定義
採購管理軟體是通過採購申請——採購訂貨——進料檢驗——倉庫收料——採購退貨——購貨發票處理——供應商管理——價格及供貨信息管理——訂單管理——以及質量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統，對採購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現完善的企業物資供應信息管理。
功能
採購管理軟體是新型的採購管理軟體，通過自動化戰略尋源過程來增強採購智慧型並提升談判效力，避免由不必要的人為干預引起的保密相關問題。它也可以實現交易採購活動的自動化，以期在效率、合規性和節約成本等方面達到更高的水平，具有一定的代表性。為此，下面以某採購管理軟體為例分析系統功能：
1 . 供應商管理
供應商信息管理：包括供應商基本信息、組織信息、聯繫信息、法律信息、財務信息、溝通記錄、機會信息、成本信息、產品與服務信息、契約與訂單信息、供應商諮詢單信息。
供應商資格審核：提供供應商資格審核框架。每個新的供應商都必須經過資格審核流程以確保其符合企業制定的要求。
供應商分類管理：時跟蹤每個供應商的資格審核狀態及績效，並根據這些信息將其歸入為：尚未進行資格審核、合資格、不合資格、黑名單、高滿意度幾大類。
2. 產品管理：包括產品價格控制，比價，庫存等管理。
3. 採購計畫管理：各部門可根據各自不同的費用類別來制定不同的採購計畫。根據採購計畫，管理採購完成率和跟蹤偏差，並在整個採購計畫和執行過程中提供預警。
4. 招標管理
招標準備：系統提供了一個有效的框架，幫助您為招標階段制定有效的計畫與策略。例如：供應商信息請求、報價請求、提議書請求、持續報價、供應安排。
招投標過程管理：系統能夠幫助企業實時追蹤與管理招投標的整個過程：已通過篩選的候選人名單-標書準備-公布招標邀請函給投標人-投標人應標-評標-最終選標-公告結果。
電子招投標管理：系統提供一個web-base的平台，支持端到端的電子招投標過程，招標方與投標方都可以在這個平台上獲取實時的招標信息、溝通信息以及雙方提交的共享文檔等。
5. 訂單管理
採購訂單、銷售單與付款管理:系統支持從採購申請到付款整個採購過程的管理。採購訂單、銷售單與付款可以由每個部門分別管理，也可以由整個企業統一管理。
實時服務水平協定:能夠設定服務水平協定的獎勵與懲罰規則，並實時自動追蹤其實際結果。同時支持設定里程碑，收入/支出，可交付成果質量，服務的可用性，服務能力，缺陷率，服務周轉時間等跟蹤要素。在執行過程中，系統自動跟蹤並衡量結果，計算出相應的獎勵/懲罰，並實時通知相關人員。
6. 外包管理
目標管理:分階段設定目標通常對外包前期的成敗起著至關重要的作用。往往有一些領導未能清楚地了解公司內部工作的複雜性，從而無法準確地識別外包公司的能力差距與限制。這個問題常常導致企業設定了不切實際或模糊的目標，使得沒有外包商願意承包，從而導致企業在執行階段無法達到既定的管理目標。該系統能幫助您全面清晰地了解公司的情況，有效避免模糊與不切實際的目標，從而建立明確與行之有效的外包目標。
發現與策略管理:發現是把需要外包的內容進行整理與核計的過程。系統支持同時記錄多個發現，並且可把發現與目標以及項目活動關聯起來，把它們作為目標的一部分，以確保它們根據目標計畫來執行。
變革管理:變革管理就是把需要外包的內容從內部環境轉移到外包環境的過程，為外包變革管理提供了一個框架，幫助您快速有效地制定變革的計畫並執行。
7. 其它
跨部門與跨企業責任管理:在外包業務中，買方與供應商的不同人員都承擔著不同的責任。該系統為您提供了跨部門及跨企業責任管理的框架，幫助您明確各方權責，確保各項責任都得到了切實的履行。
跨企業資源管理:支持外包供應商在項目中的資源分配與使用。
跨企業項目和項目群管理:支持PMI定義的項目管理實踐的九大區。
價值
1.可使企業掌握採購主動權
2.降低企業採購成本
3.提高採購的透明度
4.提高企業採購效率
5.最佳化採購過程
6.強化供求雙方的業務聯繫
7.提高企業的價值創造力
選型
1.符合企業業務的規模
