正文
古文書的載體
據史書記載，中國古代最早的文書是公元前2000年前帝舜時期史官所記的《虞書》，但原件早已不存。現存最早的古文書是清末開始在安陽出土的甲骨刻辭(見甲骨檔案)，是殷王室占卜時所刻的文字。占卜在當時是國家大事，所以甲骨刻辭的性質屬於公務文書。史書記載商代的文書還有冊和典，是簡的集合體。簡是專門用為文書載體的狹長竹、木片，書寫方式是用毛筆自上而下，根據文書內容可用一簡或數簡。如用多簡，則向左側按一長一短順序排列。這種書寫方式為後代所沿襲，使用了3000多年。把長短相間的簡用皮條或絲繩上下兩道編連起來,就成為冊。冊字原是象形字,像上下兩道編連起來長短不齊的簡。典也是象形字，像兩手把冊放在几上的形狀，是保存起來的冊。典、冊所載的內容是當時史官的記錄(見簡牘檔案)。紙在漢代就已經有了，然而相當長時間人們認為用紙作文書載體不如竹、木簡鄭重，所以未被採用。東晉後期，造紙技術日益進步,紙張的優越性充分顯示出來,它作為文書載體遠較竹、木簡輕便,並且每張可以容納較多的字數,所以首先被用作官府往來文書的載體，而詔令文書和重要奏疏的載體仍用竹、木簡，到隋代才基本廢棄不用。從周代到清末，文書載體還曾使用金、玉、銅、鐵、石、縑帛等物,是為了長期保存或在某些特殊情況下使用(見金文檔案、石刻檔案、縑帛檔案)。文書載體用紙以後，詔書用染黃紙，是沿襲以前詔版塗成黃色的習慣，直到清末；另外有些重要文書也用黃紙，如賀表之類。明、清時期向上級官員祝賀的稟啟用紅紙，一般文書都用白紙。唐宋時期文書紙式每幅約高30～40厘米，寬為高的 2倍，一幅不敷用，由左側粘紙接寫。明代大多用高過於寬的單幅紙，以紙的張幅大小來區別文書的尊卑等級,張幅大的高、寬1米有餘，地方官府文書用紙約高80厘米、寬60厘米。紙張載體用摺疊式從元代開始。元代的表章用折式，即把橫寬的紙摺疊起來，摹仿佛教摺疊經卷的形式。明代的奏疏沿用摺疊式，稱為本，如奏本、啟本、題本等都是，其餘用單幅紙；作為官員身份憑證的誥命文書用捲軸式。清初紙式仍沿明制,中葉以後除詔令文書和個別下行文種外,都改用折式，一般寬約10～12厘米，高為寬的 2倍。折式載體書寫、閱讀比豎長的單幅紙方便，是一個進步。
古文書的文種
秦代以前沒有專門的文種名稱，統稱為書，通常用文書載體的名稱來區別它們的重要程度。竹、木簡長短大小不一，重要的文書用長簡，一般的用短簡，長短簡又各有不同的名稱。最長的稱為簡，長 3(周)尺；其次稱為檄，長 2(周)尺，檄原指木簡，後來竹、木兼用；最短的稱為牒，又稱為札，也是竹、木兼用。文字較多，一簡書寫不完的，接續用簡書寫，編連起來，稱為冊，冊字後來也寫作策。此外還有一種載體稱為方,是方形的薄木板,又稱為版,能容納100字。春秋戰國時期文書開始有了按使用目的加上的籠統稱謂：刑法典稱為刑書；結盟文書稱為盟書，或稱載書；君王發布命令的文書稱為命書；上級官員告誡屬下的文書稱為語書，等等，可以說這是文種名稱的萌芽。秦統一六國後，皇帝的地位空前提高，開始制定按不同檔案責任者的身份等級和行文目的使用文書的專名，使文書區分為許多不同的種類,稱為文種。皇帝發布文書的名稱,他人不得使用。秦、漢以後形成的許多文種，可以概括為 3大類：一是皇帝使用的各文種,稱為詔令文書;二是臣僚上書皇帝使用的各文種，稱為奏疏；三是各官府相互行文使用的各文種，稱為官府往來文書。專制皇帝發布的、或以皇帝名義發布的詔令文書，具有法律效力，與一般官府的下行文書性質不同。