概念和特徵
它具有下列特徵:
1.項目有特定的目的,它是根據客戶的要求確立的諮詢工作所期望達到的境地;
2.項目是一次性的,有明確的開始日期和結束日期;
3.項目是由一系列工作任務組合而成的,包括接洽客戶、提交項目建議書、簽訂諮詢契約、進行訪談、召開會議、發放調查問卷、設計方案及實施方案等。
定義
項目管理是諮詢公司或諮詢項目負責人為達到諮詢項目規定的目標,運用專門的知識和方法,對諮詢項目運行所進行的計畫、組織、實施和控制等有組織、有目的的活動。
項目管理要實現的目標:質量目標,即達到預期的績效;成本目標,即項目開支在費用和預算約束範圍內;時間目標,即按項目進展計畫開展諮詢工作,按契約約定時間提交諮詢報告;範圍目標,即確定的工作範圍符合效率原則。
意義
1.項目管理是諮詢公司管理的基本環節。
項目是諮詢公司的基本管理單元
2.項目管理是諮詢組織效率的保證。
缺乏適當管理的項目,不會有適當的項目預算,不會有項目成本控制,最終也不會有項目績效考核,這是組織無效率的表現。通過項目管理可以有效的解決上述問題。
3.項目管理是諮詢質量的保證。
基本內容
(一)諮詢項目計畫管理
項目計畫是指導項目執行和實施控制的協調性檔案,它可用於諮詢公司和客戶雙方之間進行相互溝通、實施項目監控和測評。
項目計畫編制應符合下列要求:
1.項目計畫應具有現實性和實用性,儘量是計畫細緻、可操作,以利於指導項目的具體實施。
2.項目計畫應具有動態性和靈活性,能隨著環境和項目本身的變更而進行適當的調整。
3.項目計畫應體現一般性和特定性的結合,既能涵蓋基本的項目計畫內容(包括項目名稱、項目背景、項目目標、項目成果、時間進度、組織描述、工作範圍、工作方法、項目人員、應變措施及關鍵字語等),又能根據特定的項目需要制定不同的計畫,做到量體裁衣。
(二)諮詢項目人員管理
諮詢項目的成功需要一支精幹高效的團隊,包括監管人員、項目經理和其他成員。
項目經理的選定是諮詢管理的重要內容,也是項目管理成功與否的關鍵。項目經理是諮詢現場的實際負責人,其履行的主要工作職責包括:把握項目範圍;識別項目關係人、決策人和逐級程式;制定詳細的任務清單;估計時間要求;
制定初步的項目管理流圖;確定所需的資源和預算;評估項目要求;識別和估計項目風險;制定應急計畫;確認並跟蹤項目運行;參與項目階段性評估;管理變更過程;匯報項目狀態等。項目經理應具備下列素質:有表率作用、有洞察力、業務過硬、有決斷力、善於溝通、善於激勵他人、必要時能夠支持上級領導、支持團隊成員、鼓勵新觀念新思想等。項目經理應能夠積極地理解、引導和設法滿足有關各方的需求和期望,激勵團隊成員協力工作,營造一個團結、向上、充滿活力的工作環境。
對於項目組成員,首先應根據項目的具體需求決定人員組合,考慮個體的專業知識、業務經驗、個性特徵以及發展潛力等方面進行有效搭配,以期取得整體優勢。其次,掌握以下團隊管理的基本原則:促進信息共享;及時通報項目進展及個人工作情況;明確個人職責和許可權;尊重他人;把握團隊溫度。最後,應在項目與項目之間進行人員的合理搭配。
(三)諮詢項目控制管理
諮詢項目控制管理是項目經理和監管人的重要職責。控制有兩種含義,一種是指通過權力、權威、命令或統治使人服從;一種是指掌握和指導行為的過程,以達到預定的目標。一般項目控制的重點內容包括:
1.項目組與客戶是否保持良好的合作關係;
2.諮詢任務是否按計畫進展並處於嚴格控制中,是否對項目啟動和結束實施了特殊控制;
3.諮詢任務日誌和有關項目檔案,是否井然有序和妥善保管;
4.項目組對重要里程碑是否足夠重視並採取保障;
5.項目實際開支是否超過成本預算;
6.項目財務管理是否有效;
7.客戶對項目經費的支付是否按契約進行;
8.項目進展當中有無潛在的風險因素,有無相應的應急措施;
項目經理和監管人如在上述檢查中發現問題,應及時通報並採取相應措施,保證項目在正確軌道上運行。
(四)諮詢項目財務管理
諮詢項目財務管理既關係到諮詢項目盈虧情況,也關係到與客戶關係處理妥當與否。
因此,應引起諮詢公司的重視。諮詢項目財務管理的內容包括:首先,諮詢項目要有合理的定價;其次,要制定合理的費用預算;再次,要對項目實施進行嚴格的成本控制;最後,要對項目經濟效益進行考評,確定項目盈虧,以便為調整業務範圍和方向、改進人員結構和加強工資管理提供依據。
(五)諮詢項目風險管理
諮詢的質量和效果與諮詢公司和客戶的密切合作有直接關係,當雙方發生爭執、難以協調時,就可能會訴諸於法律。目前,針對諮詢公司的法律訴訟數量呈上升勢頭。降低管理諮詢風險的措施有多種:
1.建立項目風險負責制,所有的項目承接和項目契約都由總部的合伙人或高級管理人員負責,或者根據項目的大小逐級申報。
2.設立客戶選擇計算機軟體管理系統,將客戶的有關信息輸入計算機,輸出顯示潛在客戶風險的大小,決定是接受、逐級申報還是拒絕。
(六)諮詢項目質量管理
諮詢公司應建立對諮詢項目質量的多級覆核制,即每個項目都有專人複查,合伙人對項目進行審核,重大項目要由兩個合伙人進行審核。