（1985年―1993年）：是以結構化數據處理為中心，基於檔案系統或關係型資料庫系統，使日常辦公也開始運用IT技術，提高了檔案等資料管理水平。這一階段實現了基本的辦公數據管理（如檔案管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協作支持、文檔資料的綜合處理等，導致套用效果不佳。
套用階段（1993年－2002年）：隨著組織規模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網路技術的迅速發展也促進了軟體技術發生巨大變化，為OA的套用提供了基礎保證，這個階段OA的主要特點是以網路為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規範了組織管理、提高了運營效率。
發展階段OA套用軟體經過多年的發展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化，使得辦公套用軟體應具有更高更多的內涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平台。
辦公自動化的發展方向
辦公自動化的發展方向應該是數位化辦公。所謂數位化辦公即幾乎所有的辦公業務都在網路環境下實現。從技術發展角度來看，特別是互連網技術的發展，安全技術的發展和軟體理論的發展，實現數位化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看，全面的數位化辦公還有一段距離，首先數位化辦公必然衝擊現有的管理體制，使現有管理體制發生變革，而管理體制的變革意味著權利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內改變尚需時日。儘管如此，全面實現數位化辦公是辦公自動化發展的必然趨勢。
數位化辦公的基本框架
實現數位化辦公既不同於傳統的OA，也不同於MIS的建設，它的結構是Intranet網的結構，它的構建思路是自上而下的，即首先把整個內部網看成是一個整體，這個整體的對象是網上所有用戶，它必需有一個基礎，這個基礎為區域網路平台，就好象PC必需有一個作業系統為基礎一樣。區域網路平台負責所有用戶對象的管理、負責所有網路資源（含網路套用）的管理、網路資源的分層授權、網路資源的開放標準和提供常用的網路服務（如郵件、論壇、導航、檢索和公告等）。在平台的基礎之上，插接各種業務套用（可理解為傳統的MIS），這些套用都是網路資源。用戶通過統一的瀏覽器界面入網，網路根據用戶的許可權提供相應的信息、功能和服務，使用戶在網路環境下辦公。
數位化辦公的技術思路
實現數位化辦公必需有良好的技術支撐，考慮到數位化辦公的授權和開放這兩個特點，首選技術應該是互連網技術及標準，在此基礎上採用相關技術。
實現數位化辦公離不開工作流技術，目前比較流行的是以郵件系統為基礎的工作流技術，或叫群件技術。現在隨著WEB技術的發展，基於Intranet模式下的工作流軟體也越來越多，這種類型的工作流直接使用訊息傳遞中間件做為訊息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統做訊息平台。這樣整個工作流軟體負載輕、開放性好、維護方便、並且易於和網上其他業務系統結合。這種技術也和電子商務所使用的技術方向是一致的。因此基於WEB的工作流軟體將在未來的數位化辦公領域占主導地位。
辦公自動化的發展策略
根據我國辦公自動化建設的現狀和存在的問題，使我國辦公自動化建設走上健康快速發展的軌道，在辦公自動化建設方面應採取如下對策：
在組織實施方面，從傳統的工業項目管理體制轉向專業化和產品化實施體制，確保系統的運行維護和系統持續的升級，走合作與分工並舉的道路。由此可造就一批以辦公自動化為業務核心的、規模較大的專業軟體公司。
在技術選向方面：選擇與世界發展潮流吻合的技術。現在還在流行的技術並不能代表未來一定能夠流行。技術的標準化程度要高，開放程度要好。關鍵套用主張自主開發，發展民族產業。在技術結構方面，儘快從Client/Server結構體系轉Browser/Server結構體系，採用B/S思路，最終用戶界面統一為瀏覽器，套用系統全部在伺服器端，是標準的三層結構體系。系統負載輕，開放性好，系統維護升級方便。
系統設計方法：考慮到我國辦公自動化的現狀，採用生命周期法和快速原型法相結合，在已有產品的基礎上，以快速原型法為主。在實施方面遵隨統一規範和分布實施的原則。
在設計思想方面，從傳統的面向業務的設計轉向面向用戶的設計，即將設計的著眼點放在用戶對象身上，設計視角範圍是整個內部網，在此基礎之上進行相關業務設計。將面向對象的思想引入到系統設計中去。
在實現方法方面，從傳統的結構化設計轉向採用複雜適用系統（CAS）理論進行實現，即從一般的業務需求中抽象出關鍵的複雜適應系統，該系統能夠適應環境變化，系統使用越久，積累的有價值的東西就越多。.