臣僚向皇帝上書，是皇帝賜予的特權，只有高級官員和皇帝的某些侍從官才能得到這種權力，所以奏疏與一般官府的上行文書性質也不同。封建社會形成的文種名稱，有明顯的等級制度的特色，但終究是進步現象，它大體能表明檔案責任者的身份、地位和行文目的、要求，使受文者便於對來文作出估量。秦、漢以後各朝代的文種名稱，大都開始時沿襲前代,然後在使用中逐漸形成新的品種。從唐代開始,國家對文種名稱作出明確的規定，以後宋、元、明、清各代也都有新的規定。清代規定的詔令文書文種名稱有詔、誥、敕,是沿襲明代繼續使用的;經常使用處理政務、告誡臣僚的文書稱諭旨，是新增的品種；制書在明代是文種名稱，清代則只作為發布詔令的一種文體。清代奏疏沿襲明制使用奏本和題本，康熙間又新增一種稱為奏摺，而奏本則在乾隆年間停止使用。明代官府往來文書下行文有劄付、帖、照會、故牒等文種，上行文有咨呈、呈狀、申狀、牒呈、牒上等文種,平行文有咨、關、牒等文種。清代基本沿襲明制,明代下行文還經常使用牌文,清代把它定為法定文種，清中葉以後又添設程式比較簡便的札文，作為下行文種之一。上行文，清代把呈狀簡稱為呈，把申狀分為詳文和驗文二種。根據文書不同用途擬定不同的文種名稱是必要的，而在封建等級制度支配下，文種名稱還要表現出檔案責任者和受文者各自的身份等級，因而不能不十分繁瑣。如明代的上行文種，由高級衙門使用的咨呈到低級衙門使用的牒上，就有 5種之多。
古文書的程式
在政務比較繁雜的時代，對檔案形式、書寫格式以及用語等方面作出某些規定，這是文書特有的性質所決定的。和一般文學作品、政論文章不同，其任務是傳達處理政務的意圖，不只要求文字簡潔、敘述層次清楚，還要求有特殊的規範，符合文書程式 (見公文體式) 。掌握文書程式，撰稿人可以按照程式填寫檔案的各項目，受文者也易於了解來文的要點，可以節省許多時間。封建社會形成的文書程式，在稱謂、用語等各方面都貫穿著等級制精神，也是封建禮儀的重要組成部分。北宋司馬光把當時人們應該遵循的各種禮儀匯集起來編成《書儀》10卷，把文書程式列在首位。所以中國古文書的程式主要在於表明檔案責任者和受文者的身份等級，文書本身的特殊要求反而居於次要地位。對於文書程式的規定，據史書記載，秦、漢時期已有。現在能夠見到的比較完全的官方規定，是南宋寧宗嘉泰三年(1203)頒行的《慶元條法事類》所載的宋代文書程式和《明會典》所載的明代文書程式。這兩代的文書程式都是為一般官員規定,不列詔令文書程式。明、清兩代的文書程式基本相同，文字結構大體分為7 個部分：①檔案責任者的官銜、姓名；②事由；③正文；④結束語；⑤受文者官府名稱；⑥行文年月日；⑦文種名稱和檔案責任者籤押。第一部分先列出檔案責任者的官銜,上行文須接寫姓名，下行文和平行文只寫姓，不具名，再寫事由部分。事由一般是用一句短語說明行文目的，略似現代的檔案標題，程式作“為某事”。如明山西巡撫呂坤的一件下行示諭：“欽差提督雁門等關兼巡撫山西等處地方都察院右僉都御史呂。為申明鄉約保甲以善風俗以防奸盜事”；明戶部主事鹿善繼的一件上行呈狀：“戶部主事鹿善繼呈。為鱷棍侵吞料草事”。正文一般由兩部分組成，前部分敘述案情，後部分提出自己的處理意見。結束語多為固定的套語，如下行的劄付用“為此，合下仰照驗施行，須至劄付者”；下行的帖用“為此，合下仰照驗施行，須至帖者”；平行的咨文用“為此，合行移咨，請照驗施行，須至咨者”；上行的申狀用“為此，合行申復，伏乞照驗施行，須至申者”等等。