的創新內容。
開發類項目（產品、技術）應簡述其用途、功能、介紹能反映其技術水平的主要工藝（技術組合）、成分、性能指標等數據，與國內外同類產品的參數對比，項目已達到的規模（小試、中試、工業化生產）等效益。
申報科技成果獎勵項目應說明項目的國內外背景、基本原理和技術指標、與同類研究相比項目達到的水平、產生的經濟效益和社會效益、推廣套用前景。
查新要求
指查新委託人對查新提出的具體願望。須採用格式化語句表述。如：
要求查新機構通過查新，證明在所查範圍內國內外（或國內）有無相同或類似的文獻報導；
要求查新機構對查新項目的新穎性作出判斷；
要求查新機構對查新項目分別或綜合進行國內外（或國內）文獻對比分析，證明有無相同或類似的文獻報導。
國內查新課題，應針對查新目的區別對待：
市區級或企業課題：對套用性強而創新性弱的可僅進行國內文獻查新；對理論性或創新性較強的課題須進行國內外查新。
為檢索出國內研究成果在國外發表的論文，國家級和省部級課題須進行國內外查新。
查新點
指需要查證的體現查新項目新穎性的技術創新點。是查新人員擬定檢索詞和制定檢索策略以及對比分析和判斷新穎性的依據
查新點一般從項目科學技術要點中提取，或者是技術要點中技術關鍵的全部，但不要把查新項目中的一般性技術特徵列為查新點。
查新點的表述要客觀科學，文字要精練明確，條理清楚。
查新項目有多個查新點需要查證時，要逐條列出，以便查新人員在查新報告的查新結論中，分別對應作出新穎性結論。
檢索詞
應特別重視能反映查新項目實質內容的檢索詞選擇
除規範詞外，一般還應包括同義詞、關鍵字、自由詞、縮寫詞、化學物質登記號、國際專利分類號，並注意英美單詞的不同拼寫法。
國內文獻查新填寫中文檢索詞、縮略語等；國內外文獻查新填寫中、英文檢索詞、縮略語等。
檢索式
應特別重視檢索式組配的可行性、合理性、包容性及在檢索過程中的應變性
應使用邏輯算符、位置算符、截詞符等檢索算符限定詞與詞之間的關係
檢索式應儘量針對每個查新點分別列出；也可根據情況針對幾個查新點或全部查新點一併列出。
中文文獻查新須填寫中文檢索式，中外文文獻查新須填寫中、英文檢索式
所有檢索式以計算機可識別的實際檢索式為標準，可以將檢索詞編號，但禁止用編號組配編寫檢索式
所有檢索式的檢出結果不得同時為零。單個檢索式的檢出結果為零時，須擴大檢索範圍或改變檢索式，直至有檢索結果。
檢索範圍
文獻檢索範圍分中文檢索範圍與外文檢索範圍，兩部分要分開填寫
每部分都要列出檢索使用的綜合資料庫（通用基本庫）和與此查新項目相關的專業資料庫，並寫出資料庫的名稱（全稱）、起止時間，必要時列出資料庫的更新周期
國內查新檢索範圍及書寫方法——國內中文通用基本資料庫（包括期刊、成果、論文、新聞等文獻類型）中，必查資料庫應不少於10個；書寫格式為：數字編號、資料庫中文全稱、起止時間（到年）
國外通用基本資料庫在以國際在線上為主要檢索手段進行查新時，最少掃描數量不少於一個組庫，必查資料庫應不少於10個。書寫格式為：數字編號、資料庫名稱（全程）、起止時間（到月）
除檢索文獻資料庫外，一般還應該進行網際網路的補充檢索，特別對產品類查新；必要時還應進行有關工具書、印刷型書刊的補充檢索
網路資料庫資源十分豐富的查新機構，可以在國際在線上索引庫搜尋的基礎上，基於自有的網路資料庫開展查新。如果必查資料庫或專業資料庫欠缺，須採用國際在線上進行補充檢索。
對給予肯定新穎性的結論（如：未見××××的報導），當檢索結果為零，一定要通過國際在線上檢索予以確認。
查新結論
是對查新點新穎性及其程度的精確表述，應當客觀、公正、準確、簡明。查新結論的文字表述應嚴謹（例：在上述檢索範圍內，通過對檢索到的相關文獻進行分析對比，××××）
在查新結論中應對委託人提出的諸多查新點結合文獻報導給予逐點分析說明，對確具新穎性的查新點亦應說明其與相關報導的區別，指出差異性。
查新結論中的所有表述均應以相關文獻內容為據（用上角標註明相關文獻的序號），不得有傾向性描述、水平性評價和讚譽之辭以及廣告性等用語，重在體現客觀性。
根據具體情況將查新點逐一列出並對比分析，不宜將諸多查新點不加拆分地模糊比對，應使用1、2、3……分別敘述創新點。
在對查新點逐條對比分析的基礎上可以給出客觀、公正、總括性的結語。
對未能檢出相關文獻的查新點可使用“未見報導”加以表述。
國內查新報告如果只檢索中文文獻，應在查新結論中表述為“國內公開發表的中文文獻中，未見××××報導。”
檢索結果
應綜合歸納檢出文獻的概況；按查新點或檢索式依據可比性原則篩選並列出主要相關文獻，對所列相關文獻內容與查新項目的相關程度採取逐篇或綜合對比分析。
