作者簡介
羅烈傑，廣東陸河人，現供職於深圳市委對外宣傳辦公室。1982年1月畢業於華南師範大學中文系，留校任教獲副教授任職資格，與人合作有《公務寫作》、《秘書學概論》、《公文寫作教程》、《實用文體寫作》等著述。
1994年12月調入經濟特區宣傳部門，先後負責調研綜合和對外宣傳工作，參與一批重大譚題調研，並在機關企業作過《公文寫作》、《公務禮儀》、《辦公室管理》等專題講座。
作者Email:[email protected]
媒體推薦
後記
對會議的認識，應該是從孩提時代開始。在那火紅的年代裡， “講用會”天天開，每人拿著一本紅寶書，高聲朗讀“最高指示”，然後便在“靈魂深處鬧革命”，把自己說得一無是處；“批判會”處處開，逮住一個“反動言論”，把“謬論”批得體無完膚，還要踏上一隻腳，叫他永世不得翻身； “憶苦思甜會”時時開，小小年紀，跟著父輩們回想過去，控訴萬惡的舊社會，說話人聲淚俱下，聽話者義憤填膺；誓師大會常常開，彩旗招展，呼聲震天，森林般的拳頭高高舉起，誓將“革命”進行到底……
隨著時光的流逝，再也看不到孩提記憶中那五花八門的會議了。到了後來，登上了大學講壇，要向學生們講授秘書學，講授會務工作，卻也無法拾回往日的記憶，而把目光投向了社會，投向了各種各樣的會議。若干年後，新的職業，會議竟成了工作的一部分，成了生活的一部分：常常參加各種會議，參與各種會議的籌備，有時為了起草會議檔案，關禁閉似的在酒店裡通宵達旦，苦思冥想。到這時，對會議才真正有了刻骨銘心的深切認識。
這本足以令自己汗顏的小冊子，記錄的是作者對會議的了解和認識。書稿試圖用一個新的架構，描述會議類型、會議要素、會議文書、會議角色、會議服務和會議規則，希望能夠給讀者朋友介紹會議實務知識，期望能夠為經常進出會場、出席和組織會議的同行們提供一個參考讀本。我們甚至奢望，為會議改革方法，端正會議風氣，提高會議質量盡一份綿薄之力。
要感謝海內外眾多研究會議的專家學者，是他們的著述給了作者許多啟發。要感謝海天出版社的領導和責任編輯，是他們的辛勤勞動使書稿得以順利付梓。書稿引用了一些有關方面的範例，它們為這本小冊子增色不少。我們也熱切地期待著，讀者朋友能夠指出本書的紕漏之處，因為獲得他們的關注和認可，才是編寫書稿的初衷和最大的慰藉。
羅烈傑
2002年8月於深圳
圖書目錄
卷首語：話說會議
會議類型逐個數
知識與信息
什麼是法定性會議
什麼是決策性會議
什麼是工作性會議
什麼是學術性會議
什麼是顯示性會議
什麼是會商性會議
什麼是信息性會議
學習與思考
自我訓練
會議策劃支幾招
知識與信息
“又要開會了”
會議內容是什麼
誰來開會
什麼時候開會
在哪裡開會
會議怎么開法
誰來主持會議
會議有什麼效益
學習與思考
自我訓練
會議文書如何
知識與信息
怎樣寫會議預案
怎樣寫會議通知
怎樣寫開幕詞
怎樣寫講話稿
怎樣寫決議
怎樣寫閉幕詞
怎樣寫會議簡報
……
文摘
書摘
·由會議目的而定。會議形式還取決於會議的目的。作出決策的會議，要採用便於議決事項的程式化強的方式；徵詢研討的會議，採用便於發表意見、充分討論的開放的活潑的形式；宣傳教育的會議，考慮採用增強宣傳效果的方式；傳達精神，則要考慮擴大傳達面的形式，等等。
·由會議成員而定。與會人員不同，可以採取不同的會議方式。較高層級的領導人會議，要採取便於集中、就地召開的形式；不同單位、不同系統人員參加的會議，要採取座談、會商的形式進行。
2．有哪些開法?
