CPS高效工作系統

CPS高效工作系統

CPS是Champion Productivity System的縮寫。來自於前戴爾大中華區及香港區銷售總監尹志豪先生的一本暢銷書《高效冠軍》由中信出版社出版,該書曾榮登卓越網暢銷書(戰略管理)排行榜冠軍。海外繁體版2009年在東南亞全面發行,甫一上市,便登上經管類及時間管理類暢銷書排行榜。

目的

CPS冠軍高效工作系統的目的是讓你能夠更好地決定與選擇什麼時間、什麼地點去做什麼事情是最恰當的,幫助你高效地完成手頭所有的工作,成為一位完全掌控生活與工作之間平衡、成就非凡又快樂的高效冠軍。 CPS高效工作系統意在幫助人們掌控每天所有的大小事項,迅速提高工作效率與產出。

基本原理

將每一件會吸引你注意力的事項,分成5個階段的流程來處理:

1. 收集:將所有讓你注意的“事項”或是未盡事宜,全都收集、記錄到你的“收集中心”

2. 處理:定期清空你的”收集中心“,將所有收集到的事項,一批次地處理成可執行的下一步行動任務;

3. 安排:將“行動任務”安排到適當的日程上,準備執行;

4. 執行:確保完成今日日程安排的所有“行動任務,向你的目標邁進;

5. 規劃:只專注於每周所有事項的檢討與下周的計畫,確保方向正確,符合你的人生與事業藍圖目標。

步驟

收集

要點:將所有的未盡事宜,記錄存放到你的“收集中心”。“收集中心”可以是筆記本、電腦上的outlook或智慧型手機等。

養成收集的成功習慣:

1. 凡是吸引你注意力的與未完成的事項,都必須100%收集到你的主要“收集中心”里;

2. 你腦袋裡想的事項,必須100%記錄到你的主要“收集中心”里;

3. 當你在做“收集”的時候,只專注於收集事項,將其記錄到你的“收集中心”,而千萬不可一邊收集一邊處理或是執行;

4. 你的收集工具必須儘量少而專;

5. 臨時記錄在這些次要“隨身搭配工具”里的事項,要儘快搬到“收集中心”里,確保“收集中心”信息的完整性;

6. 你的收集工具必須全天候隨時待命。當你不方便攜帶你的主要“收集中心”的時候,至少要帶一種的“隨身搭配工具”在身邊,讓你不會遺漏任何想法與事項;

7. 你必須經常、一天多次地使用“處理”,清空你的“收集中心”。

處理

要點:清空你的”收集中心“的所有事項,分類放好。

掌握“處理”的成功關鍵:

1. 每日處理3-4次,每次完全清空“收集中心”;

2. 最後收集到的,最先處理;

3. 完成時間超過2分鐘的,絕對不可以當時就跳進去執行,要先到安排好了最適當的優先序與時間,再執行;

4. 事項絕對不可以再返回“收集中心”,必須堅持處理完,歸到適當的下一步去。

安排

要點:將適當的“行動任務”安排到今日的日程、時程上。

掌握“安排”的成功關鍵:

1. 日曆上的約會與任務安排,最好是排80%-90%滿,保留一些時間彈性,以應付突發事件與延長的時間需求;

2. 有些約會與任務的調動,必須與上級、相關人員事先溝通,取得共識與同意;

3. 每天最好將你精力最充沛的一個連續的時間段保留起來(例如早上9-11點),執行一天當中最重要的行動任務;

4. 安排適當的時間去執行適當的行動任務,要依據任務的優先序,再看你的精力狀況而決定。

執行

執行就是確保完成今日日程安排的所有“行動任務”,向你的目標邁進。

掌握“執行”的成功關鍵:

1. 當上司或是客戶有緊急要求,讓你必須調整時間段,應該先依照優先序來比較判斷。如果現在正在執行的任務更重要,應該先與對方溝通,取得建議或是諒解;

2. 約束自己,不要對不重要的、突如其來的任何事項與干擾立即反應,除非它是極度重要又極度緊急的,否則應該堅守優先序的原則;

3. 約束自己,不要在做事中途自己去找一些不相干的事來打斷自己的工作(這是許多人的一種逃避方式);

4. 今日事今日畢,你今天安排的任務事項完成的比例,將決定你當天對工作的掌控程度與成就和滿足感。當你完成一個任務事項後,可以在執行清單上打個鉤或標上“OK”,或者就畫個笑臉,這樣可以促使你繼續為下一件事而愉快地努力。

規劃

要點:規劃就是去做好每周的檢視與下周的計畫,確保方向一直在正確的軌道上。

步驟:

1. 收集大掃除;

2. 回顧你的人生、事業藍圖願景,以及未來1-10年各階段的目標里程碑,確認你的大目標方向,將新想到的行動寫入到你的“收集中心”;

3. 訂出下一周照顧自己身體、心靈的計畫;

4. 檢視你的所有的項目,包括公事和私事,清理調整每一個項目清單上的行動任務;

5. 檢視一遍你所有記錄的未盡事宜,包括“收集中心”,各種“場合”要執行的行動任務,“以後決定”的,以及在下周日程上已經安排了的,做一次全面的“整理”與“安排”,同時將每一項行動任務與你的人生事業目標比對,確保方向正確;

6. 清理所有已完成事項,挑出需要做一周工作匯報的,歸檔需要保留的,刪除所有不需要保留的。

成功關鍵習慣:

1. 每周一次清空你腦袋裡所有的想法,把它們全部寫下來;

2. 堅持每周排定一個不會被打擾的時間段,做你每周的回顧檢視與下周的計畫;

3. 把你的“周計畫時間”通知其他人,取得諒解,讓他們勿來打擾;

4. 將“規劃-周計畫”變成你每周的一個神聖的儀式,讓你重新整裝待發。

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