在檢索結果首段寫明：依據檢索式（××××～××××）檢索出××××方面的文獻××篇，其中相關文獻××篇，密切相關文獻××篇。
將密切相關文獻的基本信息（作者，篇名，刊名，年代，卷-期-頁或網址等）按規範格式（GB/T 7714—2005）順序列出；
無密切相關文獻時，則列出主要相關文獻；
一般相關文獻過多時，可選用典型相關文獻
對所列出的密切相關文獻或主要相關文獻的總體研究內容與查新點相關的可比性內容加以引錄、分析或簡要綜述；
查新點中涉及指標等需比對數據的查新報告，相關文獻應提供必要的比對數據
對文獻進行概述時應注意修正資料庫中的各種顯而易見的文字錯誤，以及因鏡像轉換等造成的單位、上下標、全形半角等缺陷
英文文獻應給出與查新項目內容及查新點相關的中文表述。
附屬檔案清單
給出國內外文獻檢索結果清單。
給出密切相關文獻全文（如不能提供全文，須提供二次文獻全記錄格式）。
其他相關材料
完成步驟
查新員根據查新技術要點將檢出文獻分為一般相關和密切相關、將對比文獻與查新點進行比較分析、確定項目新穎性、草擬報告。
必要時向查新諮詢專家就項目新穎性進行諮詢
查新員填寫查新報告
審核員審核查新報告
查新員修改查新報告
查新員、審核員簽字，蓋章。填寫完成日期
整理報告附屬檔案
提交報告
檔案歸檔
查新報告完成後，查新員按查新契約約定的時間、地點向委託人交付查新報告，並收取查新費用。
按照《科技查新規範》，查新完成時查新員需將所有查新檔案歸檔，歸檔內容一般包括：查新委託書、查新契約、查新內容相關的技術資料、文獻檢索結果、密切相關文獻全文複製件、查新諮詢專家意見等。
質量評定
1. 基本信息的表述是否正確
查新報告中的基本信息包括查新項目的科學技術要點、查新點、項目名稱及英文譯名等。
查新報告中的科學技術要點一般是以查新契約中的科學技術要點為基礎，參照查新委託人提供的科學技術資料作出的扼要闡述；
查新報告中的查新點和查新要求一般與查新契約中的一致。
科學技術要點的表述要客觀、全面、準確，避免冗長、累贅、誇大或出現國內、國外首創等評述及結論用語。
查新點要能夠準確、客觀地表達查新項目的新穎之處，而非項目研究內容的簡單羅列。
2. 相關信息採集是否準確
相關信息採集或文獻檢索是科技查新工作最重要的環節，也可以說是查新成敗的關鍵。
查新工作要求查新員選擇正確的檢索詞、檢索策略和文獻資料庫，信息採集手段不僅需要國際在線上檢索、網路資料庫檢索，對產品類查新項目還需要重視利用網路搜尋引擎檢索Internet上的信息。
一個好的查新項目文獻信息採集質量的標誌是：
① 相關文獻儘可能全；
②相關文獻內容與委託項目技術內容儘可能貼切；
③最密切的相關文獻不能少；
④冗餘文獻一個都不能要。
3. 相關文獻的分析和著錄是否正確
《教育部科技查新規範》要求對檢索所得文獻正確區別為不相關、相關和密切相關三類，並將相關文獻研究內容與委託項目查新點進行分析類比。
密切相關文獻是指“它公開的主題，在實質方面與查新項目的主題最為近似”的文獻。
查新報告中要明確區分密切相關文獻和一般相關文獻，對密切相關文獻要提供全文複印件，對其核心研究內容作事實引述，並與查新項目相關內容進行認真比對，對一般相關文獻可作概況性說明。
4. 查新結論的表述是否客觀、準確、清晰
查新結論是查新工作和查新報告的最終目標，它對於評審專家及主管部門正確評價項目的新穎性、創新性起著決定性作用，直接影響評審專家及主管部門的決策。
一般來說，查新結論部分應針對每個查新點作新穎性判斷，給出客觀、準確、清晰的結論；如內容有交叉、重複也可給出綜合性的結論。
由於國內外科技水平尚有較大差距，結論一般可按國內外分開來寫。
若項目查新點已有密切相關文獻，就應比較兩者的內容差異、發表時間的先後等，作出相應的文字表述。
查新結論的表述一般要求：
結論客觀。完全以文獻中的事實、數據為依據，不受各種主觀、客觀因素影響。
結論準確。查新員在比較、分析、綜合過程中要耐心仔細地閱讀文獻、反覆比對分析，保證結論正確、可靠。
結論表述清晰。文字要簡明、扼要，不給人以含糊、不確定的感覺。有些查新點的內容過於具體或屬於細節，無法檢索到相應文獻作對比，就該說明相關文獻未提及相關內容，而不要簡單地給出未見報導的結論。
5. 查新報告文字表述是否準確、規範
對整個查新報告各部分的文字表述，一般均可從文句的通順、專業化辭彙的套用、國際單位制的貫徹、譯文的準確性、整篇報告文體的統一、結構的明晰、無錯別字等方面來加以評定。
有效期
查新報告有效期一般為一年，有些地方、行業是半年，具體有效期可諮詢當地科技局科技成果科。使用時，應先確認查新報告是否在有效期內。