“照驗施行”前面用的“仰”字，是命令詞；“請”字是一般謙敬詞；“伏乞”則是對受文一方表示極度謙卑。“照驗”一詞在文書中相當於了解、知道；“施行”一詞起源於唐代，常用“主者施行”作為下行文的結束語，意思是要求受文的主管官員照辦，相沿既久，到明、清遂失去原意，成為補足“照驗”的語氣詞。宋代下行文常用“須至曉示者”、“須至供申者”等語作結，意思告誡下級應該曉示或供申，相沿到明、清，“須至”已失去原意，“須至某某者”只用以說明使用某某文種行文，主要在於表示內容部分到此全部結束。受文者部分，下行文作“右下某準此”；平行文和上行文用文種名稱作動詞，作“右咨某官府”和“右申某官府”。奏疏的受文者是皇帝，所以不列受文者。行文年月日部分，下行文和平行文另作一行書寫；最後一行頂格大字標明文種名稱，下面寫檔案責任者姓，不書名而畫花押。奏疏和一般上行文年月日部分也另作一行，檔案責任者姓名寫在年月日下面。奏疏的文種名寫在本面上，一般上行文不另標文種名稱。受文者官府名稱和結束語中的“照驗施行”句，在檔案中書寫的位置下行文和上行文、平行文不同。下行文“照驗施行”句緊接前文順行書寫，上行、平行文則須另行頂格書寫。受文者的位置，下行文另行由行中間起向下書寫，上行、平行文則須另作雙行書寫。如上行的申狀“右申某處承宣布政使司”，“右申”二字作一行，“某處承宣布政使司”作一行，雙行平頭並列，末一字也並列。這種另行書寫方式，是表示對受文者的行為、稱謂的崇敬,稱為提行,或稱跳行、抬寫，清代多稱為抬頭。文書中的抬頭制度始於秦代，當時皇權空前提高，行文中遇有皇帝和皇帝言、行字樣回行頂格書寫，以顯示皇帝地位的崇高。以後各代續有發展，除回行書寫外，又有回行高出平行一、二格的。清代規定抬得最高的是天(神)、地(神)、皇帝的列祖列宗等等，都要回行抬高三格，稱為三抬；皇上、聖主以及他們的言行如詔旨、御書、欽定等字樣都要抬高二格，稱為雙抬；朝廷、國朝以及宮、殿、門名等抬高一格，稱為單抬。乾隆末年，乾隆皇帝退居太上皇，皇上字樣既已雙抬，太上皇字樣須高出一格成為三抬，而天(神)以及列祖列宗便升格成為四抬。清末皇太后當政時，皇太后字樣也要三抬。只回行頂格書寫而不抬高的，稱為平抬。清政府規定的抬寫格式,限定對皇帝有關的字樣,分別用單抬、雙抬、三抬以至四抬。至於平抬的字樣，則沒有明確的規定，多用於官府往來文書中下級官員對上級官府、官員的稱謂及其言、行等。官府往來文書中的抬寫形式，由於沒有明確的規定,所以寫法很不一致,多數都使用平抬或雙抬。由於文書載體的限制，行文中有時不便回行抬寫,則在每行中用空格表示,稱為空抬。通常空一格至四格不等，空格越多，表示尊敬的程度越高。文書抬頭制度是封建禮儀的組成部分，不便於書寫和閱讀，是文書程式中很大的缺點。明、清文書程式中上級官員對下級行文，為了表示權威，還施行標硃制度，即用紅筆填寫行文日期，在受文的下級官府名稱上直畫一紅線或加一紅點，在文中的關鍵字樣上用紅筆圈點勾勒，用以提示下級注意。有時也在檔案空白處用紅筆添加數語，表示要屬下特別注意，稱為加標。
