基本信息
中文名：辦公室效率革命
出版社:北京大學出版社;第1版(2008年1月1日)
平裝:145頁
正文語種:簡體中文
開本:16
ISBN:9787301132166
條形碼:9787301132166
產品尺寸及重量:22.6x15.5x1.3cm;227g
ASIN:B0012LCI3I
用戶評分:為此商品評分
Amazon.cn銷售排行榜:圖書商品里排第322,746名
內容概述
強者如雲的時代，速度就是生命。為了保持企業的領先地位，提升員工的工作效率已經刻不容緩，提升了員工的工作效率，就等於提升了企業運營的速度，從而提升了企業的綜合競爭力。針對目前辦公室工作效率普遍較低的現狀，本書為你和你的組織提供了一套能使效率倍增的工作方法??DIPS。該方法簡單實用，重在告訴你如何從日常工作的細節著手，改進工作方法，加強日程管理。它不僅揭示了阻礙效率提升的諸多絆腳石，還為你準備了提升辦公室效率的百寶箱；不僅能提升員工的工作效率和自我管理能力，還為提升組織整體的效率創建了一套體制和企業文化。為了便於理解和使用DIPS方法和技巧，本書提供了大量的案例和系統、實用的標準化表單。將這些理念和工具運用到組織中，可以有效地實現個人和組織效率的大幅提升。對於員工個人來說，本書是提升工作效率和業績的好幫手；對於領導來說，本書是饋贈員工的好禮物；對於組織來說，本書是促進溝通與協作、打造高效團隊的好工具。
作者簡介
本書目錄
序
前言
第一章快速提升辦公室工作效率的方法
調查工作效率突升9倍
從改革工作的接受方法入手
連續工作最多2小時
工廠效率提升：“3S”和“專業分工”
辦公室效率提升：從“業務分解”著手
聰明地接受工作：活用“5P定理”
第二章阻礙辦公室效率提升的7個絆腳石
打亂自己時間安排的客戶和上司
工作部署不高明的上司
缺乏經驗、能力欠缺的部下
名目繁多、毫無意義的會議
公關活動的協調不力
自身執行力的缺乏
無聊透頂的工作
第三章提升辦公室效率的百寶箱
利索地處理可預見的雜事
沉著應對緊急事件
解除緊急事件的緊急性
對緊急事件防患於未然
將業務合理分解為業務單元
選對公關目標
慎重決定公關的先後順序
提升公關說服力
提升自身的素質和能力
第四章提升組織效率的DIPS記事本
將DIPS技巧習慣化
中文版DIPS記事本
參加研修對DIPS熟能生巧
運用DIPS記事本對組織進行變革
面向新員工的F-DIPS
實踐DIPS的反饋信息
精彩書摘
1調查工作效率突升9倍
我曾經擔任一家專門開發經營管理技巧的公司的總經理。該公司設有一個部門，專門承接各種調查、諮詢及銷售商談業務，並以書面形式答覆客戶的詢問。最初這個部門約10名員工，每月大約處理200～220件調查、諮詢、銷售商談業務，平均每人每月處理20～22件業務，從這個數字來看，這個部門的業務並不輕鬆。項目的難易程度不同，花費的時間就不同。比如，如果要對“卡拉OK包房未來發展走勢”這一諮詢項目做出工整的書面答覆，無論如何也需要三四天的時間。這時能找到相關的參考資料自然再好不過了，但是一旦沒有那么幸運，則需要走訪相關部門，尋找業內人士進行諮詢，甚至有必要對音響設備生產廠家的銷售業績進行調查。這些工作都是必不可少的，即使很得要領，進展順利，也需要花費數天時間。而如果僅僅是“調查某市小型超市數量的變化情況”這樣的簡單項目，則只需要蒐集一些統計數據，便可輕鬆完成任務。但實際上，絕大多數的諮詢項目都需要5～10頁A4紙才能表達清楚。因此，每人每月處理20～22件業務的確不輕鬆。後來隨著業務的高速發展，該部門的諮詢業務量在一年內激增至原來的10倍，也就是說，每月的業務量達到2000件之多，現有的每個人要處理200件調查、諮詢和銷售商談業務，之前我沒有過這樣的經歷。