群件的概念
由於實現了對非結構化信息的管理和共享，群件對公司來說就意味著一種高效的協同工作手段和公司戰略級的解決方案，從而成為知識管理的基礎技術之一。目前著名的群件產品主要有Lotus的Domino/Notes、Novell的GroupWise和Microsoft的Exchange。
群件技術群件產品與Internet相結合使得其威力更加強大。移動計算的功能使得它不但支持公司員工之間的協作、信息交流和工作進程協調，而且還能方便地支持成員間的問題設計和知識共享從而使工作組成員可以真正高效地協同工作，並極大地釋放了通信、協作與協調的力量，成為公司知識管理的一個基礎技術和有效工具。
群件從功能上必須滿足“3C”要求，即滿足通訊（Communication，個人或組織間的信息傳遞）、合作（Collaboration，工作團隊中的信息共享）及協作（Coordination，業務過程自動化與協調）的要求。
群件自身的特性使得它對網路結構的要求，以及對信息存儲、管理方式都有別於傳統的事務處理。在所需的網路通訊設施方面，與傳統的事務處理軟體不同，群件產品關注“辦公前端”作業，也就是流。相對於後端的事務，前端作業沒有固定的處理模式和方法，甚至沒有固定的數據範圍和結構。這類事件的解決通常非要大範圍的數據和這方面人士的協商，所以群件需要一個堅固可靠和可伸縮的跨平台通訊基礎設施。
群件在知識管理中的重要作用
群件技術的特點使它成為知識管理的基礎性技術之一：
群件適應客戶機／伺服器體系結構，使得它和傳統的E-mail系統相比，在Client/Server環境下進行電子郵件傳輸更易於管理，易於共享並具有更高的效率和安全性；
群件具有靈活的可伸縮性和足夠的安全性，可以適應公司規模和管理結構的改變，例如公司新增加部門、原有機構擴容或合作夥伴進行直接的信息交流等；
群件可以降低基礎設施建設費用，群件的通信基礎設施提供了全面完整的網路管理工具，用戶2無須增加其他的通信處理組件，因為後者不僅需要額外的購置費用，而且帶來了培訓、系統管理和維護方面的開銷。
群件能夠提高與其他套用性系統的聯結，使之成為公司的信息中心；
群件技術群件提供存轉路由（Store-And-ForwardRouting）和郵件轉發代理（MessageTransferAgents，簡稱MTAS）功能，這些功能可以保障網路系統具有較高的容錯性和郵件傳輸效率。例如一條線路不通時，系統可以自動從其他可選信道中選取一條最佳線路進行撥號或連線；
群件提供可擴展、可複製的目錄管理機制。目錄是電子郵件系統的一個最基礎的組件，它齊心協力和維護有關整個系統的各個用戶、用戶群組邏輯用戶（又稱角色）、伺服器地址以及伺服器連線等重要信息，良好的目錄管理機制對於保障系統安全可靠地運轉具有相當重要的意義；
群件具備系統監控和管理功能，可根據管理對象的不同，在集中管理和分散管理之間進行折衷，可以全面、自動地監控系統各個組件的運行情況，並向各級管理員提供充分的系統維護工具。
群件提供了跨作業系統的平台和跨網路的傳輸協定，這一點在公司機構高速和跨部門、跨公司通訊與數據交換時相當重要。
另外群件的文檔管理系統對於知識管理也有十分重要的意義。以Lotus公司的文檔管理系統為例，它的Domino.doc提供了一個管理文檔的平台，這些文檔包括廣泛的信息類型，從純文本和平面圖像到3D、音頻和視頻元素，它沒有強加給用戶一個編輯系統，而是讓用戶選擇自己喜愛的工具來編寫文檔。Domino.doc最令人稱道的一點就是與ODMA套用的集成，ODMA是一項工業標準，它定義了桌面套用如何與文檔管理存儲資源進行互動式操作，這意味著Domino.doc支持ODMA應用程式，如MicrosoftOffice、LotusSmartSuite和CorelOffice，用戶或作者不必放棄他們熟悉的應用程式來生成存放在Domino.doc中的文檔可使用這些ODMA套用去存取公司範圍的文檔，例如從MicrosoftWord或lotusWordPro中，用戶只要選擇檔案\保存，其文檔就被存入他們所選的Domino.doc資料夾中了，由Domino.doc自動驅動ODMAAPI。
主要的群件產品
1）Lotus公司的Domino和Notes
Lotus公司的Domino和Notes是結合了公司級電子郵件、分散式文檔資料庫與快速套用開發三位一體的強大技術，完全集成了Internet技術，提供級用戶完整的、以網路為中心的套用計算平台。用戶可以充分利用這一平台快速開發並實施與公司業務密切相關的、具有戰略意義的群件套用，滿足公司業務和知識管理對信息技術的要求。
Domino伺服器與LotusNotes伺服器是一個相同的產品。當Notes4.5在1996年11月台票發布時，Domino（最初是notes伺服器上的一個伺服器任務）被完全集成到Notes伺服器中，並且在Notes中也增加了許多Internet功能，這時，Lotus公司決定給這個新伺服器一個新的身份，叫做Domino伺服器4.5。