古文書的印章 印章是古文書的重要組成部分，檔案責任者在文書的某個部位鈐蓋印章，作為檔案生效的標誌。印章原稱為鉩，或作璽。文書鈐蓋印章，見於記載最早的是公元前 6世紀春秋時期中葉，當時稱為璽書。戰國時期的鉩現在仍有實物保存,是用銅鑄或刻制的。秦代規定璽作為皇帝印章的專稱,用玉刻制。漢承秦制,皇帝、諸侯王、王太后的印章稱為璽，其餘官員的印章稱為印，或稱為章。璽、印、章是皇帝以及大小官員的憑證物，發行文書時，在文書上鈐蓋印章，作為行使職權的憑證。文書載體使用竹、木簡時代,文字寫好之後,用稱為檢的木板蓋好，用繩捆縛，繩結上敷以膠泥，在膠泥上蓋印,待泥乾後發出,方法略似近代用火漆加封。封檢的印章大多2厘米見方,銅質，上面鑄或刻有官名。字用陰文，也稱白文，印在膠泥上顯示出來的是凸出的陽文。文書載體用紙以後，字跡改用陽文，也稱朱文，顯示印跡的材料用硃紅印泥，印在紙上顯示出來的是紅色印跡。隨紙幅的加大，印章的形體也逐漸加大。現存最早的朱文官印印跡是南齊的“永興郡印”， 5厘米見方。清代除皇帝印章之外，自皇太后、皇后、親王以至大小官員印章的名稱、尺寸大小、所用質料等都有規定。一品官員的印章三寸三分見方，以下遞減，從九品巡檢印一寸九分見方。最小的是教坊司印，一寸四分見方。監察御史官階從五品，而且地位很高，但印章只一寸五分見方,是沿襲明制未改。印章的質料,皇太后、皇后、親王用金制，稱為寶。郡王和一、二品官印用銀，稱為印；順天、奉天二京府的府尹正三品，也用銀印。總督、巡撫和一、二品武官的印章用銀，稱為關防。中級武官的印章用銅，也稱關防。低級武官用銅，稱為條記。關防和條記作長方形，最大的關防高三寸二分，寬二寸；以下依次有高三寸、二寸九分、二寸八分三種規格，都寬一寸九分。條記高二寸四分，寬一寸六分三厘。地方行政官道員和府同知、通判、州同、州判、縣丞等也用銅關防。地方的縣主簿、典史和儒學官、庫大使、驛丞等的印章用銅鈐記，高二寸六分，寬一寸六分五厘。清初所有印、關防、條記、鈐記都由禮部鑄印局鑄造，乾隆中葉，地方低級的佐貳、雜職官所用鈐記改用木質，由各省布政使司刻給。朱印的邊線最初與文字筆畫的寬窄相同，金、元以後印邊逐漸加寬，清代所有印章都用寬邊。印章的字型秦代開始用小篆，以後各代官印都用小篆。清代印章字型名目很多,有尚方大篆、尚方小篆、玉箸篆、芝英篆、柳葉篆、鐘鼎篆、垂露篆、殳篆、懸針篆、九疊篆、八疊篆、七疊篆，其實都是小篆，只是筆畫肥瘦和屈曲的形狀略有不同。使用最多的是九疊篆,形狀是把橫平豎直的筆畫屈曲摺疊，填滿印面。清代官印文字的特點是滿、漢字並用，滿文居左，漢文居右。滿文先是用手寫體，乾隆十三年(1748)也改用篆體。清代文書鈐蓋印章，主要是蓋在文末年月上面，此外有些折式文書的折面上也要蓋印。文書如粘連附屬檔案以及紙張接縫處也必須蓋印。文書蓋印是檔案生效的標誌，所以一般詔令文書、奏疏和官府往來文書都蓋有檔案責任者的印章。一些遞送物件的包裹需要加封，不便蓋印，則用事先蓋好印的紙片按印章大小剪裁下來,貼在加封處,這種紙片稱為印花。清代官府每年冬末到次年春初，有一個月時間停辦普通公務，印章要封存起來，這種制度稱為封印。封印期間遇有重要事件仍須使用文書,所以封印以前各官府都預先在一些空白公文紙上蓋好印章，以備到時使用。這樣形成的文書，文末年月字樣的墨跡就會壓在印章之上，為了聲明文書並非偽造，在印章旁邊也要寫明“預印空白”字樣。清代的奏摺在雍正朝以後成為奏疏中最重要的文種，原是由私信轉化而來，所以文本上不蓋印章，只在遞送奏摺的包裹外面貼上印花以為憑證，這是特例。
中國現存的古文書以清代為最多，有上千萬件。明代的文書也有相當數量。此外多年來陸續出土的甲骨文、青銅器銘文、石刻文字以及戰國、秦、漢的竹、木簡,敦煌、吐魯番等地發現的古文書，都是極珍貴的文化遺產，是研究中國古代文化的第一手資料。
