完善控制環境
它是一種氛圍,塑造企業文化,影響企業員工的控制意識,影響酒店業內部各成員實施控制的自覺性,決定其他控制要素能否發揮作用,是內部控制其他要素作用的基礎。控制環境直接影響到企業內部控制的貫徹和執行以及企業經營目標及整體戰略目標的實現。影響因素
(1)董事會。現代酒店業法人治理結構的一個顯著特徵就是經營權與所有權的分離。雖然,從理論上說,對經營者的控制機制可分為兩大類:一是以資本市場、產品市場及法律規章制度為主體的外部控制機制;二是以董事會為主體的內部控制機制。但理論和實踐均已證明,外部控制機制並不能取代內部控制機制的功能。相比之下,董事會應該是約束經營者日常行為,實現事前帕累托最優的最合適的手段。因為,董事會是公司內部控制系統的核心,它負責為公司經理制定博奕的規則。對內部控制而言,一個積極、主動參與的董事會是相當重要的。但是,只有當董事會擁有技術、才能和智慧,並能進行適當的管理時,才能適當履行其監控、引導和監督的責任。目前,我國很多上市公司在形式上建立了董事會、監事會,聘任了總經理班子,但在實際工作中,董事會在表現上還存在許多誤區,真正的法人治理結構並未建立。董事會的監控作用嚴重弱化,“董事”不“懂事”,經常只有一個“虛職”,且缺少必要的常設機構。“東方鍋爐”一例,在很大程度上就是因為實施公司經營決策的董事會與從事公司日常經營事務的總經理班子在企業的實際管理中職責重複、“一套人馬兩塊牌子”所致。加強企業內部控制,首先要加強董事會的建設,發揮董事會的作用和潛能,使股東及其他利益團體的利益真正受到保護。在市場經濟已開發國家的企業中,董事會一直很受重視,其挑選條件極為苛刻,在內部董事與外部董事的搭配及組成等方面都極為嚴格。(2)酒店業管理者及員工的素質。管理者及員工素質在酒店業經營管理中起絕對重要的作用,素質不同,對酒店業發展所產生的影響也完全不同。管理者及員工的素質直接影響到酒店業的行為,進而影響到酒店業內部控制的效率和效果。在許多西方國家,由於市場經濟比較完善,基本上已形成一個比較成熟的經理人才市場。我國這方面的起步比較晚,還未形成一個約束、監督與激勵經理人員的外部機制,因此管理者自我完善和自我提高的動力和壓力比較小。“巨人危機”爆發後,在全國掀起了軒然大波。中國人民銀行馬上派了一個工作組到珠海檢查,檢查結果讓人吃驚——巨人集團沒向銀行貸一分錢! 到1996年底,巨人大廈修建所用的1.6億資金,都是靠公司自有資金和賣樓花所得收入提供的。這體現了時下我國很多企業的一個通病:缺乏現代資本運營的理念及技術,缺乏長遠的內部控制觀念。如果巨人集團內部財務制度健全,理財循環的內部控制制度完善,就不至於此。因此,應儘快提高企業管理者的素質。當然,企業管理者的素質不僅僅指知識與技能,還包括操守、道德觀、價值觀、世界觀等各方面。
(3)管理者及員工的品行及管理哲學。企業制定的任何制度都不可能超越設立這些制度的人,酒店業內部控制的有效性同樣也無法超越那些創造、管理與監督制度的人的操守及價值觀。操守及價值觀是構成控制環境的一個基本要素。管理階層的管理哲學及管理風格,包括酒店業承受營業風險的種類、整個企業的管理方式、企業管理階層對法規的反應、對企業財務的重視程度以及對人力資源的政策及看法等,都深深地影響著內部控制的成效。
(4)酒店企業文化。管理者及員工的素質、操守和管理哲學等對於塑造企業文化具有直接的影響。企業文化是隨著現代工業文明的發展,企業組織在一定的民族文化傳統中逐步形成的具有本企業特徵的基本信念、價值觀念、道德規範、規章制度、生活方式、人文環境以及與此相適應的思維方式和行為方式的總和。由於文化本身所具有的特性(無形性、軟約束性、相對穩定性和連續性),使企業文化始終以一種不可抗拒的方式影響著企業。它具有一種很強的凝聚力,不僅可以促進企業的發展,阻止企業的衰敗,同時還可以推進企業隱入困境。
(5)組織結構與權責分派體系。企業經營的目的在於實現其整體目標,一個企業的組織結構則在於提供規劃、執行、控制和監督活動的框架。企業組織結構建設的好壞直接影響到企業的經營成果及控制效果。構建組織結構的一個重要方面,在於界定關鍵區域的權、責以及建立適當的溝通管道。良好的組織必須以執行工作計畫為使命,並具有清晰的職位“層次順序”、流暢的“意見溝通”管道、有效的“協調”與“合作”體系。但是,組織結構只是給企業的經營運作與控制提供了一個合理的框架,真正進行這些工作的主要還是企業員工。因此,企業組織設立的一項重要任務就是權責分派。權責分派包括指派進行營運活動的權與責以及建立溝通管道和設立授權方式等。此項規定關係到個人和團隊在遭遇和解決問題時的主動性,也關係到員工所享有權利的上限,企業的某些政策和關鍵員工需要具備的知識及經驗,以及企業應給予員工的資源等。·
(6)信息系統。企業應設立一個良好的信息與溝通系統。一個良好的信息和溝通系統可以使企業及時掌握企業營運的狀況和組織中發生的事情。信息系統的好壞直接影響到企業內部控制的效率和效果。比如,企業會計系統的每;個環節都是一個控制的過程。一般而言,企業的信息系統包括企業的財務信息系統和管理信息系統;企業的財務信息系統以會計為主,提供有關企業財務方面的信息,而管理信息系統還提供很多非財務的信息。一個健全的信息系統應該能夠提供質量較高的信息,所謂高質量,是指內容適當、及時、正確且可取得。
(7)人力資源政策及實務。COSO報告特彆強調“人”在內部控制中的作用。一個企業的人力資源政策直接影響到企業中每一個人的業績和表現。良好的人力資源政策,對培養企業的員工,提高企業員工的素質,更好地貫徹和執行內部控制有很大的幫助。