正文
專用文書的文種繁多，諸如：外交部門使用的照會、國書、條約、協定、 備忘錄、 全權證書、領事任命書、領事證書、護照等(見外交文書)；偵查機關使用的訊問筆錄、勘驗檢查筆錄、搜查筆錄、立案報告、破案報告、提請批准逮捕書、起訴意見書、通輯令等；檢察部門使用的起訴決定、批准逮捕決定、起訴書等；法院使用的開庭通知書、判決書、 調解書、 裁定書、審判庭筆錄、合議庭評議筆錄等(見司法文書)；經濟活動中使用的契約、產品說明書、報價單、訂貨單、發貨單、發票、收據、轉讓證書、房契、地契等；財會部門使用的會計憑證、帳簿、報表等(見經濟文書)。計畫部門使用的在國民經濟和社會發展方面的指令性計畫和指導性計畫，包括社會、經濟和科學發展的總計畫和工業、農業、運輸、基建、物資、勞動、商品流通、文教衛生等專題計畫等；統計部門使用的普查表(如人口普查和物資庫存普查表)、定期統計報表 (如日報、周報、旬報、月報、季報和年報)、中心工作統計報表等,內容包括對人口、自然資源、生產、流通、消費和積累等全部過程的統計；科技部門使用的零件圖、裝配圖、圖樣、地圖、觀測記錄、計算書、說明書、工程預算、技術規範、專題報告、課題研究論文等(見科學技術檔案)；教學部門使用的教學大綱、教學方案、教學計畫、課程進度表、生產實習報告、學生成績表等(見教學檔案)。專用文書與通用文書比較有下列一些特點：①許多專用文書是在特定的部門，適應特殊需要使用的，如外交文書在外交部、大使館、領事館使用，是進行外交活動的一種工具；司法文書在偵查、檢察和司法機關使用，是處理各類案件的工具。②許多專用文書有特定的格式和項目，如計畫、統計和會計文書，除書面文字形式外，較多地採用數字表格形式，表格的項目和形式都有特殊的規定，並按照規定填制。③許多專用文書有其自己的特殊製作程式，如國民經濟計畫的編制一般包括編制計畫指標( 控制數字 )、計畫草案和正式下達計畫等程式；司法文書是按照訴訟程式編寫的。④許多專用文書有其專門術語，如外交文書的用語要照顧國際慣例，使用禮貌語言，講究外交辭令；司法文書使用規範化的法律術語，財會文書也有其特殊的專業術語。