但我預見到了這種情況在一年之內一定會出現，因為當時的諮詢電話已經由原來每天10個左右增加到15個甚至是20個。於是，我做了如下構想：如果把員工人數增加到100人，理論上可以應付全部業務，但這樣做，人工成本未免又太高了。況且，匆忙增加90個完全不懂業務的新員工，組建一個多達100人的團隊，能否維持原來的工作效率都是一個大問題。如果管理不當，甚至有可能引起混亂，屆時工作效率不僅不能得到提升，反而會大幅度下降。所以，我們只能放棄人海戰術，想方設法通過改變工作方式來大幅度提升工作效率。下定決心後，我從集團公司中挖來了我認為最能勝任此工作的經理，對他說：“我的要求是，工作效率必須比現在提升3倍，但員工數量最多只能比現有人數增加3倍。這樣業務量增加9倍，每個月的業務量就能達到2000件。請務必在一年之內實現這些目標。如果需要設備方面的投資，可以隨時來找我，達成目標是我對你的唯一要求。”雖然說起來很簡單，但這位剛上任的經理卻並不輕鬆。從接到任務的那天開始，他就和部下們拚命奮鬥。為了處理完與日俱增的業務量，他們每天都在加班，周六、周日照常上班已經成了他們的家常便飯。就這樣，業務量漸漸增加到500件、1000件。經過不到一年的時間，業務量終於突破了2000件。而令人驚訝的是，員工人數在增加到原來的1.5倍後，就沒有再增加，一直維持在只有15名員工的狀態。並且，在不知不覺中，員工周六、周日也不用再加班，平時加班的時間也開始逐漸減少。一年之後，該部門的情況是：約15名員工，每月處理3000多件業務，平均每人每月處理200件業務，完全實現了工作效率比一年前提升9倍的目標。其實，最初我只是希望將效率比原來提升3倍，而這位經理卻實現了令人難以置信的9倍目標。這位經理究竟使用了什麼魔法呢？原來，他曾是一位擅長提升辦公室工作效率的諮詢顧問。當被委以重任時，他毫不猶豫，毅 然決定採用本書中提到的提升辦公室工作效率的方法來帶領他的團隊完成工作目標。
2從改革工作的接受方法入手
該業務部門的前任經理每天都要將當天的諮詢業務查看、整理，並逐一批示每個諮詢項目該用什麼方法調查、如何將最終報告提交給客戶，然後再將這些具體任務分配給每個負責人。如果不這樣做，他就不知道如何完成這些諮詢項目。在他絞盡腦汁想辦法的時候，時間不知不覺地流逝，所以經常會遇到由於未按期完成項目而遭到客戶投訴或者索賠的情況。如此由一名優秀的經理將諮詢項目逐一審查分派，指示部下做相應處理的方法，在當時被公認為是最有效率的做法。可是，用這種做法，一天處理10～20件諮詢項目就已經令人精疲力竭。可想而知，在一天之內處理100件諮詢項目是絕對不可能的，而且招募多位能夠處理各種諮詢項目的優秀經理也是不現實的，即使能夠招到，要保證接下來的調查和處理工作有足夠的人手，就必須將人員編制比現在增加10倍，這無疑也是不現實的。因此，要達到每人每天處理100件、每月處理2000件諮詢業務的目標，除了大幅度提升每個員工的工作效率之外，別無他法。正因為意識到這一點，那位後任經理下決心要改進每個員工的工作方法。首先做的就是改革工作的接受方法。當客戶打電話要求“對某情況進行調查”時，此前的做法是讓員工非常客氣地回答客戶“好的，明白了”。這位經理就先從接電話的方法人手開始改革??改變這種原原本本地按照客戶要求馬上開展工作的做法。雖然表面看來這種做法有可能降低服務質量，但事實上卻恰恰相反，這樣做的目的是為了更準確地滿足客戶的需要。因為，如果原原本本地按照客戶“對某情況進行調查”的要求馬上進行調查，那么凡是有關“某情況”的所有信息都需要自己來調查。其結果就是，內容可能會比較空洞，無法達到客戶預期的結果。那么怎樣做才更好呢？應該針對客戶的要求，再多問一句：“您要對某情況的哪一方面進行調查？”這樣仔細一問，就僅需要對某情況的其中一部 分進行調查，從而避免做一些無用功。P3-5
