基本格式
標題
公文格式公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。
如：《延華集團董事局關於表彰1997年度先進工作者的通知》這一檔案標題中，“延華集團董事局”是發文機關，“關於表彰1997年度先進工作者”是發文事由，“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。文號的位置在公文的開首，居於正文的上端中央。 用3號仿宋體於版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側排印，與右側的“簽發人”對稱。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區代字、發文機關代字和公文類別代字組成。發文年度與發文順序號都只能用阿拉伯數字，發文年度要用六角括弧“〔〕”（word中插入特殊符號）而不能用中括弧“[ ]”或圓括弧“（）”，另外發文年度應標全稱，不能簡寫，例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發文序號分年度從1號起，按公文簽發時間的先後依次編號，不能跳號，不留空號，不隨意編號（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。標題位於紅色橫線下方空2行排印。用2號華文中宋體，居中排印。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
主送機關
上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可採用抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。 在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最後一個主送機關名稱之後用全形冒號。
正文
公文格式這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。 文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1．”，第四層 用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“1、”，即把小圓點寫成頓號。在正文層次不多的情況 下，第一層用“一、”，第二層可用“1．”。 在正文中，只能用仿宋、小標宋、黑、楷4 種字型，均用3 號字。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第三級小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的（既複合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。
發文機關
寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。
發文日期
公文必須註明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位於公文的末尾、發文機關的下面並稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日後考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。 一般以領導人最後簽發的日期為準，經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。用漢字標註，“零”寫成“〇”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印。
主題詞
公文格式一般是將檔案的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。般位於末頁下端抄送機關或印製版記上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標註，後標全形冒號，主題詞詞目用3號小標宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。 第一個詞是標準用語,省里通知有固定格式,最後一個詞是公文種類.
抄送單位
是指需要了解此公文內容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉內容）的上級、下級和無隸屬關係的機關，應當用全稱或規範化簡稱、統稱。 抄送機關名稱標註在印製版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印製版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，後標全形冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號後對齊。
檔案版頭
正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）檔案”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。
公文編號
一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發〔1997〕5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發文。“國發”是國務院的代字，“〔1997〕”是年號，（年號要使用方括弧“〔〕”），“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的，只註明主辦機關的發文編號。編號的位置：凡有檔案版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無檔案版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在於統計發文數量，便於公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。
簽發人
許多檔案尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發檔案負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字型較編號稍小。一般格式為“簽發人：×××”。
機密等級
機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別註明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，並據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼，印在檔案版頭的左上方，以便查對、清退。
緊急程度
這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。
閱讀範圍
根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其傳送和閱讀範圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，並加上括弧。如：“（此件發至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規定閱讀範圍。
附屬檔案
這是指附屬於正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附屬檔案不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附屬檔案，應當在正文之後 、發文機關之前，註明附屬檔案的名稱和件數，不可只寫“附屬檔案如文”或者只寫“附屬檔案×件”
置於主件之後，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。 公文如有附屬檔案，要在正文最後一行後空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附屬檔案”2字後標全形冒號和附屬檔案名稱。如有2個以上附屬檔案，用阿拉伯數字依次標註序號。附屬檔案名稱長需要回行時，應當與附屬檔案名稱的文字對齊序號後面用小圓點。 例如“附屬檔案：1．XXXXXXXXXX” 附屬檔案的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附屬檔案”2字及附屬檔案的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用原子筆和鉛筆，也不要複寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。
印章
除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外，均應加蓋發文機關的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。
印製版記
由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的，印發日期後接著排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發”2字。
公文格式的三要素：標題、正文、版記
公文格式特定格式
信函式格式
發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。
命令格式
命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。
會議紀要格式
會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。
用紙格式
採用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm±0.5mm，下白（地腳）寬7mm±0.5mm，左白邊（訂口）寬20mm±0.5mm，右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm。首頁不要頁碼.為了防止出現“此頁無正文”字樣，在調整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1―2個字，也可每頁增加1―2行，每行增加1―2個字。 公文要雙面印刷。 公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標註，置於版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。 公文裝訂與公文排印一致，左側裝訂，不掉頁。
優秀公文
機關公文寫作技能大賽
為了迎接黨的十八大勝利召開，經中共中央國家機關工作委員會批准，中央國家機關工委統戰（群工）部、中央國家機關工會聯合會於2012年2月至5月期間，成功舉辦了“當好主力軍、建工十二五、迎接十八大”首屆中央國家機關公文寫作技能大賽。
公文寫作對於準確及時傳達黨中央的方針政策，傳播社會主義核心價值觀念，進一步落實科學發展觀，指導經濟社會健康可持續發展都起著“樞機”作用。中央國家機關的公文，凝聚著中央的精神，匯集著基層的智慧，連結著民眾的生活，只有不斷提高公文寫作技能，才能開闢以文報國新境界。首屆中央國家機關公文寫作技能大賽的舉辦，被賦予了深入推動崗位建功、創先爭優活動的新使命，被提到了機關黨建工作的重要位置，打開了機關工作創新的思路，在中央國家機關掀起了新一輪重視公文寫作、崇尚勞動的熱潮。
大賽得到了中央國家機關各部門主要領導和各級黨組織的高度重視，各級機關工會認真組織，廣大幹部職工熱情參與。經過兩個月的大賽徵稿，共收到來自中央國家機關85個部（委、辦、局）公文作品4100多份，其中包括：1.請示報告；2.信息簡報；3.通知通報；4.決定決議；5.調研報告；6.計畫方案；7.領導講話；8.會議紀要；9.總結報告；10.指導意見；11.工作規劃；12.規章制度；13.公函便函；14.經驗材料；15.學習體會；16.賀辭賀信等，總計十六類。
中央機關公文選介紹
經評審會評審，按照16個類別的公文，每類評審出特等獎1篇，一等獎4篇，二等獎10篇，三等獎15篇，優秀獎若干。現將這些優秀獲獎作品，由九州龍澤（北京）文化傳媒中心整理，並彙編成《中央國家機關優秀公文選》 ，交付國家行政學院出版社出版。
本書所選作品，都是中央國家機關公文的佳作，關乎著國家政治、經濟、社會和文化發展的戰略全局，凝聚著廣大公務員的政治智慧，代表著中央國家機關的業務水平，基本涵蓋了機關實際工作的所有文體。每篇作品後，均附有作者的創作經歷和心得體會，從中能看到公文寫作的思路、立意、技巧和方法，是目前國內最有權威、最全面的機關公文寫作內部參考資料，也是各級政府機關、黨群團體和企事業單位工作人員案頭必備的工具書。
本書實用性強，是機關公務人員急需的參考資料，現向全國各地圖書館推薦收藏。我們希望通過本書，讓廣大公務人員，在活生生的公文寫作案例中，受到激勵，受到啟發，踩著成功者的腳印，在服務人民、報效國家的道路上走得更快、走得更遠。