Domino是個全能的伺服器軟體，允許客戶進行通訊、合作和協作。它能夠處理電子郵件、進行Web發布並構築工作流套用，它支持多樣化的客戶機和設備，包括Web瀏覽器、Notes客戶機以及POP3、IMAP客戶機。伺服器控制Notes資料庫的訪問、控制Notes內部的通訊，Notes郵件的路由，以及其他Notes用戶和Domino伺服器及工作站之間複製數據等。
群件技術Domino中內置了文檔資料庫與工作流，具有通過自動尋找路由來傳遞、批閱和出版文檔、跟蹤傳遞中文檔的狀態、公司級與跨公司級的文檔分發等功能，其對文檔的管理可以欄位一級。
2）Novell公司的GroupWise
Novell公司的新戰略直接面向三個技術方向——作業系統（Intranet-Ware）、群件（GroupWise）和網路服務（NDS與ManageWise）。其中GroupWise同時作為與Intranet-Ware集成的或獨立運行於非Novell平台的協同工作系統被推出，目前流行的版本是GroupWise5.2。
GroupWise5.2將電子郵件擴展成一個更廣泛的協同工作環境，它可以在當前伺服器平台上運行，包括Intranet-Ware/Netware、WindowsNT以及Unix。它將目前最常用的套用如電子郵件、Web地址、傳真、語音郵件、文檔、約會以及工作列表等緊密集成到通用信箱（UniversalMailbox）中，從而節省了時間並提高了工作效率。
GroupWise同時還具備遠程訪問功能。只要有電話接口，在任何地方均可以通過Internet與GroupWise或IE瀏覽器，通過GroupWise的WebAccess與辦公室相連。對於移動計算，GroupWise可通過PhoneAccess支持非計算機設備，如PDA、手機、呼機等，公司員工可以在世界上任何一個地方打電話到公司GroupWise的PhoneAccess上，並能夠從通用信箱（UniversalMailbox）中閱讀信息。
為確保在旅途中出能自始至終接收到重要訊息，用戶可以讓GroupWise將符合設定要求的重要信息通過信箱中轉發至他的尋呼機上，例如可以設定一條簡單的規則，將來自某一重要客戶的所有電子郵件都轉發到用戶的尋呼機上，運用同樣的規劃還可以讓GroupWise自動撥打行動電話，將客戶的電子郵件報告給相關員工。
GroupWise不僅可以利用NDS管理，還能支持多達200種以上的檔案格式，無論是Exchange、SmartSuite、Word、WordPad、CorelDraw等等，都可以在GroupWise中方便地打開。
群件技術3）微軟的中文ExchangeServer5.5
微軟於1998年3月31日正式發布了中文版ExchangeServer5.5。ExchangeServer是微軟BackOffice伺服器產品家族的重要成員，也是其Internet/Intranet整體解決方案的一部分，用戶可以在ExchangeServer上開發各種協作套用。
微軟ExchangeServer5.5提供了公司通信所需要的可擴展性、可靠性、可用性和可管理性。公司版提供的無限數據存儲能力使每台伺服器的用戶數量僅受到硬體資源的制約，這樣便可充分滿足用戶對處理多媒體數據和文檔的需求。另外微軟ExchangeServer5.5還提供與Internet、傳輸體系及桌面系統之間的互操作性，提供用戶熟悉的Internet工具，易於創建廣泛的協作套用。
ExchangeServer5.5協作套用的出發點是訊息交換。Internet提供諸如電子郵件、會議安排、團體日程管理、任務管理、文檔管理、實時會議和工作流等豐富的協作套用，所有的套用都可以通過Internet瀏覽器來訪問。如果與佩軟BackOffice的其他成員（IIS、SQL、Server等）結合，使用VisualInterDev等開發工具，ExchangeServer5.5可以快速構建協作套用。它除提供支持中文處理的伺服器軟體外，還提供完全中文化的客戶端工作流軟體如Outlook以及VisualInterDev1.0開發工具。
以上三種群件產品各具特色，公司應根據自己的實際情況選擇適用的群析產品業建設自己的知識管理技術框架，但根據國外實施知識管理的經驗，一般認為Lotus似乎略勝一籌，因為相對於其他兩種群件產品，它被認為具有以下幾方面的相對優勢：
·Notes有知識管理的良好要素；
·Notes文檔便於管理和查詢；
·Notes所獲得的知識易於銷售和更新；
·Notes提供各種層次的保密；
·Notes知識管理方案與其他解決方案相結合是其結構的關鍵；
·Notes套用軟體使知識流動成為行動的依據；
·Notes是一個單一基礎結構，無需裝配；
·新的Notes性能使知識管理更易成功；
·Notes可在某一時刻對打開的所有文檔進行檢索；
·可以給用戶一張“道路圖”，引導用戶進入不同的主題領域；
·Notes對新來的信息實行優選；
·新的套用格式可使公司明確哪些知識有用，哪些知識已經過時。
