西安市地方志辦公室設5個職能處:
(一)秘書處
協助領導處理政務,負責機關機構編制、組織人事、財務、國有資產的管理和檔案管理,承辦機關公文和文秘工作,負責機關事務管理以及安全保衛、消防和後勤保障工作。
(二)市志處
負責組織編纂、續修《西安市志》的具體工作。擬定市志編纂、續修工作的方案及有關制度;指導、協調、督促、審定市級各部門專業志的編纂工作;承擔市志部分分志的編纂工作;具體組織市志各分卷的總纂、送審和出版工作;培訓市志各承編單位修志人員,開展方誌學術活動。
(三)區縣誌處
負責市轄各區、縣誌的編纂及續修工作的組織協調、業務指導、督促檢查和志稿複審工作;協助、指導各區、縣組織編修重點鄉鎮志、街道志和村志工作;協助各區、縣培訓修志人員。
(四)地情資料處
負責《西安地方志》出版,西安地情網和地情資料資料庫的運行;負責收藏和保管市志、區縣誌、年鑑以及各類地情文獻資料,建立地方志檔案;負責整理、校注、出版舊志,組織編纂、出版、發行地情叢書,並向各級黨政機關和社會各界提供地情資料和信息方面的服務。