不同企業使用相同的採購和供應軟體產生的效益不同，業務規模越大，能夠減少的工作量越多，產生的效益越大。對於採購業務規模大的企業，功能強的好過功能簡單的軟體，提高的效益大於購買支出。
2.評估軟體的效能
評估軟體所能表現出來的效能是選擇軟體最重要的因素之一。如：此軟體是否能完成採購部門所要求的工作，是否和其他現有配套系統（如會計、發票、收款）相兼容，在採購信息系統中，軟體是否易於與其他資料資料庫整合，軟體是否易於使用和了解，能否隨著採購部門的業務變動而增加其功能，軟體是否提供控制功能以及例外性報告以供管理者使用。
3.軟體的成本
目前，大多數軟體價格構成為：軟體產品價格、實施指導價格、客戶化價格、二次開發價格、年服務費等。
4.軟體的易用性和系統的穩定性
採用的軟體必須方便使用。同時，軟體要保證系統的穩定性，穩定的採購管理軟體技能在輸入正確數據時正常運作，也能在錄入錯誤數據時自動檢測出錯誤，並且提供人工檢測錯誤的平台，保證軟體的正常運行。
5.軟體產品的擴展性
要求軟體產品不僅功能要滿足企業當時的需求，還要滿足未來的需求，即採購軟體要具備一定的擴展性，將來能夠和其他的系統集成和擴展，以適應企業信息化整體的需求。
6.軟體供應商
供應商也是軟體選擇時的決定因素。首先要看軟體公司的開發能力，軟體產品是一個複雜的生產過程才能生產出來的，就想考察製造企業一樣，我們要看一下軟體企業的聲場能力如何，也就是軟體開發能力，看看軟體公司是否有一支完整的開發隊伍。供應商是否能建立顧客反映渠道；供應商派出的技術人員是否擁有足夠的採購專業知識；供應商是否在所處的產業中擁有足夠的設計；供應商是否有能力應付未來的升級和更新要求。
步驟
現代企業成功的採購管理，越來越離不開ERP的成功實施，ERP已經成為現代化採購管理的重要工具。
採購管理與ERP集成的一體化思想
ERP系統面向企業的整個業務流程，其核心思想是將企業的業務流程看作是一條緊密連線的供應鏈，它將企業管理從企業內部延伸到企業外部，對企業供應鏈的所有環節進行管理和集成。
1、在企業內部的集成方面
在企業內部，ERP系統將整個企業的相關部門通過信息共享有機地集成一個整體。而採購管理作為企業內部信息流、物流、資金流的源頭，實現基於ERP的採購管理系統的集成對於整個企業ERP系統集成具有重要意義。ERP系統重視對入們已習慣的原有工作方式與工作流程進行重新改造和設計，改造範圍越廣，新系統的潛能越能充分發揮。企業所得的收益也應越大。在採購管理中不斷追求高效的流程，先進的軟體系統與業務流程結合在——起考慮，不斷最佳化、磨合。這種在企業內部進行的ERP的有效集成，將提高採購管理的效率，實現企業資源最大限度的發揮作用。
ERP是以計算機技術為支撐的資源的管理，計畫、運用都是以數據的形式體現的。確保採購管理中數據的準確性，建立完善的數據收集機制。在管理活動中以數據說話，以合乎事實的數據為決策依據，這才能實現ERP系統在企業內部的有效集成。
2、在企業外部供應鏈上的集成方面
ERP與供應鏈系統的有效集成，是企業從整個市場競爭與社會需求出發，整合、最佳化供應鏈上的企業內部各個部門、材料供應商等各種資源，這樣實現了社會資源的最佳化、重組，大大捉高了企業採購活動中物流、資金流與信息流的運轉效率，消除了眾多的中間冗餘的環節。從而減少流通成本。並提高企業應變能力。
這種ERP與供應鏈系統的有效集成把企業與供應商良好地連線起來，並通過信息網路融為一體，目的是在激烈的市場競爭環境中求生存和發展，大大提高了企業採購管理的效率，給企業帶來了顯著的利益。企業採購管理中實現ERP的有效集成，消除了採購的許多冗餘的中間環節，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會效應。
綜上所述，一方面採購管理通過ERP系統在企業內部的有效集成，實現了企業物流、資金流以及信息流的有機集成提高採購管理效率的目的。另一方面。企業通過ERP系統在企業外部供應鏈上的有效集成，達到與供應商建立長期牢固的合作關係，最佳化了企業的採購管理。總之，通過ERP系統在企業內外兩方面的集成，提高了企業採購管理的套用效率，集中體現了採購管理與ERP集成的一體化思想。