除了常見的會議形式外，可根據不同情況對以下方式加以選擇：
·遠程形式。運用電視、電話、廣播等傳輸手段舉行會議。這種形式突破空間限制，節省時間和會議經費，擴大會議的宣傳面，範圍較大和時間緊急的會議，常採用這種形式。相類似的是主會場以外設分會場，增大會議的宣傳面。
·移場形式。是由兩個以上的地點場所完成會議議題的會議。一般是主議題在一個地點完成，分議題在另一地點場所完成。這種形式要嚴格控制，要從實際需要出發，避免落下“遊山玩水”的罵名。
· “套會”形式。有些會議採取“會中會”的套開形式，可以在與會代表中劃出一部分人員，在某一時段召開專門會議。如宣傳部長會議套開文明辦主任、外宣工作會議。
·並會形式。為了精簡會議，有些會議採取合併召開的形式。把相關的幾個會議合併在一起，用一個單元或更長一點的時間舉行，提高效率。這種形式，可以減少領導人到會和講話的次數，把幾個講話稿合起來。
·現場形式。在事情發生地的現場召開會議，便於觀摩學習，或研究解決問題。常見的現場辦公會、經驗交流會、現場觀摩會等，就是這種形式。
·座談形式。有些會議需要聽取意見，徵集建議，交流思想，把有關人員召集起來開會、需要採取座談會的形式。這種會議形式，一般沒有議決結果，與會者大多是不同群體的代表，有關方面的專家、負責人或主管人員。
·筆談形式。是“以文代會”的形式，以書面的形式討論問題，交換看法。這種形式，與會者並不集
中在一起直接對話，而是通過筆談的形式。
3．方法的改進
會議方法需要不斷改進。傳統的會議方式便於掌握，會議的組織者和出席人可以駕輕就熟。但是，例行公事式的會議容易流於形式，沒有新意，減低與會人員的參會興趣。隨著科學技術的發展，生活節奏的加快，信息傳遞方式的增多，會議形式也需要不斷改進。革新會議方式，可以提高會議效率，降低會議成本。多樣化的會議方式也可以最大限度地調動與會人員的積極性。舉例來說：
·運用網路開會。隨著網際網路的廣泛運用，可以召開網上會議，通過網路形式傳達部署工作，研討商洽問題。
·不設主席台。傳統的會議通常設主席台，甚至要求主席台有相當的台深，擺若干排坐席。這一積習弊端不少。除需設主席團集體主持會議和慶典性會議外，不妨改主席台為講台，有利會議開得簡便，也有利於改進會風。
·站著開會。傳統的會議都是與會人員端坐會場，這種“排排坐”的方式，常常是會議開得冗長的直接原因。有些小型的會議，可以搬掉舒適的椅子，使會議開得更簡短。
會議形式的改革和創新，將會使會議更具魅力，更加有效。
誰來主持會議
“會議由誰主持”?這是會議策劃中的重要問題。會議主持人把握會議的方向，控制會議的進程，影響會議的成果。主持人的確定、產生與選擇，是會議組織中的重要一環。
1．誰是主持人?
會議主持人是會議的“指揮長”，負責整個會議的組織管理，包括會議的召集、控制、協調和指揮。
會議主持者，可以是一個人，也可以是集體。個人主持的，叫會議主持人或會議主席；集體主持的，則叫大會主席團、執行委員會等。
不同類型的會議，主持人扮演的角色、所起的作用不同。主要有四類：
·司儀式主持人。這類主持人在會議中主要負責會議進程的指揮、引導，按照會議既定程式，負責會議的“起承轉合”，穿針引線，推進會議的進程。這類主持人，不是會議的主要發言人。顯示性、信息性會議的主持人屬於這種類型。
·長官式主持人。這種主持人是會議的領導者，對會議議題起決定性作用，通過主持會議，下達指令，協調行動，統一思想，作出決策。日常工作會議的主持人，屬於這種類型。
·裁判式主持人。有些會議需要充分討論，協調協商，主持人在會議中充當“裁判員”和“調解員”，對會議的結果進行遴選、歸納、總結。會商性、研討性會議的主持人多屬於這種類型。
·團隊式主持人。會議主席有多人，每次會議由其中的若干位擔任執行主席。如，黨的全國代表大會由主席團主持，中央全會由政治局主持，地方各級黨委全會由常委會主持。
有些會議的主持人兼有兩種角色，既是司儀，又是裁判；既是法官，又是領導。
2．主持人是怎樣產生的?
會議主持人的產生，大體有以下三種情形：
·當然人選。按照有關會議規則和章程規定，組織機構的領導人是法定主持人。如國務院總理是國務院全體會議和常務會議的法定主持人；市長是政府全體會議和常務會議的法定主持人。其他單位組織也是這樣，機構首長是當然主持人，如黨的常委會由書記主持，局務會議、部務會議由局長、部長主持，股份公司董事會由董事長或董事局主席主持。
·選舉產生。根據會議規則，有些會議主持人需要選舉產生。會議主持人不是機關首長或有關方面領導。如廣東經濟發展國際諮詢會議，會議主席是由全體會議的顧問推選出來的。
·臨時指派。當法定主持人不能到會時，就由會議法定主持人臨時指派，由副職或其他人員主持。有些會議的主持人也可以由有關領導指定。
3．主持人有哪些職權?
主持人是會議開始後的一個臨時職務，會議期間行使主持職權。主要有：
·赴會人員資格認定和審批。主持人對會議出席人赴會、缺席和離會的認定或批准。與會者是否出席、中途請假退席等，須經主持人認定或同意。
……
