通用文書主要文種
法律和行政法規
法律是由國家權力機關依照立法程式制定或認可的檔案，如憲法、行政法、民法、刑法、婚姻法、經濟法、訴訟法等。行政法規是由國家行政機關制定或頒布的屬於法律規範性的檔案，包括決議、決定、章程、條例、規定、辦法等。決議是為處理某些重大問題或重大事件經會議討論通過而形成的；決定是對某項重大任務作出的方針性、政策性、制度性的規定或採取的措施；章程是對某一組織的性質、任務、機構設定和活動所規定的規則；條例、規定、辦法是對某項工作或某項活動所作的具體規範。
命令、指令
命令也簡稱令，是國家權力機關、行政機關、軍事機關下達的具有強制性、領導性、指揮性的檔案。主要用於頒布法規、規定重大的行政措施、戰事動員和指揮、任免、嘉獎、懲處工作人員以及通緝和赦免有關人員等，分為公布令、任免令、嘉獎令、赦免令和一般行政命令。指令是國家行政機關發布經濟、科研等方面指導性和規定性相結合的措施和要求的檔案。
指示、批示、批覆、通報
指示是上級機關對其所屬下級機關布置和指導工作，闡明工作活動的原則、步驟和方法的指導性檔案。批示是上級機關針對下級機關來文中述及的問題提出指示性意見的檔案。批覆是上級機關用於答覆下級機關請示事項的檔案。通報是用於推廣經驗、表揚好人好事、批評錯誤以及傳達重要情況的檔案，分為表揚性通報、批評性通報和情況通報。上級機關對下級機關、一個機關對其內部機構或人員皆可用通報。
報告、請示、簽報
報告是下級機關向上級機關報告工作情況或匯報上級交辦事項的處理結果而使用的檔案，分綜合性報告和專題性報告。請示是下級機關請求上級機關對某項工作問題給予指示、審核和批准而使用的檔案。簽報是機關或部門負責人親筆書寫和簽名的向上級負責人請示匯報工作事項的檔案。
布告、通告、公告、公報
屬於公布性檔案，可張貼、廣播和登報。國家機關向民眾公布政策、法令和重大事件，宣布禁止妨害國家和公共利益的行為，以及宣布其他需要民眾周知和遵守的事項，用布告。機關、團體、企事業單位對公眾宣布應當遵守或需要知道的事項，用通告。國家機關向國內外宣布重大事件，用公告或公報，公告內容比較簡要，公報內容比較具體。
通知、函、電報
是機關、團體、企事業單位廣泛使用的檔案名稱稱，不受上級、下級、平級的限制。通知用於傳達上級的指示，告訴下級辦理或需要知道的事項，批轉下級機關的公文，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，告知開會的時間、地點和內容等。函用於機關、團體、企業和事業單位之間商洽工作、詢問和答覆問題 電報是用電波信號傳遞檔案的一種方式,分為明碼電報、密碼電報和傳真電報三種，發布作戰命令、報告緊急事件、下達緊急通知、商洽緊急事宜多用電報形式，還有禮節性的電報如賀電、慰問電、唁電等。
計畫、總結
是機關、團體、企事業單位內部使用的檔案，根據需要也可上報或下達，成為外發檔案。計畫是為實現某一目標、完成某項任務而提出的要求、指標、時限、措施、方法的預計性檔案，如工作計畫、生產計畫、幹部培訓計畫等。總結是對已經完成的工作進行系統地回顧、分析和歸納，找出經驗和教訓的一種檔案。
記錄、紀要
是機關、團體、企事業單位用於記言記事的檔案。記錄用於記錄會議發言、領導人講話或工作活動，分為會議記錄、電話記錄、值班記錄、大事記等。紀要亦稱會議紀要，是在會議紀錄的基礎上經整理加工，概括會議的基本情況、基本精神、主要內容和決定事項的檔案。記錄是機關或單位內部使用的檔案，會議紀要是外發檔案。
通用文書檔案名稱稱的反映
通用文書的各種檔案名稱稱,反映檔案的不同目的要求和作用，體現機關、團體、企事業單位隸屬關係、許可權範圍和行文關係，按照正常的行文關係準確地使用檔案名稱稱，有助於機關或單位進行正常的職能活動和管理工作，有助於提高工作效率和質量。
計算機通用檔案
檔案一般可分為系統檔案、通用檔案和用戶檔案三類。系統檔案及通用檔案通常由專業人員裝入硬碟（一般裝入C糟），其檔案名稱與擴展名由系統約定好，用戶不能隨便對這些檔案進行改名或刪除。