OA套用面臨的需求
隨著知識經濟時代的到來，社會進步正在不斷加速，組織迫切需要一個可以實現內外資源整合的高效的信息系統，從而提升其管理水平。具體表現在：
1）需要一個高效的協同管理工作平台
能夠將組織管理中的業務活動、管理活動及活動產生的信息在組織、部門、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理.
2）需要一個有效的知識資產管理平台
過去在組織的信息化建設過程往往重視人、財、物這些有形的物質資產管理，忽視了知識資產的管理，需要藉助知識管理工具對組織內外的知識進行有效的獲取、沉澱、共享、套用、學習和創新，從而提高員工的素質和技能、執行力。
3）需要一個個性化的系統訪問門戶
傳統的OA功能比較單一，員工容易使用，隨著功能的不斷擴展，員工對功能的需求也不盡相同，這就要求系統必須具有人性化設計，能夠根據不同員工的需要進行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實現真正的人本管理。
4）需要一個良好的企業文化管理平台
開放的社會造就了開放的社會人，組織規模的不斷擴大，導致領導與員工、員工與員工間的直接溝通機會越來越少，組織需要構建新的文化環境，便於員工相互溝通、增進了解、發現思想傾向並及時加以引導。
5）需要一個集中的信息整合呈現平台
辦公系統是組織內使用面最廣泛、頻率最高的信息系統，希望能夠通過辦公系統實時、直觀地了解到組織的運營狀況（如生產、行銷、財務等數據），同時有效地解決組織內“信息孤島”問題。
6）需要一個靈活的業務流程整合平台
當組織面臨客戶不斷提出端到端（End to End）的服務時，員工辦公環境將會越來越複雜，因此需要將日常工作活動、管理活動、業務活動有機的結合，以快速回響客戶需求，同時減少不必要的重複工作，將管理流程與業務流程進行有效的整合。
綜合上述各種新的需求不難發現，現階段的OA系統將以知識管理為核心、以實時協作為技術支撐手段，以統一的知識門戶為展現方式。
OA趨勢的演變
伴隨著企業信息化發展的浪潮洶湧，組織流程的固化、改進、知識的積累、套用、技術的創新、提升，OA也在不斷求新求變，最終OA系統將會脫胎換骨，全新的"智慧型型自動化的OA"將成為未來的發展方向，將更關注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業智慧型等全面系統服務。屆時OA可能不叫OA，換為更能體現其價值的名稱，例如“企業知識門戶EKP”、“管理支撐平台MSS"等，這已經遠遠超出傳統OA的範疇，演變成為企業的綜合性強大管理支撐平台。
作為中國機關企事業信息化的套用基礎，辦公自動化今後如何發展演變將對中國信息產業格局、機關企事業信息化的套用普及產生重要影響，OA未來3-6年將如何演繹，以下是未來OA的面貌。
傳統的OA功能比較單一，員工容易使用，隨著功能的不斷擴展，員工對功能的需求也不盡相同，這就要求系統必須具有人性化設計，能夠根據不同員工的需要進行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實現真正的人本管理。這與合強軟體目標一樣，未來OA的門戶更加強調人性化，強調易用性、穩定性、開放性，強調人與人溝通、協做的便捷性，強調對於眾多信息來源的整合，強調構建可以拓展的管理支撐平台框架，從而改變目前"人去找系統"的現狀，實現"系統找人"的全新理念，讓合適的角色在合適的場景、合適的時間裡獲取合適的知識，充分發掘和釋放人的潛能，並真正讓企業的數據、信息轉變為一種能夠指導人行為的意念、能力。其實"人性化"也即一種"自動化"。
