概述
各司其職，逐級保密
對於批示，下一級單位的領導官員，可能看到其直管領導的筆跡。再往下傳達，就需要“抄清”
中國並沒有對“領導批示件”的辦理和管理進行過統一規定，除了2002年和2004年國辦發文要求加強對國務院領導批示件的管理和辦理之外，地方各級領導的批示件都是各自定規。而上述兩個國務院檔案——《國務院辦公廳關於做好國務院領導同志批示件管理工作的通知》和《國務院辦公廳關於辦理國務院領導同志批示件有關事項的通知》——並未公開。
不過縱覽各地的批示件辦理規定和流程，突出對領導權威的重視，對批示進行逐級保密，則一直是工作的重心。一般情況下，一份檔案上的批示，只有在該檔案傳閱範圍內的“班子成員”才能看到。而且，只能由文秘部門按照根據慣例制定的傳閱順序看。
過程
抄清A同志為該省公安廳常務副廳長。程式上，這個批示屬於上級領導對直屬機關相關負責人的直接批示，理論上只限於負責人本人“參閱”。不過，因為這份情況匯報屬於“傳閱件”，該省政法委書記、公安廳廳長B也在傳閱範圍之內。看到省長的批示，他也表態批示：“全省各級公安機關要認真貫徹落實××省長的重要批示精神，切實做好預防重大火災事故的工作。”
於是，在檔案本身完成傳閱之後，又下發到被省長點名的公安廳常務副廳長A處。這是批示的第一次“傳達”，A看後批示，“請C、D同志閱。辦公室將×省長批示傳各市、縣公安機關領導……”C同志為分管消防的副廳長，而D同志則是該省消防總隊總隊長。
最終，D同志作出批示“將×省長、B書記（省政法委書記，公安廳長）、A副廳長批示轉告某支隊並抄清上（內部）網，全省消防部隊要認真貫徹×省長指示”。正因為這一批示，這份抄清件得以下發流傳。
但是，除了傳閱的檔案和直接指示到個人的檔案以外，一般的“批示傳達”在很多地方並不會有領導筆跡的複印件。比如南方某省會城市就規定：“市領導批給市直有關單位或單位負責同志的批示件，原則上只供該單位的負責同志，以及由其本人指定的承辦人員閱看和辦理，傳閱範圍要從嚴控制。”
也就是說，再往下傳達，就必須“抄清”。除特別要求外，一般會隱去具體領導姓名，僅用“省領導批示”，“市主要領導批示”等方式傳達。在擴大傳達時，省級官員的批示由下級的市人民政府辦公廳提供“批示抄清”件；而市領導同志的批示由各縣、區人民政府辦公室和市直部門辦公室提供“批示抄清”件。而各級政府官員親筆批示的原件，最終都會回到各級機關的文秘部門，分卷存檔。“各下級機關、部門，不得擅自複印和留存批示件副本”。