系統的設計與運作
企業的採購工作相當重要並且也非常繁雜，相當多的企業採購從中央到地方經常因採購工作中的一些瑣事而影響了採購工作的效率，對採購工作的主要控制要素：物料供應的數量、價格以及供應時間反而只是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究採購市場與開發供應商，更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鏈條。ERP的出現為採購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術並舉的解決方案。應該說在諸多業務部門的ERP推廣與套用中，採購部門是見效最快的部門之一。企業在實施基於ERP的採購管理信息系統時可以根據一定的業務順序進行：
1、建立供應商資源
運行ERP下的採購管理系統時首先是建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，並建立供應商的供應貨物明細(品種、價格、供應期、運輸方式等)，資料必須進行最終確認才有效。系統在執行採購訂單下達時，要讀入相應的供應商資料，並且初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之後才能處理採購業務。供應商資料是採購子系統的基本資料。
2、生成採購申請
根據ERP的物料需求計畫生成的採購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、採購提前期、庫存量、運輸方式以及計畫外的物料申請，進行系統自動物料合併，也可以人工干預和修改。另外，有些原材料的採購提前期很長(有的進口件要半年以上的採購周期)，因此有可能超過主生產計畫制定周期。這類採購的採購計畫應經過銷售、財務與計畫等部門的綜合討論與評估來確定所需的數量和時間，然後制定物料的中期或長期採購申請。
3、確定優選供應商
該過程是落實採購供應商。採購業務人員根據系統中的供應商資源，綜合考查有關供貨價格、交貨數量、交貨期、質量要求與技術要求，進行供應商選優評價，落實每種物料的優選供應商。對新開發的供應商資源還要進行供應商的認證過程，經過相應的評審併合格後才能作為許可採購的供應商。
4、生成用款計畫
生成採購計畫後，系統自動生成用款計畫，並根據詢價結果進行維護。由財務對用款計畫進行確認之後反饋意見給採購部。
5、下達訂單
根據訂貨批量、採購提前期、庫存量、運輸方式、用款計畫以及計畫外的物料申請進行物料合併，生成採購訂單。並經過確認後即可進行訂單輸出，最後下達給供應商。也可以網上發布訂單。對於臨時追加的採購任務，可以通過與供應商協商直接下達採購訂單。
6、採購訂單跟催
採購業務人員對下達的採購訂單按計畫進行跟蹤，系統可以設定跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計畫。在跟催過程中，要了解供應商的生產進度及質量情況，並及時對供應商給予支持。
7、貨物驗收
由採購業務員對供應商所供貨物按訂單與進行驗收，並錄人收貨單。也可以根據系統集成的特點與企業的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，並對不按計畫交貨的供應商進行管理控制(拖期、提前)。
8、結賬與費用核算D結賬付款工作
應由採購部門配合財務部門來完成，並根據物料的採購結算單據和對採購各種費用的分攤。計算出物料的採購成本。
9、採購訂單結清
在採購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核後，要及時結清採購訂單。系統可提供自動結清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統按付款結清的方式處理。也可以進行強制結清。
10、系統基礎數據維護
採購子系統的基本數據有採購員資料、供應商資料、採購提前期以及業務流程。