無線化：利用新技術，使移動OA協同套用成為未來增長點。信息終端套用正在全面推進融合，3G無線移動技術在中國的套用已經指日可待，它使融合了計算機技術、通信技術、網際網路技術的移動設備將成為個人辦公必備信息終端，在此載體上的移動OA協同套用將是管理的巨大亮點，實現無處不在、無時不在的實時動態管理，這將給傳統OA帶來重大的飛躍。目前國內一些主流OA軟體企業正積極利用現代手機移動技術，使OA移動辦公、無線掌控將可信手拈來，隨時隨處可行。
智慧型化：隨著網路和資訊時代的發展，用戶在進行業務數據處理時，面對越來越多的數據，如果辦公軟體能幫助用戶做一些基本的商業智慧型(BI)分析工作，幫助用戶快速的從這些數據中發現一些潛在的商業規律與機會，提高用戶的工作績效，(續致信網上一頁內容)將對用戶產生巨大的吸引力。在微軟的Office 2007版本中已經提供了一些基本的商業智慧型的功能，如通過不同顏色顯示數據的大小和按照進度條來反應數值的大小等，相信未來會有更多的這方面功能。另外辦公軟體還有一些其他的發展趨勢，以合強軟體為例，今後OA軟體本身將更加智慧型化，如可自定義郵件、簡訊規則、強大自我修復功能、人機對話、影視播放、界面更加絢麗多彩等等。
協同化：近年來不少企業都建立自己的辦公系統，並上馬了財務管理軟體，還陸續引入了進銷存、ERP、SCM、HR、CRM等系統，這些系統雖在提升企業效率和管理的同時，也形成了各自為政的信息孤島，無法形成整合效應來幫助企業更高效管理和決策。因此能整合各個系統、協同這些系統共同運作的集成軟體成了大勢所趨，將愈來愈受企業的歡迎。因此未來OA將向協同辦公平台大步前進，協同OA系統能把企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲的企業經營管理業務數據集成到工作流系統中，使得系統界面統一、賬戶統一，業務間通過流程進行緊密集成，將來還有可能與電子政務中的公文流轉、信息發布、核查審批等系統實現無縫集成協同。因此協同理念和協同套用將更多的被納入OA中，實現從傳統OA到現代協同OA轉變。強調協同，不僅僅是OA內部的協同，而應該是OA與其它多種業務系統間的充分協同、無縫對接。
通用化:90年代初出現的“項目式開發OA”以及之後的“完全產品化OA"，但其滿足用戶"個性需求"和“適應性需求”、“低成本普及”方面則實在讓人難以樂觀，而"通用OA"是OA技術不斷進步的結果，正如Windows最終替代了DOS系統，其更強通用性、適應性以及適中的價格，更符合用戶的廣泛需求，創造了大規模普及的充分條件，"通用OA"顯然是符合未來軟體技術發展潮流。但為解決部分用戶對"通用等於無用"的疑慮，通用化應具有行業化某些特性，而不是空泛粗淺的通用化，能結合行業的套用特點、功能對口需求，未來OA的套用推廣將更為迅捷有效。
門戶化:OA是一種企業級跨部門運作的基礎信息系統，可以聯結企業各個崗位上的各個工作人員，可以聯結企業各類信息系統和信息資源。在基於企業戰略和流程的大前提下，通過類似"門戶"的技術對業務系統進行整合，使得ERP、CRM、PDC等系統中的結構化的數據能通過門戶能夠在管理支撐系統中展現出來，提供決策支持、知識挖掘、商業智慧型等一體化服務，實現企業數位化、知識化、虛擬化，這時可能它不叫OA，換為更能體現其價值的名稱如"企業知識門戶EKP"、"管理支撐平台MSS"等，轉變成為"一點即通"的企業綜合性管理支撐門戶。
網路化：網路和資訊時代的日新月異，如何能將現有的OA系統與網際網路方輕鬆的銜接是OA未來之勢。如GOOGLE推出了網上線上的文檔處理軟體和電子表格軟體，實現了網上辦公的無縫銜接；微軟Office 用戶可直接在Office軟體中搜尋到與其工作相關的網路上的資源、用戶可在Office軟體中直接撰寫自己的BLOG，並將其傳送到網上的BLOG空間，實現移動辦公。這給國內OA軟體商指明未來一個前進方向，如何將現有的OA系統與網際網路有效地銜接互動，而不是“另起一頁”，將決定自己的競爭力、市場地位。
