簡介
在財務管理環境，文檔通常是從出納員通過不同的處理和確認後轉交到主管會計那裡的。工作流分組可以為出納員顯示機構使用的一些特定表格。這個表格的一些域可以根據這一工作，以及這個出納員管理這個表格的性質自動填寫。可以對這些表格預定義路由選擇，從而消除在手工紙張流中不可避免的一些頭痛的管理問題。這些表格可以被直接傳送到處理過程中下一個進行處理的那位人員那裡。自動處理的功能可以避免在表格處理中可能出現的耽擱情況。例如，可以提醒用戶必須按時處理，否則就會出現過期或其它由於沒有按時處理而出現的問題。出版是協作環境的另外一個例子，它也可以利用工作流軟體來提供工作效率。文檔可以按步從作者到編輯再到印刷，其中通過使用網路和它的資源來進行存儲，並且最終列印出完成的工作 。
特徵
文檔根據預定義的路由進行分發。
一些用戶可以根據需要來訪問和修改這個文檔。每次修改都必須簽上進行這次修改的人員姓名。可以加上一些希望哪些人員再閱讀的注釋。
文檔跟蹤使得用戶可以輕易得知文檔在系統中流動時的位置，並且可以向那些耽誤傳送文檔的用戶傳送催促信號，甚至可以撤消這個文檔。
工作流軟體通常包括中央管理和檔案處理系統，管理人員可以使用它們來授予不同級別的訪問和安全性許可權，以及建立工作流處理過程和跟蹤工作流。
鎖定處理使得用戶可以以一種安全的形式來完成和前遞文檔。當使用一次鎖定時，其它用戶就不能對這個用戶進行的修改再進行改變了。它還不僅僅保護完成上述修改的用戶，還保護接收方不會看見他或她沒有進行過的修改。
安全性是通過鑑別和數字簽名來實現的。
接收方可以確信傳送方的正確性，可以證明這個文檔是傳送方發出的，並且可以證明它在傳輸過程中沒有被改變。
傳送方可以確信由接收方對該文檔進行過的任何變動都可以檢查出來。
從管理的角度來看，工作流軟體可以幫助一個機構跟蹤信息是如何流動的，以及如何更好地管理這種流動。工作流軟體可以消除許多費時的活動，以及經常發生的昂貴的活動，例如會議、電話呼叫和特快專遞。但是一旦用戶轉向使用這種新的軟體，所需的頻寬就會增加。工作流軟體允許用戶來觀察大型的圖象檔案、圖形、聲音，甚至可以觀看視頻文檔。這種類型的通信量將會使網路飽和。
可以從許多廠商獲得工作流軟體，例如IBM(White Plains，New York)、Actionsoft（AWS)、Lotus Development(Cambridge，Massachusetts)等等。象Windows這樣的圖形用戶環境非常適合工作流應用程式，其中圖形、文本和其它來自許多不同應用程式的元素都被以對象的方式集成到複合文檔中。Windows具有內置工作流功能，例如它的對象連結和嵌入(OLE)功能，並且Windows for Workgroups產品就是一種包括郵件和調度軟體的網路群件包。
Internet多功能函件傳遞擴展標準(MIME)是一種Internet標準，它為在電子函件訊息中包括不同類型的數據(例如圖形、音頻、視頻和文本等)提供了一條途徑。其中，格式化功能允許用戶指定字型類型、字號和文檔的頁的布局，因而它們就可以被其它系統中的不具有類似套用的用戶進行閱讀和翻譯。
標準規範化表示語言(SGMI)是超出美國信息交換標準代碼(ASCⅡ)格式之外的一種文檔規範，它為描述文檔的格式提供了一條途徑。它用於創建“智慧型”檔案而不是“啞”(ASCII)檔案。一個SGML文檔包括定義文檔中的每個部件的一些屬性，因而使得文檔硬體和軟體獨立。使用SGML文檔格式，工作流軟體供應商可以更加集中精力於功能性，而不是相互轉換。用戶和程式設計師希望能夠在文檔中存儲關於執行事件，或具有激活與這個系統以及與它連線的輸出設備兼容的格式信息。
相關條目：Compound Document複合文檔；Document Interchange Standards文檔交換標準；Electronic Mail電子函件；Groupware 群件；Lotus Notes；Mail/Message Enable Applications 郵件/訊息激活套用；Messaging Application Programming Interface訊息傳遞應用程式編程接口；Object Linking and Embedding對象連結和嵌入；Standard Generalized Markup Language標準通用表示語言；Workflow Software工作流軟體。
套用
1 企業信息發布
使用工作流軟體可為人們提供可隨時更新的工作中所必需的各種公共信息和數據。這些信息既可以軟體公告的方式發布在軟體公告欄上,也可以通過郵件訊息的方式傳送到指定的人員。這一類套用非常適用於處理有很多人使用, 且在時間上要求比較嚴格的信息。
2 工作審批流程
使用工作流類軟體可以快速實現信息的檢查和審批(如採購申請、撥款申請和收發文審批等)的電子化。大部份的工作流軟體都採用郵件投遞或即時訊息的方式,而且具有自動提醒、跟蹤特性和基於不同條件控制操作組許可權等特點。這一類套用能夠極大提高辦公效率, 並強化責任的劃分。流程發起者可以隨時了解目前流程的進展情況,及時督促其處理。
3 業務流程等的跟蹤套用
工作流軟體以電子化的方式管理用戶參與的活動,從而可以實時跟蹤活動進展、及時提供有關報告的效果, 這種設計可替代以往基於紙面的工作。這類套用通常需要許多用戶的參與, 有時需要來自於不同工作組的用戶參與。通過VPN等方式還可以實現遠程辦公, 每個相關人員無論身處何處, 當相應的電子流程需其處理時, 都可以及時收到並進行處理。
4 資料參考共享套用
工作流類軟體可為企業或團體成員提供電子化的資料及參考材料或用電子化的方式來管理其資料庫, 從而可方便地為成員提供所有資料的狀態信息。
5 技術與非技術討論套用
工作流類軟體還可以支持群組互動和非互動式通信。這類設計改進了面對面會議的形式, 使人們無須在特定的地點、時間就可以參加會議, 通過答覆成員建議就可以交換各自的想法。類似於BBS, 但與BBS論壇不同的是工作流類軟體的效率更高, 它可以指定相關人員, 並在第一時間了解到相關人員的答覆 。
具體如下：
關鍵業務流程：訂單、報價處理、採購處理、契約審核、客戶電話處理、供應鏈管理等。
行政管理類:出差申請、加班申請、請假申請、用車申請、各種辦公用品申請、購買申請、日報周報等凡是原來手工流轉處理的行政表單。
人事管理類：員工培訓安排、績效考評、職位變動處理、員工檔案信息管理等。
財務相關類：付款請求、應收款處理、日常報銷處理、出差報銷、預算和計畫申請等。
客戶服務類：客戶信息管理、客戶投訴、請求處理、售後服務管理等。
特殊服務類：ISO系列對應流程、質量管理對應流程、產品數據信息管理、貿易公司報關處理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單逐步手工流轉完成的任務均可套用工作流軟體自動規範地實施。
適用行業
消費品行業，製造業，電信服務業，銀證險等金融服務業，物流服務業，物業服務業，物業管理，大中型進出口貿易公司，政府事業機構，研究院所及教育服務業等，特別是大的跨國企業和集團公司。
